Co możesz zaliczyć do kosztów?

Dotyczy podatników wyliczających dochód

Koszty uzyskania przychodów mają niezwykle istotne znaczenie w przypadku przedsiębiorców, dla których podstawą opodatkowania jest dochód. Dochodem jest różnica między przychodami a wydatkami stanowiącymi koszty uzyskania przychodów.

Podkreślić należy, że księgowanie wydatków jako koszty nie znajdzie zastosowania w przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu lub karty podatkowej. Nie oznacza to jednak, że nie mogą oni odliczyć VAT od faktur zakupowych lub składek na ubezpieczenie społeczne od przychodu („ryczałtowcy”), ale to osobne zagadnienia.

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Definicja kosztów uzyskania przychodów znajduje się w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i w art. 15 ust 1 ustawy o CIT. Ustawodawca w tych przepisach wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Istotnym jest, że prawodawca wyłącza niektóre wydatki z możliwości ujęcia ich w kosztach podatkowych i wymienia je w negatywnym katalogu kosztów. Ten katalog jest wskazany w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Do kwestii wyłączeń wrócimy w dalszej części tego rozdziału.

Liczne interpretacje podatkowe doprecyzowują jakie kryteria powinny zostać spełnione, aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy. Z ich treści wynika, że dla danego wydatku muszą zaistnieć łącznie konkretne przesłanki, zgodnie z którymi wydatek:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiono go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT lub art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (negatywny katalog kosztów),
• został właściwie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile te wydatki nie są wymienione w negatywnym katalogu kosztów.

Jak dokumentować koszty?

Wydatki należy uwierzytelnić takimi dokumentami jak:

• faktura VAT,
• faktura VAT RR,
• faktura ze zwolnieniem z VAT (przez niektórych nazywana rachunkiem),
• umowa,
• faktura uproszczona, czyli paragon zawierający NIP nabywcy, dotyczy paragonów do kwoty 450 zł lub 100 euro,
• paragon za przejazd autostradą,
• bilet parkingowy,
• bilet, np. kolejowy na dowolną odległość,
• dokument celny,
• dowód poniesienia opłat pocztowych, skarbowych,
• w niektórych przypadkach dowód wewnętrzny (np. różnice kursowe, rozliczenie podróży służbowej, w tym diet).

Data księgowania kosztów

Data księgowania kosztów jest różna dla przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe oraz dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) prowadzoną w sposób uproszczony (nie memoriałowo).

Moment ujęcia kosztu przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych

Koszty bezpośrednie

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych obowiązuje zasada memoriału, w myśl której koszty bezpośrednie, takie jak np. zakup towaru handlowego, są zaliczane do kosztów dopiero z datą osiągnięcia przychodu, czyli np. w momencie sprzedaży towaru.

Co istotne, w dniu zakupu wydatek ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Jest on ujmowany na specjalnym koncie księgowym i czeka na przeksięgowanie, kiedy już będzie mógł stać się kosztem, czyli w dniu, w którym zostanie osiągnięty przychód np. z tytułu sprzedaży towaru.

Koszty pośrednie

Z kolei koszty pośrednie, czyli takie, które nie są jednoznacznie związane z osiągnięciem danego przychodu, takiego jak np. sprzedaż towaru handlowego, zaliczane są do kosztów w okresie ich poniesienia. Jeżeli jednak wydatku nie można przyporządkować do jednego roku podatkowego ze względu na fakt, że wydatek ten dotyczy również przyszłych okresów, wtedy, zgodnie z zasadą memoriału, w każdym roku, którego wydatek ten dotyczy, koszt jest uwzględniany w odpowiedniej proporcji. Dobrym przykładem kosztu pośredniego przyporządkowanego do kilku okresów jest zakup polisy ubezpieczeniowej.

Moment ujęcia kosztu przy prowadzeniu KPiR

W przypadku podatników prowadzących KPiR można stosować metodę memoriałową, jednakże zdecydowanie częściej stosuje się tzw. metodę uproszczoną. Warto w tym miejscu wspomnieć, że na początku 2022 r., kiedy było sporo wątpliwości, które na szczęście zostały rozwiane, odnośnie do możliwości uwzględniania różnic remanentowych w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, część przedsiębiorców prowadzących KPiR rozważało stosowanie metody memoriałowej. Pojawiły się wtedy głosy ze strony administracji skarbowej, z których można wywnioskować, że metoda memoriałowa dla działalności produkcyjnej i handlowej (np. towary, materiały, wyroby gotowe) nie ma zastosowania. Można z tym dyskutować, jednak skoncentrujmy się na KPiR prowadzonej według metody uproszczonej, zwanej także metodą kasową.

