(AKTUALIZACJA: 4 MAJA 2024)
Koszty uzyskania przychodów mają niezwykle istotne znaczenie w przypadku przedsiębiorców, dla których podstawą opodatkowania jest dochód. Dochodem jest różnica między przychodami a wydatkami stanowiącymi koszty uzyskania przychodów.
Podkreślić należy, że księgowanie wydatków jako koszty nie znajdzie zastosowania w przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu lub karty podatkowej. Nie oznacza to jednak, że nie mogą oni odliczyć VAT od faktur zakupowych lub składek na ubezpieczenie społeczne od przychodu („ryczałtowcy”), ale to osobne zagadnienia.
Definicja kosztów uzyskania przychodów znajduje się w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i w art. 15 ust 1 ustawy o CIT. Ustawodawca w tych przepisach wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Istotnym jest, że prawodawca wyłącza niektóre wydatki z możliwości ujęcia ich w kosztach podatkowych i wymienia je w negatywnym katalogu kosztów. Ten katalog jest wskazany w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Do kwestii wyłączeń wrócimy w dalszej części tego artykułu.
Liczne interpretacje podatkowe doprecyzowują jakie kryteria powinny zostać spełnione, aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy. Z ich treści wynika, że dla danego wydatku muszą zaistnieć łącznie konkretne przesłanki, zgodnie z którymi wydatek:
Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile te wydatki nie są wymienione w negatywnym katalogu kosztów.
Wydatki należy uwierzytelnić takimi dokumentami jak:
Data księgowania kosztów jest różna dla przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe oraz dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) prowadzoną w sposób uproszczony (nie memoriałowo).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych obowiązuje zasada memoriału, w myśl której koszty bezpośrednie, takie jak np. zakup towaru handlowego, są zaliczane do kosztów dopiero z datą osiągnięcia przychodu, czyli np. w momencie sprzedaży towaru.
Co istotne, w dniu zakupu wydatek ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Jest on ujmowany na specjalnym koncie księgowym i czeka na przeksięgowanie, kiedy już będzie mógł stać się kosztem, czyli w dniu, w którym zostanie osiągnięty przychód np. z tytułu sprzedaży towaru.
Z kolei koszty pośrednie, czyli takie, które nie są jednoznacznie związane z osiągnięciem danego przychodu, takiego jak np. sprzedaż towaru handlowego, zaliczane są do kosztów w okresie ich poniesienia. Jeżeli jednak wydatku nie można przyporządkować do jednego roku podatkowego ze względu na fakt, że wydatek ten dotyczy również przyszłych okresów, wtedy, zgodnie z zasadą memoriału, w każdym roku, którego wydatek ten dotyczy, koszt jest uwzględniany w odpowiedniej proporcji. Dobrym przykładem kosztu pośredniego przyporządkowanego do kilku okresów jest zakup polisy ubezpieczeniowej.
W przypadku podatników prowadzących KPiR można stosować metodę memoriałową, jednakże zdecydowanie częściej stosuje się tzw. metodę uproszczoną. Warto w tym miejscu wspomnieć, że na początku 2022 r., kiedy było sporo wątpliwości, które na szczęście zostały rozwiane, odnośnie do możliwości uwzględniania różnic remanentowych w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, część przedsiębiorców prowadzących KPiR rozważało stosowanie metody memoriałowej. Pojawiły się wtedy głosy ze strony administracji skarbowej, z których można wywnioskować, że metoda memoriałowa dla działalności produkcyjnej i handlowej (np. towary, materiały, wyroby gotowe) nie ma zastosowania. Można z tym dyskutować, jednak skoncentrujmy się na KPiR prowadzonej według metody uproszczonej.
Metoda uproszczona polega na tym, że za moment księgowania kosztu uzyskania przychodów w KPiR uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu. Takim innym dowodem jest np. polisa ubezpieczeniowa, która będzie kosztem w KPiR w dniu jej wystawienia, bez konieczności przyporządkowywania wydatku do poszczególnych okresów w odpowiedniej proporcji.
