Nieprawidłowo zawarte umowy z członkami zarządu czy wirtualne pieniądze w kasie spółki mogą Cię drogo kosztować.

Zapraszam Cię do obejrzenia filmu, w którym omawiam najczęstsze grzechy prowadzenia spółki i ich konsekwencje:

7 grzechów, które mogą zrujnować Twoją spółkę

Z nagrania dowiesz się:

• Jak uniknąć mieszania prywatnych pieniędzy z pieniędzmi spółki.
• Dlaczego wirtualne pieniądze w kasie spółki są niebezpieczne.
• Jak prawidłowo zawierać umowy z członkami zarządu.
• Jakie są zasady zawierania umów pożyczek w spółce z o.o.
• Dlaczego ważna jest dokumentacja przy zasilaniu spółki pieniędzmi.
• Jak ważne jest składanie i aktualizowanie dokumentów.
• Jak oddzielić majątek od ryzyka przy prowadzeniu spółki z o.o.

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓

7 grzechów, które mogą zrujnować Twoją spółkę

Grzech pierwszy – Mieszanie prywatnych pieniędzy z pieniędzmi spółki

Nie może mieć miejsca sytuacja, w której idziemy na prywatne zakupy i płacimy kartą spółki. Podobnie, nie powinniśmy finansować zakupów spółki z prywatnych środków. My, jako osoby fizyczne, mamy swoje majątki, a spółka, będąc osobą prawną, ma swoje środki i swój majątek. Dlatego nie powinno dochodzić do sytuacji, w której kupujemy coś dla spółki z prywatnych pieniędzy, ani spółka kupuje coś dla nas.

Jeśli robimy prywatne zakupy, to płacimy swoją prywatną kartą. Natomiast, jeżeli kupujemy coś dla spółki, używamy karty firmowej. Oczywiście, możemy również korzystać z innych form płatności.

W tym miejscu warto również wspomnieć o tym, że są pewne ograniczenia i limity płatności, o których mówiłem w artykule Uważaj na limity płatności.

Spółka to odrębny byt prawny, a jej środki powinny być przeznaczone na prowadzenie jej działalności gospodarczej. Korzystanie z pieniędzy spółki do celów prywatnych może być bardzo ryzykowne zarówno z punktu widzenia podatkowego, jak i prawnego. Może to prowadzić do wykazania zaległości podatkowych lub nawet zarzutu działania na szkodę spółki.

Grzech drugi – Wirtualne pieniądze w kasie spółki

Bardzo niebezpieczna jest sytuacja, kiedy w kasie spółki nie ma gotówki, a raport kasowy wykazuje, że ona jest. Może być też tak, że jakaś gotówka w kasie jest, ale raport kasowy nie zgadza się z rzeczywistym stanem kasetki. Jeśli w spółce operujesz gotówką, zwracaj szczególną uwagę na to, żeby w księgach rachunkowych na koncie „kasa”, jak również w sporządzanym przez spółkę raporcie kasowym było tyle pieniędzy, ile jest faktycznie w kasetce.

Jeśli wypłacasz pieniądze spółki z bankomatu, musisz to odnotować, a te pieniądze powinny znaleźć się w kasetce. Nie można ich używać na własne cele. Jeżeli ktoś wykazuje, że w kasie są pieniądze, a wykorzystuje je do prywatnych celów, robi to niezgodnie z prawem. To jest bardzo groźne, może być uznane za nieopodatkowane i niezgodne z prawem wyprowadzenie pieniędzy ze spółki oraz działanie na jej szkodę.

Skoro tyle powiedzieliśmy o kasie, to warto zastanowić się, która forma opodatkowania lub prowadzenia działalności jest dla Ciebie najbardziej opłacalna. Pobierz za darmo nasz autorski kalkulator podatkowy i przekonaj się.

Grzech trzeci – Nieprawidłowo zawierane umowy z członkami zarządu

Wielokrotnie można spotkać się z sytuacjami, w których umowa między członkiem zarządu a spółką jest nieważna. Grozi to m.in. tym, że urząd skarbowy może wyrzucić znaczące kwoty z kosztów spółki. Wynika to głównie z faktu, że umowy zawierane przez spółkę z jej członkami zarządu muszą być podpisywane albo przez radę nadzorczą, albo przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników. Natomiast w jednoosobowej spółce z o.o. umowy powinny być zawierane w formie aktu notarialnego.

Jeśli chcesz zgłębić ten temat, polecam przeczytanie artykułu Po co spółce pełnomocnik? Rola i funkcje jakie pełni.

Grzech czwarty – Nieprawidłowo zawierane umowy pożyczek

Podobnie jest z zawieraniem umów pożyczek. Ustawa – Kodeks spółek handlowych wymaga zgody zgromadzenia wspólników na podpisanie umowy pożyczki z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób.

