fbpx
AUTOR: Marek Golec

Jak nie stracić kosztów w firmie? Uważaj na białą listę i split payment

Czy znasz zasady rozliczania transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami?
Inne dotyczą czynnych podatników VAT a inne tzw. nievatowców.

Zapraszam Cię na mój kanał YouTube, na którym opublikowałem nowy film:

 

 

Omawiam w nim przykładowe rodzaje transakcji a także wyjaśniam:

 

  • kiedy dozwolona jest zapłata kartą, BLIKiem czy za pomocą płatności online;
  • w jakich okolicznościach przelew musi być zrealizowany na rachunek bankowy kontrahenta, który widnieje w wykazie zwanym białą listą;
  • kiedy masz obowiązek opłacenia faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, czyli split payment;
  • jakie konsekwencje grożą za nieprzestrzeganie tych zasad;
  • jak możesz uratować prawo do kosztów, gdy wydaje się, że jest już za późno.

 

Jeśli chcesz być na bieżąco z podatkami, zasubskrybuj kanał Mistrza Podatków.

 

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓

Jak nie stracić kosztów w firmie?
Uważaj na białą listę i split payment

Rozliczenie transakcji z podatnikiem zwolnionym z VAT

Zacznijmy od omówienia sytuacji, kiedy Twoim kontrahentem, od którego kupujesz towar lub usługę nie jest tak zwany vatowiec, ale jest to przedsiębiorca zwolniony z VAT czy to ze względu na niewysokie obroty czy ze względu na to, że wykonuje działalność przedmiotowo zwolnioną z VAT.

 

W razie regulowania zobowiązań na rzecz takiego kontrahenta też powinieneś być świadomy limitu dla transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami (mowa o transakcjach B2B). W 2024 roku nadal będzie wynosił 15 000 zł (więcej na ten temat napisałem w artykule Walka z gotówką okiem doradcy podatkowego – Limity płatności obowiązujące od 2024 r.)

 

W razie gdy kwota transakcji przekracza wspomniany limit 15 000 zł, powinieneś dokonać zapłaty na rachunek bankowy lub w inny bezgotówkowy sposób (np. karta płatnicza, płatności online, BLIK). Miej świadomość, że ta kwota transakcji, która zostanie opłacona gotówką, nie będzie mogła zostać uznana za koszt uzyskania przychodów.

 

Co bardzo ważne, przy wyliczaniu kwoty transakcji, pod uwagę bierze się kwoty brutto, czyli do wspomnianych 15 tysięcy wlicza się też kwotę VATu.

 

Przez transakcję należy rozumieć taką czynność prawną (umowę), w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Nie ma tutaj znaczenia, że poszczególne płatności czy kwoty poszczególnych faktur składających się na daną transakcję nie przekraczają kwoty 15 tys. zł.

 

 

Przykład

 

Załóżmy, że Ty jako przedsiębiorca lub Twoja spółka wynajmuje od innego przedsiębiorcy lokal z przeznaczeniem na biuro. W tym przykładzie wynajmującym jest inny przedsiębiorca, który jest zwolniony z VAT, bo jego roczne obroty nie przekraczają 200 tys. zł. Podkreślam, że wynajmujący prowadzi najem w ramach działalności gospodarczej a nie tak zwanego najmu prywatnego.

 

Co do umowy najmu powierzchni biurowej, zawarliście ją na okres jednego roku. Miesięczny czynsz najmu wynosi 3000 zł. W tym przypadku kwota netto równa się kwocie brutto, bo jest to wynajem od tak zwanego nievatowca. Wartość żadnej faktury ani płatności nie przekracza 15 000 zł. Jednak transakcja opiewa na wyższą kwotę. Jej wartość to 36 000 zł, czyli 3000 zł × 12 miesięcy.

 

Przy podpisywaniu umowy czynsz za pierwszy miesiąc został opłacony w gotówce. W takiej sytuacji nie można uwzględnić tego czynszu w kosztach uzyskania przychodów.

 

Co w takiej sytuacji zrobić, żeby uratować prawo do kosztów?

 

Na to pytanie odpowiem w dalszej części artykułu, ale w tym miejscu zwrócę Twoją uwagę na bardzo istotną rzecz.

 

Gdyby wynajmujący rozliczał najem w ramach tzw. najmu prywatnego (relacja C2B a nie B2B), nawet gdyby wynajmujący był czynnym podatnikiem VAT, wtedy nie byłoby obowiązku opłacania czynszów na rachunek z białej listy. Czynsz opłacony gotówką mógłby stanowić koszt podatkowy przedsiębiorcy.

