fbpx
AUTOR: Marek Golec

Co możesz zaliczyć w koszty? Uważaj na limit 15 000 zł!

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Definicja kosztów uzyskania przychodów znajduje się w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Ustawodawca w tym przepisie wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

 

Istotnym jest, że prawodawca wyłącza niektóre wydatki z możliwości ujęcia ich w kosztach podatkowych i wymienia je w tzw. negatywnym katalogu kosztów. Ten katalog jest wskazany w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

 

Liczne interpretacje podatkowe doprecyzowują jakie kryteria powinny zostać spełnione, aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy. Z ich treści wynika, że dla danego wydatku muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

 

  1. został poniesiony przez podatnika,
  2. jest definitywny, a więc bezzwrotny,
  3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  5. nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (negatywny katalog kosztów),
  6. został właściwie udokumentowany.

 

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile te wydatki nie są wymienione w negatywnym katalogu kosztów.

Jak dokumentować koszty?

W dużym uproszczeniu, wydatki należy dokumentować takimi dokumentami jak:

 

  • faktura VAT,
  • faktura VAT RR,
  • faktura ze zwolnieniem z VAT (potocznie nazywana rachunkiem),
  • faktura uproszczona, czyli paragon zawierający NIP nabywcy do kwoty 450 zł lub 100 euro,
  • umowa,
  • paragon za przejazd autostradą,
  • bilet parkingowy,
  • bilet komunikacyjny zawierający NIP sprzedawcy w przypadku odległości nie mniejszej niż 50 km,
  • dowód poniesienia opłat pocztowych, skarbowych,
  • w niektórych przypadkach dowód wewnętrzny (np. różnice kursowe, diety).

Data księgowania kosztów

W innym momencie księgowane są koszty u przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe w stosunku do przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: „KPiR”).

Moment ujęcia kosztu przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych obowiązuje zasada memoriału, w myśl której koszty bezpośrednie, takie jak np. zakup towaru handlowego są zaliczane do kosztów dopiero w dacie osiągnięcia przychodu, czyli np. wtedy kiedy nastąpi sprzedaż towaru.

 

Co istotne, w dacie zakupu wydatek ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Jest on ujmowany na specjalnym koncie księgowym i czeka na przeksięgowanie, kiedy już będzie mógł stać się kosztem, czyli w dacie sprzedaży towaru.

 

Natomiast koszty pośrednie, czyli takie, które nie są jednoznacznie związane z osiągnięciem danego przychodu, takiego jak np. sprzedaż towaru handlowego, zaliczane są do kosztów w okresie ich poniesienia. Jeżeli jednak wydatku nie można przyporządkować do jednego roku podatkowego ze względu na fakt, że wydatek ten dotyczy również przyszłych okresów, wtedy w każdym roku, którego wydatek ten dotyczy, koszt jest uwzględniany w odpowiedniej proporcji. Dobrym przykładem kosztu pośredniego przyporządkowanego do kilku okresów jest zakup polisy ubezpieczeniowej.

Moment ujęcia kosztu przy prowadzeniu KPiR

W przypadku podatników prowadzących KPiR można stosować metodę memoriałową, jednakże zdecydowanie częściej stosuje się tzw. metodę uproszczoną.

 

Polega ona na tym, że za moment księgowania kosztu uzyskania przychodów w KPiR uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu. Takim innym dowodem jest np. polisa ubezpieczeniowa, która będzie kosztem w KPiR w dacie jej wystawienia, bez konieczności przyporządkowywania wydatku do poszczególnych okresów w odpowiedniej proporcji.

 

Są jednak pewne wyjątki, dla których data wystawienia faktury przy prowadzeniu KPiR nie ma znaczenia. Poniżej przykłady.

 

  • Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
  • Wydatki poniesione na nabycie niskocennych środków trwałych, czyli takich, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Dla przykładu, jeżeli zakup krzesła biurowego miał miejsce 31 marca i w tym dniu została wystawiona faktura a krzesło zostało złożone i oddane do używania 1 kwietnia, prawo do zaksięgowania kosztu będzie w kwietniu.

 

Warto w tym miejscu wspomnieć, że zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa przekracza 10 000 zł, co do zasady, nie może stanowić kosztu w dacie wystawienia faktury, ani w dacie oddania ich do używania. Kosztem będą natomiast odpisy amortyzacyjne od tych składników majątku firmy. Zagadnienie amortyzacji rozwiniemy w dalszej części artykułu.

Jakie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Na początku tych rozważań zaznaczmy, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, u jednego przedsiębiorcy te same wydatki mogą stanowić koszt podatkowy, a u drugiego nie. Są to specyficzne wydatki, ściśle związane z daną profesją.