Zauważ, że krąg osób, w przypadku których wymagana jest zgoda na udzielenie pożyczki, jest szerszy niż tylko członkowie zarządu. Brak zgody może skutkować nieważnością umowy i zarzutem działania na szkodę spółki. Dlatego w przypadku zawierania umowy pożyczki należy pamiętać o podjęciu tej uchwały, o czym nie każdy pamięta.

Zauważ, że jest to osobna uchwała niż ta, o której mówiliśmy, omawiając grzech trzeci.

Polecam Ci jeszcze przeczytanie artykułu Pożyczasz pieniądze do spółki – zadbaj o safe harbour.

Grzech piąty – Zasilanie spółki pieniędzmi bez dokumentacji

Pamiętaj, że w księgach rachunkowych każdy ruch pieniądza musi być ewidencjonowany. Niestety, można spotkać się z sytuacjami, w których były wpłaty do spółki od udziałowców, ale brakowało odpowiedniej dokumentacji, przez co nie było wiadomo, czego one dotyczą. Takie niedbalstwo i bałagan nie mogą mieć miejsca w spółce z o.o. Każdy ruch pieniądza musi być udokumentowany.

Częstym błędem jest zasilanie spółki pieniędzmi bez odpowiedniej dokumentacji. Każda wpłata do kasy lub na rachunek bankowy spółki powinna wynikać z udokumentowanej czynności, takiej jak podwyższenie kapitału, pożyczka, dopłaty do spółki z o.o., czy zapłata za usługę lub towar. Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do problemów prawnych i podatkowych.

Przy okazji, polecam Ci przeczytanie artykułu Wkład, pożyczka czy dopłaty do spółki z o.o. – kiedy co się opłaca?.

Grzech szósty – Nieskładanie dokumentów i nieaktualizowanie zmian

Nieskładanie lub nieterminowe składanie dokumentów oraz brak aktualizacji w przypadku zmian stanowią naruszenia. Jeśli dokonywane są jakiekolwiek zmiany, takie jak zmiana adresu lub inne istotne zmiany, należy je zgłaszać do rejestru przedsiębiorców KRS. Pamiętaj też o terminowym sporządzaniu, uchwalaniu i zamieszczaniu sprawozdań finansowych.

Przepisy prawa i regulacje podatkowe mają to do siebie, że się zmieniają, a brak dostosowania się do tych zmian może prowadzić do problemów prawnych i finansowych. Regularnie składaj i aktualizuj dokumenty oraz konsultuj się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

Jeśli chcesz, możesz skorzystać z usług naszej kancelarii.

Grzech siódmy – Nieoddzielanie majątku od ryzyka

Podstawową biznesową zasadą przy prowadzeniu spółki z o.o. jest oddzielenie majątku od ryzyka. Majątku nie należy wkładać do spółki, która prowadzi ryzykowne przedsięwzięcia. Notabene, ryzykownych przedsięwzięć nie powinno prowadzić się w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Lepsza do tego jest spółka z o.o.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o różnicach między JDG a spółką z o.o., przeczytaj artykuł 18 różnic między JDG a spółką z o.o.

Majątek zazwyczaj powinno się trzymać w majątku osoby fizycznej, czasami w osobnej spółce, która nie jest narażona na ryzyko lub w fundacji rodzinnej. To jest szerszy temat, natomiast kluczowe jest, aby nie wkładać majątku do spółki prowadzącej ryzykowny biznes, ponieważ w przypadku tarapatów majątek ten może być bardzo łatwo utracony.

Mam nadzieję, że nie zniechęciłem Cię do prowadzenia biznesu w formie spółki z o.o. Nie taki miałem zamiar. Spółka z o.o. daje wiele możliwości podatkowych i prawnych, i zdecydowanie warto z nich korzystać.

Jeśli chcesz się dobrze przygotować do założenia, prowadzenia czy optymalizacji spółki z o.o., zachęcam Cię do skorzystania z naszego wsparcia i doświadczenia.

Tylko do 1 sierpnia do północy możesz kupić nasz nowy produkt Spółka z o.o. BOX w promocyjnej cenie i uzyskać dostęp do:

• Pakietu dokumentów niezbędnych do założenia i prowadzenia spółki z o.o.
• 2 szkoleń online: „Spółka z o.o. w praktyce” oraz „Jak optymalizować spółkę z o.o.” (2 x 2,5h)
• Sesji Q&A (2h)

Możesz też rozszerzyć nasze wsparcie o indywidualną konsultację podatkową czy usługę założenia spółki z o.o. przez naszą kancelarię.

Poznaj szczegóły: https://wiedza.mistrzpodatkow.pl/spzoo