Metoda uproszczona polega na tym, że za moment księgowania kosztu uzyskania przychodów w KPiR uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu. Takim innym dowodem jest np. polisa ubezpieczeniowa, która będzie kosztem w KPiR w dniu jej wystawienia, bez konieczności przyporządkowywania wydatku do poszczególnych okresów w odpowiedniej proporcji.

Są jednak pewne wyjątki, dla których data wystawienia faktury przy prowadzeniu KPiR może nie mieć znaczenia. Poniżej przykłady.

• Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, chyba że wcześniej zostanie wystawiona faktura. Jeżeli otrzymanie np. towaru handlowego miało miejsce 31 marca a fakturę wystawionoby 15 kwietnia, wówczas koszt powinien być zaksięgowany w marcu. Gdyby sytuacja była odwrotna, czyli faktura zostałaby wystawiona 31 marca a towar byłby otrzymany 15 kwietnia, koszt również powinien być rozpoznany w marcu.
• Zakup nieruchomości (będącej zazwyczaj towarem handlowym) powinien być wpisany do księgi w dacie przeniesienia własności (najczęściej jest to data aktu notarialnego). Wynika to z faktu, że umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
• Wydatki poniesione na nabycie niskocennych środków trwałych, czyli takich, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Jeżeli np. zakup krzesła biurowego miał miejsce 31 marca i w tym dniu wystawiono fakturę, a krzesło zostało złożone i oddane do używania 1 kwietnia, wówczas prawo do zaksięgowania kosztu będzie w kwietniu.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (ŚT i WNiP), których wartość początkowa przekracza 10 000 zł, co do zasady nie może stanowić kosztu w dniu wystawienia faktury, ani w dniu oddania ich do używania. Kosztem będą natomiast odpisy amortyzacyjne od tych składników majątku firmy. Zagadnienie amortyzacji rozwiniemy w dalszej części tego artykułu.

Jakie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Na początku tych rozważań zaznaczmy, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, te same wydatki mogą u jednego przedsiębiorcy stanowić koszt podatkowy, a u drugiego nie. Są to specyficzne wydatki, ściśle związane z daną profesją.

Dla przykładu, prawnik może uwzględnić w kosztach wydatki na zakup togi z odpowiednim kolorem żabotu, za to nie będzie miał takiej możliwości przy zakupie słuchawek lekarskich. W przypadku lekarza jest odwrotnie.

Przyjrzyjmy się powszechnym wydatkom, które co do zasady mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów przez ogół przedsiębiorców.

Są to przykładowe rodzaje kosztów i nie jest to katalog zamknięty.

Biuro:

• koszty wynajmu biura,
• opłaty eksploatacyjne i media,
• odsetki od kredytu na zakup lub remont lokalu biurowego,
• remont biura,
• meble i akcesoria biurowe.

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej w mieszkaniu niektóre wydatki, zwłaszcza opłaty eksploatacyjne i media oraz odsetki od kredytu, mogą być uwzględniane w kosztach proporcjonalnie. Współczynnik proporcji najczęściej jest wyliczany na podstawie stosunku powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe do ogólnej powierzchni mieszkania.

Elektronika i telekomunikacja:

• komputer,
• oprogramowanie,
• telefon/smartfon,
• drukarka/urządzenie wielofunkcyjne,
• serwer,
• akcesoria komputerowe i telefoniczne,
• abonament telefoniczny i Internet.

Promocja:

• utrzymanie strony internetowej,
• domena internetowa,
• znak towarowy,
• usługi marketingowe świadczone przez zewnętrzne firmy,
• reklama w mediach społecznościowych i innych miejscach,
• udział w targach branżowych.

Edukacja i szkolenia:

• szkolenia branżowe,
• kursy językowe, jeżeli znajomość języka obcego jest Ci potrzebna do prowadzenia firmy,
• prasa i literatura branżowa,
• konsultacje mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wydatki samochodowe:

• amortyzacja samochodu,
• leasing samochodu,
• wynajem samochodu,
• przeglądy i usługi serwisowe,
• naprawy i części zamienne,
• zakup paliwa,
• usługi mycia i konserwacji,
• opłaty za przejazd autostradą,
• opłaty parkingowe,
• ubezpieczenie samochodu,
• odsetki od kredytu związane z zakupem samochodu.

Uwaga! Większość wydatków samochodowych podlega różnym limitom, zwłaszcza jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Zagadnienie to jest obszerne i wykracza poza zakres tego artykułu.

Podróże służbowe i wydatki komunikacyjne:

• diety,
• noclegi,
• bilety.

Różnego rodzaju usługi:

• wydatki na usługi księgowe,
• koszty prawne,
• wydatki na usługi doradcze,
• koszty faktoringowe,
• wydatki na usługi informatyczne.

Inne koszty:

• składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy (nie mogą być odliczane od dochodu w zeznaniu rocznym, jeśli zostały uwzględnione w kosztach) oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (te składki nie są odliczane od dochodu w zeznaniu rocznym),
• składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy opodatkowanego podatkiem liniowym (nie dotyczy podatników rozliczających się według skali podatkowej), przy czym łączna wysokość tych składek zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów lub odliczonych od dochodu nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty 8 700 zł,
• zatrudnienie pracowników, zleceniobiorców itd.,
• odsetki, prowizje i inne opłaty od kredytu związanego z prowadzoną działalnością,
• ubezpieczenia związane z prowadzoną działalnością,
• opłaty pocztowe, skarbowe.

Amortyzacja

Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych bywa istotną pozycją kosztową.

Jest ona pieniężnym wyrazem stopniowego zużywania się trwałych składników majątku, których nie możemy zaksięgować jednorazowo jako koszt, ponieważ co do zasady, ich wartość przekracza kwotę 10 000 zł.

Innymi slowy, rozliczanie wydatku w czasie wynika z tego, że jeśli nabyliśmy jakiś składnik majątku, który będzie nam służył do generowania przychodu przez wiele lat, to zasadniczo nie możemy rozliczyć w kosztach jego zakupu jednorazowo. Z założenia będziemy go używać przez co najmniej kilka kolejnych lat. W związku z tym ustawodawca, poza wyjątkami, o których za chwilę, pozwala nam w każdym roku rozliczać w kosztach tylko część naszej inwestycji w ten majątek.

Roczną kwotę odpisów amortyzacyjnych wyliczamy mnożąc wartość początkową danego składnika majątku przez właściwą dla niego stawkę amortyzacyjną. Odpisy amortyzacyjne zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów w trybie miesięcznym, kwartalnym lub rocznym – wybór należy do podatnika. Odpisy amortyzacyjne są naliczane aż do pełnego zamortyzowania się naszego składnika majątku, chyba że wcześniej środek trwały zostanie zlikwidowany lub sprzedany.

Jak można wywnioskować z powyższego akapitu, wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy głównie od wartości początkowej środka trwałego i wysokości stawki amortyzacyjnej.

Wymieńmy siedem dopuszczonych przepisami ustaw o podatkach dochodowych metod amortyzacji:

1. liniowa,
2. liniowa przyspieszona,
3. jednorazowa w ramach pomocy de minimis,
4. jednorazowa dla fabrycznie nowych środków trwałych do 100 000 zł/rok,
5. jednorazowa do 10.000 zł,
6. degresywna,
7. liniowa indywidualna.

Poniżej omawiamy każdą z siedmiu metod amortyzacji.

Metoda liniowa

Podstawową metodą amortyzacji jest metoda liniowa. Zastosowanie przy tej metodzie mają stawki z wykazu środków trwałych, który stanowi załącznik nr 1 zarówno do ustawy o PIT, jak i CIT. Są w nim wyszczególnione środki trwałe pod różnymi symbolami KŚT (klasyfikacja środków trwałych) i przyporządkowane im stawki amortyzacyjne.

Dla przykładu, laptop (symbol KŚT: 487) jest amortyzowany przy metodzie liniowej (przyjmujemy, że jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł) według stawki 30%.

Metoda liniowa przyspieszona

Jeśli maszyny i urządzenia zaliczone do grupy 4−6 i 8 KŚT są poddane szybkiemu postępowi technicznemu, można zastosować metodę liniową przyspieszoną i dwukrotnie zwiększyć stawkę dla takiego laptopa, w tym przypadku do 60%.

Metoda jednorazowa w ramach pomocy de minimis

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą oraz mali podatnicy często mogą amortyzować środki trwałe z grupy 3−8 KŚT jednorazowo do wysokości 50 000 euro rocznie na zasadzie pomocy de minimis. Z powyższego przywileju nie można skorzystać w przypadku samochodów osobowych, lecz z innych niż osobowe (np. dostawczych) − już tak.

W przypadku laptopa znajdzie zastosowanie jednorazowa amortyzacja w ramach pomocy de minimis.

Metoda jednorazowa dla fabrycznie nowych środków trwałych do 100 000 zł/rok

Jednorazowa amortyzacja jest również możliwa dla fabrycznie nowych środków trwałych (zaliczonych do grupy 3−6 i 8 KŚT) w roku podatkowym, w którym te składniki majątku zostały wprowadzone do ewidencji ŚT i WNiP – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000 zł.

Metoda jednorazowa do 10.000 zł

Jeżeli jednak wartość początkowa laptopa nie przekroczyłaby 10 000 zł, można by go wprowadzić do ewidencji ŚT i WNiP, po czym dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Równie dobrze można by go amortyzować liniowo, jednak mało który przedsiębiorca na takie rozwiązanie się decyduje. Najczęściej taki składnik majątku jest księgowany bezpośrednio jako koszt uzyskania przychodów, bez wprowadzania go do wspomnianej ewidencji.