Rozliczenie transakcji z czynnym podatnikiem VAT

Przejdźmy teraz do omówienia transakcji z tak zwanymi vatowcami, czyli mówiąc fachowo – z czynnymi podatnikami VAT.

 

Jeśli od takiego przedsiębiorcy nabywasz towar lub usługę, a kwota transakcji przekracza 15 tys. zł, już nie wystarczy tak po prostu zrobić przelew na rachunek bankowy.

 

Jeżeli płatność zostanie zrealizowana przelewem na rachunek inny niż ten, który w dniu przelewu widnieje w wykazie zwanym białą listą, wtedy tracimy prawo do uwzględnienia wydatku w kosztach podatkowych. Na dodatek narażamy się na odpowiedzialność solidarną za VAT z faktur od naszego kontrahenta.

 

A czy Ty, jeśli jesteś vatowcem, upewniłeś się, że numer Twojego rachunku firmowego widnieje na białej liście?

Zapisz się na newsletter i otrzymaj
ZA DARMO kalkulator podatkowy

  • W ramach subskrypcji mojego newslettera otrzymasz autorski kalkulator podatkowy.
  • Przeprowadzisz w nim analizę formy opodatkowania dla Twojej firmy.
  • Zobaczysz, która forma działalności jest dla Ciebie najkorzystniejsza podatkowo (np. JDG, sp. z o.o.).
  • Uzyskasz dostęp do nagrania video, które jest praktyczną instrukcją obsługi kalkulatora.

Warto jeszcze wspomnieć, że w bankowości elektronicznej, przy realizacji przelewu możesz sprawdzić czy rachunek Twojego kontrahenta jest zawarty w tym wykazie.

 

Realizując przelew na rzecz vatowca, np. z tytułu umowy na ciągłą opiekę IT na kwotę 2460 zł (załóżmy, że jest to opłata miesięczna) a kwota z tej umowy przekracza 15 tys. zł, wskazane jest, abyś sprawdził status podatnika VAT tej firmy informatycznej, jak i numer rachunku bankowego, tego samego dnia, przed zleceniem przelewu.

 

Przyjmijmy jednak, że zrobiłeś tej firmie informatycznej przelew na rachunek spoza białej listy.

Co zrobić, żeby zachować prawo do kosztów i nie narazić się na odpowiedzialność solidarną za VAT Twojego kontrahenta?

W tym celu powinieneś złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy, czyli Ciebie lub Twojej spółki w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie to składa się na formularzu ZAW-NR.

 

Jak myślisz, czy takie zawiadomienie trzeba składać za każdym razem?

 

Tutaj mam dobrą wiadomość.

 

Wystarczy je złożyć po zrealizowaniu pierwszego przelewu na rachunek spoza białej listy. Nie trzeba tego zawiadomienia ponawiać przy każdej kolejnej płatności na ten sam rachunek bankowy.

 

Niemniej jednak, jeżeli faktura została opłacona na rachunek spoza białej listy, ale zastosowałeś mechanizm podzielonej płatności (split payment), czyli zrobiłeś przelew podzielony, możliwe będzie zaliczenie wydatku do kosztów bez konieczności składania zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego. Tak, split payment zwalnia z weryfikowania rachunku bankowego kontrahenta na białej liście.

 

Wiem, o co chcesz teraz zapytać: a co jeśli jest za późno na złożenie ZAW-NR i nie zrealizowałem przelewu podzielonego? Za chwilę do rozwiązania tej sytuacji wrócimy.

 

Omówmy jeszcze sytuacje, w których masz obowiązek opłacenia faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

 

Dla tych, którzy nie wiedzą czym jest ten mechanizm, dwa słowa wyjaśnienia – przelew podzielony jest realizowany w taki sposób, że kwota VAT trafia na rachunek VAT Twojego kontrahenta a kwota netto na jego rachunek firmowy. Jeżeli na fakturze znajduje się np. sprzęt elektroniczny, części do pojazdów samochodowych i motocykli, usługi budowlane i montażowe lub inny towar lub usługa wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT a kwota faktury przekracza 15 000 zł, Ty jako przedsiębiorca, masz obowiązek opłacenia faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

 

Uwaga! Dla celów split payment liczy się kwota faktury a nie transakcji.

 

 

Teraz może Cię zaskoczę.