Są jednak pewne wyjątki, dla których data wystawienia faktury przy prowadzeniu KPiR może nie mieć znaczenia. Poniżej przykłady.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (ŚT i WNiP), których wartość początkowa przekracza 10 tys. zł, co do zasady nie może stanowić kosztu w dniu wystawienia faktury, ani w dniu oddania ich do używania. Kosztem będą natomiast odpisy amortyzacyjne od tych składników majątku firmy. Zagadnienie amortyzacji rozwiniemy w dalszej części tego artykułu.
Na początku tych rozważań zaznaczmy, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, te same wydatki mogą u jednego przedsiębiorcy stanowić koszt podatkowy, a u drugiego nie. Są to specyficzne wydatki, ściśle związane z daną profesją.
Dla przykładu, prawnik może uwzględnić w kosztach wydatki na zakup togi, za to nie będzie miał takiej możliwości przy zakupie słuchawek lekarskich. W przypadku lekarza jest odwrotnie.
Przyjrzyjmy się powszechnym wydatkom, które co do zasady mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów przez ogół przedsiębiorców.
Są to przykładowe rodzaje kosztów i nie jest to katalog zamknięty.
Biuro:
Przy prowadzeniu działalności gospodarczej w mieszkaniu niektóre wydatki, zwłaszcza opłaty eksploatacyjne i media oraz odsetki od kredytu, mogą być uwzględniane w kosztach proporcjonalnie. Współczynnik proporcji najczęściej jest wyliczany na podstawie stosunku powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe do ogólnej powierzchni mieszkania.
Elektronika i telekomunikacja:
Promocja:
Edukacja i szkolenia:
Wydatki samochodowe:
Uwaga! Większość wydatków samochodowych podlega różnym limitom, zwłaszcza jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Zagadnienie to jest obszerne i wykracza poza zakres tego artykułu.
Podróże służbowe i wydatki komunikacyjne:
Różnego rodzaju usługi:
Inne koszty:
Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych bywa istotną pozycją kosztową.
Jest ona pieniężnym wyrazem stopniowego zużywania się trwałych składników majątku, których nie możemy zaksięgować jednorazowo jako koszt, ponieważ ich wartość przekracza co do zasady kwotę 10 tys. zł.
Innymi słowy, rozliczanie wydatku w czasie wynika z tego, że jeśli nabyliśmy jakiś składnik majątku, który będzie nam służył do generowania przychodu przez wiele lat, to zasadniczo nie możemy rozliczyć w kosztach jego zakupu jednorazowo. Z założenia będziemy go używać przez co najmniej kilka kolejnych lat. W związku z tym ustawodawca, poza wyjątkami, o których za chwilę, pozwala nam w każdym roku rozliczać w kosztach tylko część naszej inwestycji w ten majątek.
Roczną kwotę odpisów amortyzacyjnych wyliczamy, mnożąc wartość początkową danego składnika majątku przez właściwą dla niego stawkę amortyzacyjną. Odpisy amortyzacyjne zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów w trybie miesięcznym, kwartalnym lub rocznym – wybór należy do podatnika. Odpisy amortyzacyjne są naliczane aż do pełnego zamortyzowania się naszego składnika majątku, chyba że wcześniej środek trwały zostanie zlikwidowany lub sprzedany.
Jak można wywnioskować z powyższego akapitu, wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy głównie od wartości początkowej środka trwałego i wysokości stawki amortyzacyjnej.
Wymieńmy siedem dopuszczonych przepisami ustaw o podatkach dochodowych metod amortyzacji:
Poniżej omawiamy każdą z siedmiu metod amortyzacji.
Podstawową metodą amortyzacji jest metoda liniowa. Zastosowanie przy tej metodzie mają stawki z wykazu środków trwałych, który stanowi załącznik nr 1 zarówno do ustawy o PIT, jak i CIT. Są w nim wyszczególnione środki trwałe pod różnymi symbolami KŚT (klasyfikacja środków trwałych) i przyporządkowane im stawki amortyzacyjne.