Metoda degresywna

Ze względu na atrakcyjność wyżej opisanych metod amortyzacji przedsiębiorca w przypadku laptopa raczej nie zdecyduje się na stosowanie metody degresywnej.

Polega ona na dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3–6 i 8 KŚT oraz środków transportu, z wyłączeniem samochodów osobowych w sposób opisany poniżej.

W pierwszym roku stosuje się stawkę z wykazu i podwyższa się ją o współczynnik co do zasady nie wyższy niż 2,0.

W następnych latach odpisów amortyzacyjnych dokonuje się już od wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne. Stawkę z wykazu, tak jak w pierwszym roku podwyższa się o wspomniany współczynnik.

Od roku, w którym amortyzacja wyliczona w sposób opisany w powyższym akapicie byłaby niższa niż przy stosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych, tak jakby stosowali metodę liniową.

Metoda liniowa indywidualna

Bardzo atrakcyjną metodą amortyzacji jest metoda liniowa indywidualna. Niestety, w ramach Polskiego Ładu, prawodawca uniemożliwił, zasadniczo od 2023 r., zarówno w PIT, jak i w CIT, amortyzacji nieruchomości mieszkalnych. Ich amortyzacja nie będzie mogła stanowić kosztów uzyskania przychodów. Więcej na temat wspomnianej reformy możesz przeczytać w artykule Polski Ład 1.0, natomiast o jej „naprawie” – w artykule Polski Ład 2.0.

Dotychczas wiele nieruchomości mieszkalnych można było amortyzować według stawki indywidualnej – do 10%. Co istotne, używane nieruchomości niemieszkalne będzie nadal można amortyzować według tej metody, choć w tym przypadku trudniej o tak wysoką stawkę amortyzacji. W celu zastosowania stawki w wysokości 10% nieruchomość niemieszkalna, uogólniając, powinna mieć co najmniej 30 lat. W przypadku nowszych nieruchomości niemieszkalnych również można zastosować indywidualną stawkę, ale nie będzie ona już tak wysoka. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji w tym zakresie, zajrzyj do art. 22j ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT lub art. 16j ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, przy czym wysoka amortyzacja może nie mieć zastosowania w przypadku spółek nieruchomościowych, jednak to zagadnienie wykracza poza zakres tematyczny tej publikacji.

Ponadto według stawki indywidualnej można amortyzować środki trwałe zaliczone do grupy 3−6 i 8 KŚT, czyli tzw. twarde środki trwałe, którymi generalnie są maszyny i urządzenia. Natomiast dla środków transportu, w tym samochodów osobowych, można przyjąć indywidualną stawkę do 40%, ponieważ okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy. Dla porównania, stawka z wykazu dla samochodów to 20%, co odpowiada pięcioletniemu okresowi amortyzacji. Dla zastosowania indywidualnej stawki amortyzacyjnej w przypadku samochodu istotne jest, żeby przed jego nabyciem był on wykorzystywany przez kogoś innego co najmniej przez 6 miesięcy.

Jakie wydatki nie mogą być kosztami uzyskania przychodów?

Przede wszystkim wydatki osobiste nie są kosztem podatkowym.

Natomiast wśród kosztów mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, które prawodawca zawarł w katalogu kosztów negatywnych znajdują się m.in. następujące wydatki:

• koszty reprezentacji, takie jak np. garnitur, okazała lub wystawna usługa gastronomiczna, drogi, ekskluzywny wystrój biura,
• zakup żywności, nawet podczas podróży służbowych,
• składki na rzecz organizacji (np. stowarzyszenia), do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa,
• podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy, przy czym składki te, w przypadku przedsiębiorcy opodatkowanego podatkiem liniowym (nie dotyczy podatników rozliczających się według skali podatkowej) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jednak łączna wysokość tych składek zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów lub odliczonych od dochodu nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty 8 700 zł,
• VAT, który odliczyłeś lub miałeś prawo odliczyć,
• kary administracyjne,
• nieopłacone składki ZUS (ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy),
• niezapłacone odsetki,
• część kapitałowa raty kredytowej (z zastrzeżeniem różnic walutowych przy kredytach innych niż złotówkowe).

Uważaj na limity płatności

Należy być wyjątkowo czujnym w przypadku transakcji między przedsiębiorcami (B2B), które opiewają na kwotę wyższą niż 15 000 zł (od 2024 r. – 8 000 zł), aby księgowy lub organ podatkowy nie uświadomili Ci, że nie masz prawa do kosztów. To zagadnienie wykracza poza zakres tego wpisu, jednak rozwinęliśmy je w artykule Uważaj na limity płatności.