 

Obowiązek podzielonej płatności dotyczy nie tylko przedsiębiorców, ale również m.in. osób, które rozliczają się w ramach tzw. najmu prywatnego i opłacają fakturę np. za usługi remontowe na kwotę powyżej 15 000 zł. W takich przypadkach często mamy sytuację patową, ponieważ, z tego co mi wiadomo, banki nie są chętne do zakładania rachunków rozliczeniowych dla takich osób, pomimo że według przepisów ustawy – Prawo bankowe powinny to robić.

 

Przykład

 

Załóżmy, że Marcin z Beatą prowadzą spółkę z o.o., która zatrudnia około dziesięciu osób. Spółka korzysta z obniżonej stawki podatku w wysokości 9% i na razie nie jest podatnikiem estońskiego CIT. Ze względu na dobrą ofertę, zarząd podjął decyzję jednorazowego zakupu kilku komputerów dla pracowników. Kwota faktury za ten sprzęt elektroniczny, który jest wymieniony w załączniku nr 15 do ustawy o VAT przekroczyła 15 tys. zł.

 

Aby spółka mogła zaliczyć ten wydatek w koszty, jest ona zobowiązana do zrealizowania przelewu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Inna niż przelew zapłata za pośrednictwem rachunku płatniczego (np. karta płatnicza, płatność online, BLIK) w tym przypadku będzie nieprawidłowa i pozbawi spółkę prawa do kosztów.

 

Jeżeli split payment w takich okolicznościach będzie pominięty, spółka utraci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów i będzie ryzykowała zapłatą sankcji w wysokości 30% VAT z tej faktury.

 

A co jeśli spółka już zleciła zwykły przelew a nie podzielony i wydaje się, że jest za późno, żeby uratować tę sytuację?

 

Na szczęście spółka ma jeszcze możliwość uchronienia się przed tymi konsekwencjami, pod warunkiem że np. kontrahent zwróci spółce środki a spółka ponownie zapłaci za komputery, tym razem z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

 

Na koniec, zgodnie z obietnicą, wróćmy do przykładu, w którym zrobiłeś przelew firmie informatycznej z tytułu opieki IT za dany miesiąc na kwotę 2460 zł. Ten przelew zleciłeś na rachunek spoza białej listy. Kwota transakcji, czyli wynikająca z umowy przekroczyła 15 tys. zł.

 

Na szczęście w tej sytuacji też jest możliwość uratowania kosztów i nieponiesienia odpowiedzialności solidarnej za VAT kontrahenta w razie np. otrzymania zwrotu i ponownym wykonaniu przelewu, ale już w prawidłowy sposób.

Autor wpisu: Marek Golec
Doradca podatkowy, który jest również inwestorem i przedsiębiorcą. Współwłaściciel kancelarii księgowo-podatkowej działającej pod markami Mistrz Podatków i Wynajmistrz.pl. Absolwent ekonomii i finansów międzynarodowych uczelni Université Sorbonne Paris Nord we Francji. Rozumie biznesy klientów oraz uczestników szkoleń i co ważne, mówi o podatkach naprawdę prostym językiem.

Zapisz się na newsletter i otrzymaj
ZA DARMO kalkulator podatkowy

  • W ramach subskrypcji mojego newslettera otrzymasz autorski kalkulator podatkowy.
  • Przeprowadzisz w nim analizę formy opodatkowania dla Twojej firmy.
  • Zobaczysz, która forma działalności jest dla Ciebie najkorzystniejsza podatkowo (np. JDG, sp. z o.o.).
  • Uzyskasz dostęp do nagrania video, które jest praktyczną instrukcją obsługi kalkulatora.

Sprawdź inne wpisy, które Cię zainteresują:

AUTOR: Marek Golec
Podatek dochodowy 0

PIT -38 – Jak rozliczyć podatek od kryptowalut?

Inwestujesz w kryptowaluty? Do 30 kwietnia masz czas na złożenie PIT-38. Poznaj zasady i zobacz na przykładach, jak to zrobić...

AUTOR: Marek Golec
Działalność gospodarcza ZUS 0

Rząd przywraca zryczałtowaną składkę zdrowotną?

Czy zapowiedziane nowe zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne będą korzystne dla wszystkich przedsiębiorców? Ile zyskasz, a może ile stracisz od 1 stycznia 2025...

AUTOR: Marek Golec
Działalność gospodarcza Optymalizacja podatkowa Spółki 0

Kiedy spółka z o.o. jest korzystniejsza od JDG?

Jak na pierwszy rzut oka można stwierdzić co się bardziej opłaca - JDG czy spółka z o.o.? Czy przy osiąganiu niewysokich dochodów spółka z o.o. ma sens? Dlaczego niektórzy przedsiębiorcy omijają skalę...

Dyskusja

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *