Algorytmy skarbówki i ZUS wychwytują te rzeczy i przyjdą do Twojej FIRMY

Urzędy skarbowe i ZUS nie działają dziś „na chybił trafił”. Zaczynają od analizy danych i bardzo skutecznie wychwytują nieprawidłowości.

Co ciekawe, aż 98% zakończonych kontroli podatkowych wykazuje błędy. To oznacza jedno: jeśli kontrola już się zaczyna, zwykle nie jest przypadkowa.

I nie musisz być „oszustem”, żeby trafić pod lupę. Często wystarczy niespójność w danych, źle udokumentowany koszt albo schemat, który wygląda podejrzanie dla systemu.

W najnowszym materiale pokazuję, na co zwracają uwagę algorytmy fiskusa i ZUS oraz czego dopilnować, żeby nie zaprosić kontroli do swojej firmy ↓↓

🎥 ​Algorytmy Skarbówki i ZUS Wychwytują TE RZECZY i Przyjdą do Twojej FIRMY

Z tego filmu dowiesz się:

•  jakie niespójności w JPK, fakturach i deklaracjach najczęściej przyciągają uwagę urzędu,
• dlaczego sama faktura nie wystarczy przy kosztach (szczególnie usług niematerialnych),
• które wydatki „na granicy” mogą zostać uznane za prywatne,
• jak fiskus analizuje przelewy i kiedy w grę wchodzi STIR,
• co zmieniły przepisy DAC7 i jak sprzedaż w internecie trafia do urzędu,
• kiedy niska stawka ryczałtu może być łatwa do podważenia,
• kiedy B2B zaczyna wyglądać jak etat (i co na to ZUS oraz Państwowa Inspekcja Pracy),
• jak zwykły bałagan w dokumentach może zwiększyć ryzyko kontroli.

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓

Urzędy nie pukają na chybił trafił

I od razu doprecyzujmy jedną rzecz. Nie chodzi o każdy telefon z urzędu, każdą czynność sprawdzającą i każdy mail z prośbą o korektę. Chodzi o zakończone kontrole podatkowe. Według raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan za 2024 rok nieprawidłowości wykazano w 98% takich kontroli. Czyli jeśli fiskus już wchodzi w kontrolę, to najczęściej nie idzie tam po to, żeby napić się kawy. Idzie po coś konkretnego.

Dzisiaj urząd zaczyna od danych. Od JPK, deklaracji, faktur, przelewów, kas online, platform sprzedażowych i KSeF, który daje fiskusowi nowe paliwo do porównywania faktur. Komputer nie wydaje decyzji za urzędnika, ale potrafi mu podpowiedzieć: tutaj coś wygląda dziwnie, tutaj warto zajrzeć.

Dane muszą się zgadzać

Pierwsza rzecz to niespójność danych. Urząd widzi Twoje JPK, deklaracje, faktury, dane od kontrahentów i historię korekt. Jeżeli po jednej stronie transakcji jest coś innego niż po drugiej, system to wyłapuje.

Ty odliczasz VAT z faktury, ale Twój kontrahent tej faktury nie wykazał. Masz zakup od firmy wykreślonej z VAT. Co miesiąc wykazujesz duży VAT do zwrotu, choć Twoja działalność tego nie tłumaczy. Czy to od razu oznacza oszustwo? Nie. Ale dla systemu to sygnał: sprawdzić.

Jeżeli system wyłapie niezgodność w JPK, możesz dostać automatyczne powiadomienie, na przykład mail albo SMS. To jeszcze nie jest kontrola. To sygnał: popraw, bo widzimy. I warto zareagować od razu, bo zignorowane powiadomienie potrafi zamienić się w wezwanie, a wezwanie w czynności sprawdzające.

Faktura to nie czapka niewidka

Druga rzecz to koszty, szczególnie usługi niematerialne: marketing, doradztwo, strategia, konsulting, szkolenia, pośrednictwo, IT. To są normalne koszty w biznesie. Problem zaczyna się wtedy, gdy jedynym dowodem na usługę jest faktura i przelew.

Spółka wrzuca w koszty 30 tys. zł za strategię marketingową. Nie ma umowy, raportu, maili, briefu, prezentacji ani protokołu odbioru. Jest tylko faktura i przelew. Dla przedsiębiorcy to koszt. Dla urzędu to pytanie: czy ta usługa naprawdę została wykonana?

Faktura to nie czapka niewidka. Jest początkiem rozmowy, a nie końcem dowodu. Im większa kwota, im bardziej ogólna usługa i im bardziej nietypowy kontrahent, tym bardziej potrzebujesz dowodów. W kontroli nie wygrywa ten, kto mówi „Panie, to było naprawdę”. Wygrywa ten, kto potrafi to pokazać.

Koszty jak prywatne życie na fakturę

Trzecia rzecz to koszty, które wyglądają bardziej prywatnie niż firmowo. Laptop, telefon, samochód? Normalnie. Aparat, rower, dron, restauracja, apartament, kamper? Czasem też da się to obronić. Ale słowo klucz brzmi: czasem.

Sam fakt, że przedsiębiorca żyje na dobrym poziomie, nie oznacza domiaru podatku. Liczy się to, czy konkretny wydatek ma związek z działalnością, czy jest racjonalny i czy da się go udokumentować. Problem zaczyna się tam, gdzie tego związku nie widać.

Jeżeli firma doradcza kupuje rower elektryczny, drona, GoPro, ekspres, drogie wyjazdy i kamper, można do każdego wydatku dopisać historię. Ale w pewnym momencie urząd może zapytać: czy to jeszcze działalność, czy już program lojalnościowy dla właściciela?

Rachunek firmowy to mapa pieniędzy

Czwarta rzecz to przelewy i rachunek bankowy. Tu pojawia się STIR, czyli System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej. Rachunek firmowy to dla fiskusa mapa przepływów pieniędzy. A z tej mapy czasem widać więcej niż z faktury.

STIR analizuje przepływy na rachunkach firmowych. W skrajnych przypadkach Szef Krajowej Administracji Skarbowej może zablokować rachunek na 72 godziny, a przy uprawdopodobnieniu przestępstwa skarbowego nawet do 3 miesięcy. To narzędzie ostre, więc nie mówimy, że każdy dziwny przelew kończy się blokadą konta.

Podejrzanie mogą wyglądać szybkie przelewy dalej zaraz po otrzymaniu wpłaty, łańcuchy między tymi samymi firmami, transakcje bez sensu gospodarczego, rozbijanie kwot albo płatności poza białą listę. Sama dziwna nazwa przelewu raczej nie zablokuje konta. Problem zaczyna się wtedy, gdy razem z innymi elementami tworzy podejrzany wzorzec.

Sprzedaż w Internecie nie jest już niewidzialna

Piąta rzecz to sprzedaż przez internet. Wielu ludzi myśli „to tylko Vinted”, „to tylko OLX”, „to tylko kilka rzeczy”. Ale jeżeli tych „kilku” rzeczy jest 200 miesięcznie, paczkomat widzi Cię częściej niż własna rodzina, a w Excelu liczysz marżę, to nie wygląda jak porządki w szafie. To wygląda jak biznes.

Od 1 lipca 2024 roku obowiązują w Polsce przepisy wdrażające DAC7. Operatorzy platform przekazują administracji podatkowej dane o sprzedawcach. Przy sprzedaży towarów na platformach takich jak Allegro, OLX, Vinted czy Etsy próg jest jasny: 30 transakcji albo 2 tys. euro przychodu w roku. Ale uwaga, przy najmie nieruchomości przez Booking, Airbnb czy podobne portale raportowanie może wystąpić już od pierwszej transakcji. Tam wystarczy wynająć przez platformę jedno mieszkanie czy nawet pokój, żeby trafić do raportu.

Jedna kurtka po zimie to nie sklep. Ale regularność, skala, zakup towaru pod odsprzedaż, pakowanie, wysyłka i marża mogą wyglądać jak działalność gospodarcza. A wtedy urząd może zapytać: gdzie jest przychód, gdzie jest VAT, gdzie jest działalność, gdzie są składki?

Ryczałt to nie gra w kalambury

Szósta rzecz to ryczałt i zbyt piękna stawka podatku. Ryczałt może być świetny, ale tylko wtedy, gdy stawka naprawdę pasuje do tego, co robisz. A nie do tego, jak sprytnie nazwiesz usługę na fakturze.

Przedsiębiorca wpisuje na fakturze „usługi wsparcia biznesowego” i stosuje niską stawkę ryczałtu. Tylko że z umowy wynika doradztwo w zakresie zarządzania. Z maili wynika doradztwo. Na LinkedInie sam pisze, że jest konsultantem strategicznym. A co najważniejsze, z faktów też wynika takie doradztwo. Czy ogólna nazwa na fakturze zmienia charakter usługi? Nie. To tak nie działa.

Nazwa na fakturze nie jest czapką niewidką. Ogólny opis nie oznacza automatycznie kontroli, ale każdą usługę trzeba oceniać według realnego zakresu i właściwej klasyfikacji PKWiU. Stawka ma wynikać z rzeczywistości, a nie z życzeniowego opisu na fakturze.

ZUS też patrzy na wzorce

Siódma rzecz to ZUS, B2B, zlecenia i dzieła. Tu mniej firm trafia pod lupę niż przy skarbówce, ale ryzyko jest bardzo realne. I potrafi być bardzo drogo. Bo jeśli ZUS zakwestionuje sposób rozliczania współpracy, może pojawić się temat zaległych składek nawet za kilka lat wstecz, odsetek, a w skrajnych przypadkach także dodatkowej opłaty do 100% nieopłaconych składek. ZUS też analizuje dane i patrzy na wzorce. I właśnie te wzorce ZUS coraz lepiej widzi.

Najprostszy przykład to B2B, które wygląda jak etat. Jeden klient, co miesiąc ta sama faktura. I tu wystarczy spojrzeć w art. 22 Kodeksu pracy. Stosunek pracy to praca wykonywana na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Czyli ktoś pokazuje Ci palcem, gdzie masz pracować, mówi Ci, kiedy masz pracować, patrzy Ci na ręce, a Ty co miesiąc wystawiasz podobną fakturę. Dorzuć do tego służbowy sprzęt, akceptację urlopu i brak realnego ryzyka gospodarczego. Na papierze działalność. W praktyce stosunek pracy, tylko w przebraniu.

ZUS i Państwowa Inspekcja Pracy pracują nad rozwiązaniami, które mają pomagać w typowaniu właśnie takich sytuacji. To samo dotyczy umów o dzieło. Dzieło ma sens, gdy jest konkretny rezultat, który da się odebrać i ocenić. Jeśli co miesiąc ktoś podpisuje „dzieło” na zwykłą, powtarzalną pracę, to też może być problem.

Bałagan też potrafi ściągnąć kontrolę

Ósma rzecz to zwykły bałagan. Wielu przedsiębiorców wpada nie dlatego, że zbudowali skomplikowany schemat podatkowy. Wpadają dlatego, że nie odebrali pisma, spóźnili się z wysyłką JPK, nie odpowiedzieli na wezwanie, zgubili umowę i przez pół roku robili korekty do korekt.

Dla urzędu taki chaos to sygnał. Może ktoś nie jest oszustem, ale po prostu nie panuje nad firmą. A z perspektywy organu efekt jest podobny: warto sprawdzić. Bo tam, gdzie nie ma porządku w podstawowych obowiązkach, często można znaleźć błędy.

Podatki są trochę jak ząb. Jak boli delikatnie, idź do dentysty. Jak czekasz, aż spuchnie pół twarzy, to potem nie narzekaj, że leczenie jest drogie, bolesne i mało eleganckie.

Lepiej sprawdzić wcześniej niż tłumaczyć się później

Co możesz zrobić, żeby nie zaprosić kontroli na własne życzenie? Sprawdzaj kontrahentów przy większych transakcjach. Dokumentuj usługi niematerialne. Pilnuj zgodności faktur, JPK, deklaracji, przelewów i ksiąg. Nie wrzucaj w koszty wszystkiego, co da się kupić na fakturę. I nie licz na to, że ogólna nazwa usługi uratuje złą stawkę ryczałtu.

Twoja firma musi być spójna. Liczby, faktury, przelewy, umowy, koszty i rzeczywistość biznesowa mają opowiadać tę samą historię. Jeśli wygląda jak miks prywatnych zakupów, dziwnych przelewów, niskiego ryczałtu i B2B udającego etat, nie zdziw się, że ktoś kiedyś zapyta: proszę to wyjaśnić.

Najgorszy moment na porządkowanie podatków jest wtedy, gdy kontrola już trwa. Jeśli chcesz wcześniej przeanalizować swoją sytuację, skontaktuj się z naszą kancelarią: https://wmp.pl/.