Dla przykładu, laptop (symbol KŚT: 487) jest amortyzowany przy metodzie liniowej (przyjmujemy, że jego wartość początkowa przekracza 10 tys. zł) według stawki 30%.
Jeśli maszyny i urządzenia zaliczone do grupy 4−6 i 8 KŚT są poddane szybkiemu postępowi technicznemu, można zastosować metodę liniową przyspieszoną i dwukrotnie zwiększyć stawkę dla takiego laptopa, w tym przypadku – do 60%.
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą oraz mali podatnicy często mogą amortyzować środki trwałe z grupy 3−8 KŚT jednorazowo do wysokości 50 tys. euro rocznie na zasadzie pomocy de minimis. Z powyższego przywileju nie można skorzystać w przypadku samochodów osobowych, lecz z innych niż osobowe (np. dostawczych) − już tak.
W przypadku laptopa, jak najbardziej, znajdzie zastosowanie jednorazowa amortyzacja w ramach pomocy de minimis.
Co ciekawe, jeśli zostałby zakupiony środek trwały, kwalifikujący się do podatkowego zamortyzowania według tej metody, jednak jego wartość przekraczałaby kwotę 50 tys. euro, to i tak w danym roku można dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, jednak tylko do limitu – 50 tys. euro.
W kolejnych latach, pozostała wartość tego środka trwałego będzie amortyzowana według metody degresywnej lub liniowej.
W ramach wspomnianego limitu można amortyzować wiele środków trwałych, jednak limit jest łączny, więc odpisy amortyzacyjne dokonane według tej metody innych środków trwałych sumują się.
Niemniej, środki trwałe o wartości poniżej 10 tys. zł amortyzowane jednorazowo, (według metody jednorazowej do 10 tys. zł) nie wliczają się do limitu de minimis.
Jednorazowa amortyzacja jest również możliwa dla fabrycznie nowych środków trwałych (zaliczonych do grupy 3−6 i 8 KŚT) w roku podatkowym, w którym te składniki majątku zostały wprowadzone do ewidencji ŚT i WNiP – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 tys. zł.
Podobnie jak w przypadku metody de minimis, w razie wystąpienia nadwyżki ponad 100 tys. zł, w pierwszym roku amortyzacja jest jednorazowa – do limitu, a w kolejnych latach, pozostała wartość tego środka trwałego będzie amortyzowana według metody degresywnej lub liniowej.
Z tej metody mogą skorzystać wszyscy podatnicy, ponieważ ustawa nie ogranicza tej metody amortyzacji do podatników rozpoczynających działalność gospodarczą i małych podatników.
Jeżeli jednak wartość początkowa np. laptopa nie przekroczyłaby 10 tys. zł, można by go wprowadzić do ewidencji ŚT i WNiP, po czym dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Równie dobrze można by go amortyzować liniowo, jednak mało który przedsiębiorca na takie rozwiązanie się decyduje. Najczęściej taki składnik majątku jest księgowany bezpośrednio jako koszt uzyskania przychodów, bez wprowadzania go do wspomnianej ewidencji.
Ze względu na atrakcyjność wyżej opisanych metod amortyzacji przedsiębiorca w przypadku laptopa raczej nie zdecyduje się na stosowanie metody degresywnej.
Amortyzacji degresywnej mogą podlegać maszyny i urządzenia zaliczone do grupy 3–6 i 8 KŚT oraz środki transportu, z wyłączeniem samochodów osobowych.
Przejdźmy do tego, jaki jest sposób działania amortyzacji degresywnej.
W pierwszym roku stosuje się stawkę z wykazu i podwyższa się ją o współczynnik co do zasady nie wyższy niż 2,0.
W następnych latach odpisów amortyzacyjnych dokonuje się już od wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne. Stawkę z wykazu, tak jak w pierwszym roku podwyższa się o wspomniany współczynnik.
Od roku, w którym amortyzacja wyliczona w sposób opisany w powyższym akapicie byłaby niższa niż przy stosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych, tak jakby stosowali metodę liniową.
Bardzo atrakcyjną metodą amortyzacji jest metoda liniowa indywidualna. Niestety, w ramach Polskiego Ładu, prawodawca uniemożliwił, zasadniczo od 2023 r., zarówno w PIT, jak i w CIT, amortyzacji nieruchomości mieszkalnych. Ich amortyzacja nie może już stanowić kosztów uzyskania przychodów. Więcej na temat wspomnianej reformy możesz przeczytać w artykule Polski Ład 1.0, natomiast o jej „naprawie” – w artykule Polski Ład 2.0 oraz Polski Ład 3.0.
Wiele nieruchomości mieszkalnych można było amortyzować według stawki indywidualnej do 10%. Co istotne, używane nieruchomości niemieszkalne nadal można amortyzować według tej metody, choć w tym przypadku trudniej o tak wysoką stawkę amortyzacji. W celu zastosowania stawki w wysokości 10% nieruchomość niemieszkalna, uogólniając, powinna mieć co najmniej 30 lat. W przypadku nowszych nieruchomości niemieszkalnych również można zastosować indywidualną stawkę, ale nie będzie ona już tak wysoka. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji w tym zakresie, zajrzyj do art. 22j ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT lub art. 16j ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, przy czym wysoka amortyzacja może nie mieć zastosowania w przypadku spółek nieruchomościowych, jednak to zagadnienie wykracza poza zakres tematyczny tej publikacji.
Ponadto według stawki indywidualnej można amortyzować środki trwałe zaliczone do grupy 3−6 i 8 KŚT, czyli tzw. twarde środki trwałe, którymi generalnie są maszyny i urządzenia.
Natomiast dla środków transportu, w tym samochodów osobowych, można przyjąć indywidualną stawkę do 40%, ponieważ okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy. Dla porównania, stawka z wykazu dla samochodów to 20%, co odpowiada pięcioletniemu okresowi amortyzacji. Dla zastosowania indywidualnej stawki amortyzacyjnej w przypadku samochodu istotne jest to, żeby przed jego nabyciem był on wykorzystywany przez kogoś innego przez co najmniej 6 miesięcy.
Przede wszystkim wydatki osobiste nie są kosztem podatkowym.
Natomiast wśród kosztów mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, które prawodawca zawarł w katalogu kosztów negatywnych znajdują się m.in. następujące wydatki:
W tym artykule podane zostały przykładowe wydatki, które mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, jak również takie, które kosztem uzyskania przychodów nie mogą być.
Teraz skoncentrujmy się na nietypowych kosztach, żebyś odpowiedział sobie na pytanie, czy w Twojej sytuacji warto takich kosztów poszukać, mając oczywiście uzasadnienie, że są to wydatki związane z Twoją firmą i nie są wymienione w katalogu kosztów niepodatkowych.
Przykładowo, zakup roweru w celu dojeżdżania do klientów, jak najbardziej może być kosztem uzyskania przychodów, co potwierdzają interpretacje podatkowe. Uważaj jednak na księgowanie w koszty kasku i odzieży ochronnej. Takie wydatki nie mogą być kosztem uzyskania przychodów ponieważ są to wydatki o charakterze osobistym.
Kolejnym przykładem nietypowych kosztów, potwierdzonym przez interpretacje podatkowe, jest zakup smartwatcha w celu komunikowania się z klientami.
Jeżeli wydatek na zakup roweru, smartwatcha, bądź na inną rzecz lub jakąś usługę,
to powinieneś móc go zaliczyć do kosztów. Pamiętaj, że jeżeli wartość początkowa przekracza 10 tys. złotych, możesz z dużym prawdopodobieństwem skorzystać z jednorazowej amortyzacji, o czym była mowa w tym artykule.
Poszukajmy kolejnych nietypowych kosztów.
Pomimo że zakup odzieży, w tym garnituru nie może być kosztem uzyskania przychodów, chyba że np. w sposób trwały umieszczone na odzieży jest logo, to jest tu pewien wyjątek. Interpretacje podatkowe potwierdzają, że jeżeli ubrania są nabywane w celu tworzenia treści w Internecie, np. przez blogerów czy vlogerów, to takie wydatki mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów.
Skoro jesteśmy przy odzieży, ciekawa jest sytuacja, w której spółka kupuje członkowi zarządu garnitur, bez wszytego logo firmy. Poczynienie takiego wydatku nie powinno zostać uznane za działanie na szkodę spółki.
Pomimo że spółka nie będzie mogła uznać tego wydatku za koszt podatkowy, to i tak może zapłacić za garnitur swoimi pieniędzmi. W takiej sytuacji wydatek nie pomniejszy podstawy opodatkowania CIT, którego stawka wynosi – załóżmy 9%. Zauważ jednak, że gdyby członek zarządu miał nabyć taki garnitur za własne pieniądze, zapewne byłyby one już opodatkowane i to według wyższej stawki niż 9%.
Ponadto kwota przeznaczona na zakup garnituru, siłą rzeczy nie będzie mogła zostać wypłacona wspólnikom w formie dywidendy, ponieważ spółka już tymi pieniędzmi nie dysponuje. W takiej sytuacji, dodatkowo nie pojawi się podatek od dywidendy (19% PIT) w stosunku do tej kwoty.
Zatem, pomimo braku możliwości zaksięgowania garnituru w koszty, to i tak wydaje się, że taki wydatek bardziej opłaca się poczynić w ramach spółki. Wspólnik też nie powinien być opodatkowany z tytułu osiągnięcia przychodu z nieodpłatnych świadczeń, ponieważ ten garnitur jest mu potrzebny do celów związanych z pełnieniem funkcji członka zarządu.
Pamiętaj jednak, że jeżeli wycofasz np. wspomniany rower do majątku osobistego lub zlikwidujesz firmę i sprzedasz go w ciągu 6 lat, tak – sześciu lat a nie sześciu miesięcy, licząc od końca miesiąca w którym miało miejsce jedno z wymienionych zdarzeń, będziesz miał do zapłaty podatek dochodowy z tego tytułu.
Konsekwencje na gruncie VAT, przy wycofaniu z firmy składnika majątku lub likwidacji działalności też najprawdopodobniej się pojawią.
Należy być wyjątkowo czujnym w przypadku transakcji między przedsiębiorcami (B2B), które opiewają na kwotę wyższą niż 15 tys. zł, aby księgowy lub organ podatkowy nie uświadomili Ci, że nie masz prawa do kosztów. To zagadnienie wykracza poza zakres tego wpisu, jednak rozwinęliśmy je w artykule Uważaj na limity płatności.
Czy wiesz, że możesz odliczyć VAT nawet wtedy, gdy nie doliczasz go do swoich usług? Albo przy dużych inwestycjach zaoszczędzić na VAT nawet setki tysięcy złotych? przedstawiam 4 sytuacje, gdy VAT jest dla...
Od listopada 2024 r. będziesz mógł zaoszczędzić na składkach ZUS nawet 1600 zł rocznie. Dowiedz się, jak to...
Czy wiesz ile wynosi efektywny podatek, gdy spółka korzysta z estońskiego CIT? Oprócz atrakcyjnego opodatkowania, podatek estoński daje możliwość reinwestowania 100% wypracowanego kapitału, chociaż na tym polu...
Już widzę, że będzie to niezwykle wartościowy blog, który będę często odwiedzał w celu poszerzenia tej podstawowej wiedzy dot. podatków w mojej firmie. Jak będzie Pan pisał o bardziej skomplikowanych rzeczach to przekazuję do księgowej, tymczasem dziękuję za oswajanie tematu 🙂
Panie Andrzeju, miło to czytać, dziękuję 🙂
Cel jest taki, aby w przystępny sposób pomóc przedsiębiorcom odnaleźć się w temacie podatków, które mają duże znaczenie w ich firmach.