 

Dla przykładu, prawnik może uwzględnić w kosztach wydatki na zakup togi z odpowiednim kolorem żabotu, za to nie będzie miał takiej możliwości przy zakupie wiertła stomatologicznego. W przypadku dentysty jest odwrotnie.

 

Na potrzeby niniejszego artykułu zajmiemy się powszechnymi wydatkami, które generalnie mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów przez ogół przedsiębiorców. Przyjrzyjmy się jakie to są wydatki, przy czym zastrzegam, że nie jest to katalog zamknięty.

Podaj Twój adres e-mail i otrzymaj kurs Mistrzostwa Podatkowego

  • W ramach subskrypcji mojego newslettera otrzymasz cztery lekcje kursu Mistrzostwa Podatkowego.
  • Bonus: Arkusz podatkowy pomoże Ci ocenić, która forma opodatkowania jest dla Ciebie najkorzystniejsza - ryczałt, skala podatkowa czy podatek liniowy.
  • Jako instrukcję obsługi arkusza podatkowego otrzymasz nagranie webinaru - "Jak wybrać formę opodatkowania".
  • Arkusz i kurs pomogą Ci zaoszczędzić sporo pieniędzy w taki sposób, że fiskus da Ci spać spokojnie.

Biuro:

 

  • koszty wynajmu biura,
  • opłaty eksploatacyjne i media, proporcjonalnie do wykorzystywanej na cele firmowe powierzchni, jeżeli prowadzisz działalność w mieszkaniu,
  • amortyzacja nieruchomości, jeżeli jesteś jej właścicielem (uważaj na proporcję w przypadku biura w mieszkaniu),
  • odsetki od kredytu (uważaj na proporcję w przypadku biura w mieszkaniu),
  • remont biura,
  • meble i akcesoria biurowe.

 

Elektronika i telekomunikacja:

 

  • komputer,
  • oprogramowanie,
  • smartfon,
  • drukarka/urządzenie wielofunkcyjne,
  • serwer,
  • akcesoria komputerowe i telefoniczne,
  • abonament telefoniczny i Internet.

 

Promocja:

 

  • strona internetowa,
  • znak towarowy,
  • usługi marketingowe świadczone przez zewnętrzne firmy,
  • reklama w mediach społecznościowych i innych miejscach,
  • udział w targach branżowych.

 

Edukacja i szkolenia:

 

  • szkolenia branżowe,
  • kursy językowe, jeżeli znajomość języka obcego jest Ci potrzebna do prowadzenia firmy,
  • prasa i literatura branżowa,
  • konsultacje.

 

Wydatki samochodowe:

 

  • amortyzacja samochodu,
  • leasing samochodu,
  • wynajem samochodu,
  • przeglądy i usługi serwisowe,
  • naprawy i części zamienne,
  • zakup paliwa,
  • usługi myjni i konserwacji,
  • opłaty za przejazd autostradą,
  • opłaty parkingowe,
  • ubezpieczenie samochodu,
  • odsetki od kredytu związane z zakupem samochodu.

 

Uwaga! Większość wydatków samochodowych podlega różnym limitom, zwłaszcza jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. To zagadnienie w przyszłości rozwiniemy w osobnym materiale.

 

Podróże służbowe i wydatki komunikacyjne:

 

  • diety,
  • noclegi,
  • bilety.

 

Różnego rodzaju usługi:

 

  • księgowe,
  • prawne,
  • doradcze,
  • faktoringowe,
  • informatyczne.

 

Inne koszty:

 

  • składki ZUS na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy (składki na ubezpieczenia zdrowotne odliczamy w dużej części od podatku),
  • zatrudnienie pracowników, zleceniobiorców, itd.
  • odsetki od kredytu związanego z prowadzoną działalnością,
  • ubezpieczenia związane z prowadzoną działalnością,
  • opłaty pocztowe, skarbowe.

 

Amortyzacja

 

Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych bywa istotną pozycją kosztową. Czym ona jest? To pieniężny wyraz stopniowego zużywania się trwałych składników majątku, co do zasady, których nie możemy zaksięgować jednorazowo jako koszt, ponieważ ich wartość przekracza 10 000 zł.

 

Wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy głównie od wartości początkowej środka trwałego i wysokości stawki amortyzacyjnej.

 

Koszt amortyzacji jest wyjątkowo atrakcyjny dla przedsiębiorców w przypadku możliwości zastosowania indywidualnej stawki amortyzacyjnej dla używanych nieruchomości i samochodów. W przypadku nieruchomości indywidualna stawka może wynieść nawet 10% zamiast 1,5% lub 2,5%, a w przypadku samochodów 40% zamiast 20%.

 

Wartym wspomnienia jest, że przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą i mali podatnicy często mogą amortyzować niektóre środki trwałe jednorazowo do wysokości 50 000 euro rocznie. Z powyższego przywileju nie można skorzystać w przypadku nieruchomości i samochodów osobowych.

Jakie wydatki nie mogą być kosztami uzyskania przychodów?

Przede wszystkim, wydatki osobiste nie są kosztem podatkowym.

 

Natomiast wśród kosztów mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, które prawodawca zawarł w katalogu kosztów negatywnych znajdują się m.in. następujące wydatki:

 

  • koszty reprezentacji takie jak np. garnitur, okazała lub wystawna usługa gastronomiczna, drogi, ekskluzywny wystrój biura,
  • zakup żywności, nawet podczas podróży służbowych,
  • składki na rzecz organizacji (np. stowarzyszenia), do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa,
  • podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn,
  • VAT, który odliczyłeś lub miałeś prawo odliczyć,
  • kary administracyjne,
  • nieopłacone składki ZUS,
  • niezapłacone odsetki,
  • przekazane darowizny,
  • część kapitałowa raty kredytowej (z zastrzeżeniem różnic walutowych przy kredytach innych niż złotówkowych).

Uważaj na limit 15 000 zł!

Należy być wyjątkowo czujnym w przypadku transakcji między przedsiębiorcami, które opiewają na kwotę wyższą niż 15 000 zł, aby księgowy lub organ podatkowy nie uświadomili Ci, że nie masz prawa do kosztów.

Czym jest transakcja?

Zważywszy na fakt, że ustawy nie definiują pojęcia transakcji, trzeba sięgnąć do interpretacji podatkowych lub do odpowiedzi Ministra Rozwoju i Finansów na interpelację poselską nr 9279 z dnia 12 stycznia 2017 r.

 

Z tych pism można wyczytać, że przez transakcję należy rozumieć taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych.

 

Innymi słowy, przy czynności takiej jak np. usługa remontowa lub usługa wynajmu, gdy poszczególne płatności nie przekraczają 15 000 zł, nie oznacza to, że transakcja też nie przekracza tej kwoty.

Nadmienić należy, że pod uwagę bierze się kwoty brutto.

Zanim opłacisz fakturę

Przy transakcjach przekraczających wspomnianą kwotę powinieneś dokonywać płatności na rachunek bankowy. Natomiast, gdy Twoim dostawcą lub usługodawcą jest czynny podatnik VAT, sama zapłata na rachunek bankowy jest niewystarczająca. W takiej sytuacji należy dokonać zapłaty na rachunek z białej listy podatników VAT.

 

Czasami wskazane jest opłacenie faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP, ang. split payment). Tak będzie w razie, gdy zakupiony towar lub usługa są wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i kwota faktury przekracza 15 000 zł.

 

Za przykład towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT można podać:

 

  • stal, profile aluminiowe,
  • sprzęt elektroniczny,
  • części do pojazdów samochodowych i motocykli,
  • usługi budowlane i montażowe.

 

Załóżmy, że nabywca otrzyma fakturę, na której będą znajdowały się towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i kwota faktury będzie większa od 15 000 zł. Aby móc zaliczyć ten wydatek w koszty, nabywca będzie zobowiązany do zrealizowania przelewu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

 

Uwaga! Jeżeli powyższe kryteria nie zostaną spełnione, nabywca nie będzie miał prawa zaliczyć wydatku w koszty.

Co należy zrobić jeśli opłacisz fakturę na rachunek spoza białej listy?

W sytuacji, gdy przelew na rzecz czynnego podatnika VAT zostanie zrealizowany na inny rachunek bankowy niż widniejący na białej liście na dzień jego realizacji, prawodawca umożliwia zaliczenie do kosztów tej kwoty, pod warunkiem zawiadomienia (na formularzu wedle ustalonego wzoru – ZAW-NR) o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. W czasie obowiązywania stanu epidemicznego termin wynosi 14 dni.

 

Niemniej jednak, jeżeli opłacisz fakturę na rachunek spoza białej listy podatników VAT, ale zastosujesz split payment (MPP), możliwe będzie zaliczenie wydatku w koszty, bez konieczności składania zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego. Wygląda to na zachętę do częstszego stosowania mechanizmu podzielonej płatności.

 

W tym miejscu zwróćmy jeszcze uwagę na dwie istotne kwestie dotyczące składania zawiadomienia ZAW-NR.

