Przedsiębiorco, inwestorze! Pamiętaj o formalnościach na przełomie roku!
(AKTUALIZACJA: 4 STYCZNIA 2024)
Kończy się rok podatkowy, w związku z tym informujemy o:
Obowiązkach związanych z zamknięciem roku podatkowego
Możliwości zmiany formy opodatkowania na 2024 r.
Formalnych niuansach związanych z wynajem wspólnego majątku małżonków
Zadbaniu o dokumentację składaną w organach administracji publicznej
Możliwości zmiany metody wpłacania zaliczek na podatek dochodowy
Możliwości skorzystania ze zwolnienia z VAT
Formalnościach związanych z przejściem na Mały ZUS Plus
Obowiązki związane z zamknięciem roku
Dokumenty dotyczące 2023 r.
Dokumenty dotyczące 2023 r. powinieneś dostarczyć do biura rachunkowego w terminie przekazania dokumentów za grudzień 2023 r., czyli na początku stycznia 2024 r.
W razie ich dostarczenia w późniejszym terminie, co do zasady, nie będą one mogły być zaksięgowane w kolejnych miesiącach, tj. już w 2024 r.
W związku z powyższym, w Twoim interesie jest dostarczenie kompletu dokumentów za grudzień Twojemu biuru rachunkowemu, abyś nie stracił prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, bądź uniknął zbędnego korygowania rozliczeń, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami.
Aby ułatwić Ci rzetelne kompletowanie dokumentów, poniżej znajdziesz informacje dotyczące momentu ujęcia kosztu, zarówno przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR).
Zapisz się na newsletter i otrzymaj ZA DARMO kalkulator podatkowy
W ramach subskrypcji mojego newslettera otrzymasz autorski kalkulator podatkowy.
Przeprowadzisz w nim analizę formy opodatkowania dla Twojej firmy.
Zobaczysz, która forma działalności jest dla Ciebie najkorzystniejsza podatkowo (np. JDG, sp. z o.o.).
Uzyskasz dostęp do nagrania video, które jest praktyczną instrukcją obsługi kalkulatora.
Moment ujęcia kosztu przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
Koszty bezpośrednie
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych obowiązuje zasada memoriału, w myśl której koszty bezpośrednie, takie jak np. zakup towaru handlowego, są zaliczane do kosztów dopiero z datą osiągnięcia przychodu, czyli np. w momencie sprzedaży towaru.
Co istotne, w dniu zakupu wydatek ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Jest on ujmowany na specjalnym koncie księgowym i czeka na przeksięgowanie, kiedy już będzie mógł stać się kosztem, czyli w dniu, w którym zostanie osiągnięty przychód np. z tytułu sprzedaży towaru.
Niemniej, fakturę związaną z nabyciem np. towaru handlowego i tak należy zaewidencjonować w księgach rachunkowych, pomimo że ten wydatek jeszcze nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu.
Koszty pośrednie
Z kolei koszty pośrednie, czyli takie, które nie są jednoznacznie związane z osiągnięciem danego przychodu, innymi słowy, koszty ogólne, zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w okresie ich poniesienia.
Jeżeli jednak wydatku nie można przyporządkować do jednego roku podatkowego ze względu na fakt, że wydatek ten dotyczy również przyszłych okresów, wtedy, zgodnie z zasadą memoriału, w każdym roku, którego wydatek ten dotyczy, koszt jest uwzględniany w odpowiedniej proporcji. Dobrym przykładem kosztu pośredniego przyporządkowanego do kilku okresów jest zakup polisy ubezpieczeniowej.
Podsumowując, podmioty rozliczające się w oparciu o księgi rachunkowe powinny dostarczać do biura rachunkowego dokumenty związane z kosztami pośrednimi zgodnie z datą okresu, którego wydatek dotyczy lub początku okresu, jeżeli ten zakup dotyczy np. usługi rozłożonej w czasie (np. abonament roczny).
Moment ujęcia kosztu przy prowadzeniu KPiR
Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) w sposób uproszczony, za moment księgowania kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu. Takim innym dowodem jest np. polisa ubezpieczeniowa, która będzie kosztem w KPiR w dniu jej wystawienia, bez konieczności przyporządkowywania wydatku do poszczególnych okresów w odpowiedniej proporcji.
Są jednak pewne wyjątki, dla których data wystawienia faktury przy prowadzeniu KPiR może nie mieć znaczenia. Poniżej przykłady.
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, chyba że wcześniej zostanie wystawiona faktura. Jeżeli otrzymanie np. towaru handlowego miało miejsce 31 grudnia a fakturę wystawionoby 15 stycznia, wówczas koszt powinien być zaksięgowany w grudniu. Gdyby sytuacja była odwrotna, czyli faktura zostałaby wystawiona 31 grudnia a towar byłby otrzymany 15 stycznia, koszt również powinien być rozpoznany w grudniu. Najlepiej, jakby data faktury oraz data nabycia materiałów/towarów pokrywały się ze sobą.
Zakup nieruchomości (będącej zazwyczaj towarem handlowym) powinien być wpisany do księgi w dacie przeniesienia własności (najczęściej jest to data aktu notarialnego). Wynika to z faktu, że umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
Wydatki poniesione na nabycie niskocennych środków trwałych, czyli takich, których wartość początkowa nie przekracza 10 tys. zł, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Jeżeli np. zakup krzesła biurowego miał miejsce 31 grudnia i w tym dniu wystawiono fakturę, a krzesło zostało dostarczone, złożone i oddane do używania 2 stycznia, wówczas prawo do zaksięgowania kosztu będzie w styczniu.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (ŚT i WNiP), których wartość początkowa przekracza 10 tys. zł, co do zasady nie może stanowić kosztu w dniu wystawienia faktury, ani w dniu oddania ich do używania. Kosztem będą natomiast odpisy amortyzacyjne od tych składników majątku firmy. Zagadnienie amortyzacji zostało szczegółowo omówione we wpisie Co możesz zaliczyć do kosztów?.
Metoda kasowa w tzw. najmie prywatnym
W źródle przychodów „najem prywatny”, w ramach którego jedyną formą opodatkowania jest ryczałt, przychody są rozpoznawane według daty zapłaty.
Spis z natury na 31 grudnia
Podatnicy rozliczający się w oparciu o KPiR są zobligowani do sporządzenia na dzień 31 grudnia remanentu, czyli spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Wyceny należy dokonać w terminie do 14 stycznia.
U podatników, którzy nie prowadzą działalności handlowej, produkcyjnej lub nie wykorzystują w swojej działalności materiałów w celu świadczenia usług (np. usługi budowlane), wartość remanentu zapewne będzie zerowa. Niemniej, mimo zerowej wartości spisu z natury, i tak należy go uwzględnić w KPiR.
W razie prowadzenia działalności handlowej, produkcyjnej lub takiej, w której wykorzystywane są materiały do wykonania usługi (np. usługi budowlane), należy wykazać w spisie z natury towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które były na stanie firmy na dzień 31 grudnia.
Wyceny dokonuje się w oparciu o cenę zakupu lub cenę nabycia. Czasami wycena może być dokonana na podstawie cen rynkowych, jeśli są one niższe od ceny zakupu lub nabycia.
W razie gdy sporządzenie spisu z natury Ciebie dotyczy, poproś księgowego o jego wzór. Księgowy powinien być pomocny przy wypełnieniu tego dokumentu od strony formalnej, jednakże pamiętaj, że to Ty wiesz co jest na stanie firmy.
Po sporządzeniu remanentu księgowy najprawdopodobniej poprosi Cię o dostarczenie skanu podpisanego spisu z natury na dzień 31 grudnia lub oświadczenia, że wartość remanentu wyniosła zero.
Co istotne, ryczałtowcy, zarówno w ramach tzw. najmu prywatnego, jak i działalności gospodarczej nie sporządzają spisu z natury.
Zeznanie roczne przy współpracy z biurem rachunkowym
Sporządzenie i elektroniczna wysyłka zeznania rocznego są zazwyczaj w cenie usługi biura rachunkowego, o ile składają się na nie wyłącznie elementy wynikające z umowy o świadczenie usług księgowych.
W sytuacji gdy w zeznaniu rocznym (najczęściej PIT-36) należy uwzględnić dodatkowe źródła przychodów, dochody małżonka, odliczenia, itp., wtedy sporządzenie takiego zeznania powinno być traktowane jako odrębna usługa. Jej koszt zapewne będzie uzależniony m.in. od liczby formularzy PIT-11, typów ulg oraz potrzebnych nakładów pracy.
Pragnę zwrócić Twoją uwagę na dość skomplikowany sposób rozliczenia zeznania PIT-28, jeśli jednocześnie prowadzisz działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem i rozliczasz tzw. najem prywatny.
Jeśli Twoją działalność gospodarczą rozlicza biuro rachunkowe a ryczałt z tzw. najmu prywatnego sam sobie wyliczasz, to naniesienie przychodów z tzw. najmu prywatnego do PIT-28, w którym rozliczana jest również działalność gospodarcza może spowodować nie lada wyzwanie pod kątem rozliczenia PIT-28 ze względu na sposób uwzględniania odliczeń w tym zeznaniu.
Tak więc, jeśli rozliczasz samodzielnie tzw. najem prywatny a biuro rachunkowe rozlicza Twoją działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem, zalecam skomunikowanie się z biurem rachunkowym w temacie rozliczenia Twojego PIT-28.
Gdybyś zdecydował się na sporządzenie i złożenie zeznania rocznego we własnym zakresie, należy poinformować o tym fakcie księgowego, od którego zapewne otrzymasz wszelkie informacje dotyczące tego, jakie dane powinny zostać uwzględnione w Twoim zeznaniu, w związku z rozliczaną przez biuro rachunkowe działalnością gospodarczą.
Przypominam, że termin na złożenie większości zeznań rocznych upływa 30 kwietnia 2024 r. Mam na myśli takie zeznania jak:
PIT-28,
PIT-36,
PIT-36L,
PIT-37,
PIT-38,
PIT-39.
Uściślić należy, że sporządzenie zeznań niemających związku z obsługą księgową wynikającą z umowy między Tobą a biurem rachunkowym powinno być traktowane jako odrębna usługa.
Jeśli chodzi o termin na złożenie zeznania rocznego w przypadku spółek będących podatnikami CIT, przypada on na koniec trzeciego miesiąca roku następnego. Jeśli rok podatkowy spółki kończy się w grudniu, wtedy termin na złożenie zeznania rocznego:
CIT-8 w przypadku spółek na zwykłym CIT
CIT-8e w przypadku spółek na estońskim CIT
jest do końca marca następnego roku. Jednak przy założeniu, że rok podatkowy kończy się 31 grudnia 2023 r., termin na złożenie tych zeznań upływa 1 kwietnia 2024 r. (31 marca 2024 r. przypada na niedzielę).
W tym samym terminie swoje zeznania roczne (CIT-8FR) będą składały fundacje rodzinne.
Sprawozdanie finansowe
Sprawozdania finansowe są sporządzane w strukturze logicznej JPK_SF i podpisywane tylko w formie elektronicznej.
Oznacza to obowiązek sporządzenia i elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego w terminie do końca marca, w przypadku tych podmiotów, dla których rok podatkowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym.
Warto mieć na uwadze, że pomimo sześciomiesięcznego terminu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego, licząc od dnia bilansowego, termin na jego sporządzenie jest trzymiesięczny.
Spółki prawa handlowego prowadzące księgi rachunkowe nie mają obowiązku składania sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym, gdyż zamieszczenie sprawozdania finansowego w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Nadmienić jednak należy, że sprawozdanie finansowe do Szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) muszą jednak złożyć:
podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, w terminie obowiązku złożenia zeznania podatkowego za dany rok (mowa tutaj o przedsiębiorcach prowadzących indywidualne działalności gospodarcze),
podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe, w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (mowa tutaj m.in. o fundacjach rodzinnych).
Jeśli prowadzisz spółkę jawną osób fizycznych lub partnerską, która rozlicza się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów, miej świadomość, że taka spółka nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego. Jednak ma ona obowiązek złożyć we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.
Wybór/zmiana formy opodatkowania na 2024 r.
Na przełomie roku powinieneś zastanowić się, która forma opodatkowania będzie dla Ciebie korzystna w roku następnym.
Pragnę Cię poinformować, że możesz skorzystać z naszego autorskiego kalkulatora podatkowego.
Wyliczysz w nim efektywny podatek oraz ile zostanie Ci „w kieszeni” po opodatkowaniu w ramach różnych form opodatkowania, jak i przy prowadzeniu biznesu w ramach różnych form działalności. Jeśli chcesz otrzymać kalkulator, zapisz się na newsletter.
Jeśli uznasz, że warto dokonać zmiany formy, poniżej znajdziesz cenne informacje.
Wyboru, jak i zmiany formy opodatkowania można dokonać w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód w danym roku podatkowym, albo do końca roku, jeżeli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu danego roku podatkowego.
Powyższe oznacza, że w praktyce, większość z nas będzie miała czas na dokonanie zmiany formy opodatkowania do 20 lutego 2024 r.
W razie podjęcia decyzji o zmianie formy opodatkowania powinieneś w odpowiednim terminie złożyć:
wniosek CEIDG-1 w trybie aktualizacji, gdy prowadzisz indywidualną działalność gospodarczą lub jesteś wspólnikiem spółki cywilnej. Wniosek CEIDG-1 możesz złożyć w formie papierowej w Urzędzie Gminy/Miasta/Dzielnicy lub elektronicznie, korzystając z profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego,
oświadczenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, w przypadku prowadzenia spółki osobowej, niebędącej podatnikiem CIT.
Wynajem wspólnego majątku małżonków
W źródle przychodów „najem prywatny” od 2023 r. jedyną formą opodatkowania jest ryczałt, więc na tym gruncie nie trzeba dokonywać wyboru formy opodatkowania, a co za tym idzie, nie trzeba w żaden sposób informować organu podatkowego o wyborze ryczałtu.
Jednakże małżonkowie, między którymi istnieje ustrój wspólności majątkowej małżeńskiej i wynajmują np. nieruchomość stanowiącą ich wspólny majątek, powinni pamiętać, że z założenia będą rozliczać najem po połowie.
Jeśli chcą, aby najem był rozliczany przez jednego z nich, powinni złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego stosowne oświadczenie w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został otrzymany pierwszy w roku podatkowym przychód, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód otrzymany został w grudniu roku podatkowego.
Wybór zasady opodatkowania całości przychodu przez jednego z małżonków, o którym mowa powyżej, dotyczy również lat następnych, chyba że w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został otrzymany pierwszy w roku podatkowym przychód, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód otrzymany został w grudniu roku podatkowego, małżonkowie zawiadomią na piśmie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z opodatkowania całości przychodu przez jednego z małżonków.
Co istotne, jeśli oświadczenie dotyczące rozliczania najmu przez jednego z małżonków zostało złożone w jednym z poprzednich lat (w 2015 r. lub później) i najem od tamtego momentu cały czas jest rozliczany w ramach tzw. najmu prywatnego, wtedy nie trzeba ponownie składać naczelnikowi urzędu skarbowego tego oświadczenia. W takiej sytuacji złożone wcześniej (jednak nie wcześniej niż w 2015 r.) oświadczenie wywiera skutek w latach kolejnych.
Zadbaj o dokumentację składaną w organach administracji publicznej
Warto mieć na uwadze, iż składając w różnych instytucjach dokumenty w formie papierowej, mające związek z obsługą Ciebie lub Twojej spółki przez biuro rachunkowe, należy je wydrukować i podpisać w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz powinien zostać złożony, a drugi pozostać w Twojej dokumentacji. Na Twoim egzemplarzu powinno widnieć potwierdzenie przyjęcia dokumentu w formie prezentaty (pieczątki z datą wpływu), a biuro rachunkowe powinno otrzymać skan.
W razie wysyłki dokumentów za pośrednictwem operatora pocztowego, powinieneś dostarczyć księgowemu skan wysłanych w kopercie dokumentów oraz skan potwierdzenia nadania.
W sytuacji złożenia dokumentów drogą elektroniczną, należy je dostarczyć księgowemu wraz z urzędowym potwierdzeniem odbioru.
Wybór metody wpłacania zaliczek
O wyborze metody wpłacania zaliczek powiadamia się fiskusa w zeznaniu podatkowym za dany rok, czyli dopiero w następnym roku.
W przypadku wyboru zaliczek kwartalnych lub uproszczonych, podatnicy informują naczelnika urzędu skarbowego o wyborze takiej metody zaznaczając stosowną pozycję w zeznaniu rocznym. Nasuwa się wniosek, że niezaznaczenie wyboru zaliczki kwartalnej bądź uproszczonej skutkuje wyborem wpłacania zaliczek w trybie miesięcznym.
Wspomnieć należy, że z możliwości opłacania zaliczek kwartalnych, z pewnymi wyjątkami, które w tym artykule zostaną pominięte, aby nie wchodzić zbytnio w szczegóły, mogą skorzystać mali podatnicy.
Mali podatnicy, czyli tacy, u których wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 mln euro. Podkreślam, że mowa tutaj o kwotach brutto.
Natomiast kwartalny ryczałt, zarówno w ramach działalności gospodarczej jak i tzw. najmu prywatnego mogą opłacać podatnicy, u których przychody opodatkowane ryczałtem w poprzednim roku nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 200 tys. euro.
Co ciekawe, z zaliczek uproszczonych (nie dotyczy ryczałtu) mogą skorzystać również duzi podatnicy.
Jeśli uznasz, że warto powrócić do zwolnienia z VAT ze względu na obrót i masz do tego prawo, pamiętaj o złożeniu formularza VAT-R, najlepiej w ciągu pierwszych siedmiu dni stycznia.
Co ważne, można to zrobić także w trakcie roku podatkowego. Niemniej, przełom roku może być dobrym momentem na tę decyzję.
Nadmieniamy, że powrót do zwolnienia może oznaczać konieczność dokonania korekty VAT w wyniku zmiany przeznaczenia towarów lub składników majątku.
Przejście na Mały ZUS Plus
Osoby, które chcą skorzystać z małego ZUS plus w danym roku kalendarzowym, mają czas na złożenie stosownych dokumentów do końca stycznia tegoż roku. Jeśli jednak korzystali oni z tej ulgi w poprzednim roku i nadal ona im przysługuje, nie muszą składać żadnych dokumentów zgłoszeniowych. Jeżeli jednak rozpoczną lub wznowią działalność gospodarczą w trakcie roku, zgłoszenie do Małego ZUS Plus należy złożyć w terminie 7 dni od rozpoczęcia lub wznowienia działalności.
Podobnie jest, jeżeli okres preferencyjnego ZUS skończy się po styczniu. W takiej sytuacji w ciągu 7 dni liczonych od pierwszego dnia, w którym spełnia się warunki do Małego ZUS Plus, należy złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych stosowne dokumenty.
Niezgłoszenie się do Małego ZUS Plus w ustawowym terminie będzie wiązało się z utratą prawa do tej ulgi w danym roku kalendarzowym. Tak samo będzie w przypadku dobrowolnej rezygnacji.
Co ważne, w deklaracji rozliczeniowej za styczeń danego roku kalendarzowego lub za pierwszy miesiąc rozpoczęcia lub wznowienia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w danym roku kalendarzowym należy przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacje o:
rocznym przychodzie,
rocznym dochodzie,
podstawie wymiaru składek,
formach opodatkowania z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeśli zdecydowałeś się na Mały ZUS Plus i korzystasz z usług biura rachunkowego, zapewne biuro wyśle te informacje wraz z deklaracją rozliczeniową. Ponadto biuro rachunkowe powinno Cię wcześniej zgłosić do Małego ZUS Plus, oczywiście w porozumieniu z Tobą. Pamiętaj, aby kontakt z biurem rachunkowym nie był podejmowany na ostatnią chwilę.
W Twoim interesie jest upewnienie się, że dokumenty dotyczące małego ZUS plus zostały złożone.
Wystarczy, że poprosisz o przesłanie Ci deklaracji zgłoszeniowej i rozliczeniowej z potwierdzeniami ich złożenia. Możesz też zweryfikować złożenie deklaracji na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS).
Doradca podatkowy, inwestor i przedsiębiorca. Partner w kancelarii księgowo-podatkowej. Absolwent Sorbony, autor książek i prowadzący kanał YouTube. Udziela konsultacji w języku polskim, angielskim i francuskim. Mówi o podatkach w naprawdę zrozumiały sposób.
Zapisz się na newsletter i otrzymaj ZA DARMO kalkulator podatkowy
W ramach subskrypcji mojego newslettera otrzymasz autorski kalkulator podatkowy.
Przeprowadzisz w nim analizę formy opodatkowania dla Twojej firmy.
Zobaczysz, która forma działalności jest dla Ciebie najkorzystniejsza podatkowo (np. JDG, sp. z o.o.).
Uzyskasz dostęp do nagrania video, które jest praktyczną instrukcją obsługi kalkulatora.