 

  1. Formularz ZAW-NR składa się po zrealizowaniu pierwszego przelewu na rachunek spoza wykazu podatników VAT. Jeżeli kolejna wpłata zostanie dokonana na ten sam rachunek spoza białej listy, o którym podatnik już raz poinformował właściwy organ podatkowy, kolejnego zawiadomienia nie trzeba składać.
  2. Przedsiębiorcy nabywający od deweloperów nieruchomości, realizując przelewy na rachunek powierniczy, powinni być świadomi, że taki rachunek nie widnieje w wykazie podatników VAT (biała lista). Na dodatek nie można na niego dokonać wpłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Zatem przy wpłacaniu środków na rachunek powierniczy pojawia się wątpliwość czy wskazane jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR we właściwym terminie. Tę wątpliwość rozwiewa przepis art. 22p ust. 4 pkt 2 lit. b ustawy o PIT, w myśl którego wpłaty na rachunek powierniczy nie pozbawiają podatnika prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując, przy dokonywaniu wpłat na rachunek powierniczy, nie ma obowiązku składania zawiadomienia ZAW-NR. Niemniej jednak, na wszelki wypadek warto upewnić się przy podpisywaniu umowy rachunku powierniczego, że środki zwolnione z tego rachunku zostaną przekazane na rachunek dewelopera widniejący na białej liście.

Usystematyzujmy zagadnienie limitu 15 000 zł w formie tabeli.

Utrwalmy zagadnienie limitu 15 000 zł na przykładzie.

Właściciel firmy podpisał z drugim przedsiębiorcą, będącym jednocześnie czynnym podatnikiem VAT, umowę najmu powierzchni biurowej na okres pięciu lat. Miesięczny czynsz najmu wynosi 5 000 zł netto, czyli 6 150 zł brutto.

 

Żadna faktura ani płatność nie przekracza 15 000 zł. Transakcja jednak opiewa na wyższą kwotę . Jej wartość to 369 000 zł (6 150 zł x 60 miesięcy).

 

W takich okolicznościach wszystkie czynsze najmu powinny być zapłacone przelewem na rachunek z białej listy lub z zastosowaniem mechanizmu split payment.

 

Autor wpisu: Marek Golec
Absolwent ekonomii i finansów międzynarodowych uczelni Université Sorbonne Paris Nord we Francji. Doradca podatkowy (numer wpisu 13709). Oprócz ogromnej wiedzy podatkowej inwestuje w nieruchomości i jest przedsiębiorcą. Co ważne, mówi o podatkach naprawdę prostym językiem. Rozumie biznesy klientów i uczestników szkoleń.

Podaj Twój adres e-mail i otrzymaj kurs Mistrzostwa Podatkowego

  • W ramach subskrypcji mojego newslettera otrzymasz cztery lekcje kursu Mistrzostwa Podatkowego.
  • Bonus: Arkusz podatkowy pomoże Ci ocenić, która forma opodatkowania jest dla Ciebie najkorzystniejsza - ryczałt, skala podatkowa czy podatek liniowy.
  • Jako instrukcję obsługi arkusza podatkowego otrzymasz nagranie webinaru - "Jak wybrać formę opodatkowania".
  • Arkusz i kurs pomogą Ci zaoszczędzić sporo pieniędzy w taki sposób, że fiskus da Ci spać spokojnie.

Sprawdź inne wpisy, które Cię zainteresują:

AUTOR: Patryk Piotr Smęda
Działalność gospodarcza 0

Zarząd sukcesyjny przedsiębiorstwem osoby fizycznej

Wielu przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG nie zdaje sobie sprawy, że ich śmierć wcale nie oznacza końca firmy, która będzie trwała (tak będzie trwała pomimo śmierci jej właściciela) jeszcze przez czas...

AUTOR: Marek Golec
Optymalizacja podatkowa Podatek dochodowy 0

Jak dwa razy odliczyć koszty i płacić 5% podatku?

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że Ty również prowadzisz działalność badawczo-rozwojową i możesz skorzystać z ulgi B+R. Idąc dalej, jeśli jesteś programistą lub wytwarzasz inne kwalifikowane prawa...

AUTOR: Marek Golec
Działalność gospodarcza Podatek dochodowy 2

Dochody zagraniczne i ograniczona ulga abolicyjna

Przedsiębiorcy będący polskimi rezydentami podatkowymi, którzy w Polsce prowadzą działalność gospodarczą i jednocześnie osiągają dochody za granicą powinni rozważyć wybór podatku liniowego, ryczałtu lub...

Dyskusja

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

  1. Andrzej pisze:

    Już widzę, że będzie to niezwykle wartościowy blog, który będę często odwiedzał w celu poszerzenia tej podstawowej wiedzy dot. podatków w mojej firmie. Jak będzie Pan pisał o bardziej skomplikowanych rzeczach to przekazuję do księgowej, tymczasem dziękuję za oswajanie tematu 🙂

    • Marek pisze:

      Panie Andrzeju, miło to czytać, dziękuję 🙂
      Cel jest taki, aby w przystępny sposób pomóc przedsiębiorcom odnaleźć się w temacie podatków, które mają duże znaczenie w ich firmach.