Dlatego przy zawieraniu takich umów należy zadbać o kwestie formalne.
Zapraszam Cię do obejrzenia filmu na kanale YouTube Mistrza Podatków, w którym odpowiem na pytanie:
Ponadto z filmu dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Oprócz zrozumienia jak działa podwójne opodatkowanie oraz jak w legalny i bezpieczny sposób można wpłynąć na jego pomniejszenie, należy również poznać prawne aspekty związane z prowadzeniem spółki.
Niestety wielu właścicieli spółek prowadzi je w partyzancki sposób, chociażby poprzez niewłaściwie zawieranie umów. Czasami, o zgrozo, umowy w ogóle nie są zawierane i to oczywiście w sytuacjach kiedy powinny być zawarte.
Co tyczy się przepływów pieniężnych między wspólnikami a spółką, one też często nie są właściwie dokumentowane.
Takie sytuacje są bardzo ryzykowne, o czym za chwilę się dowiesz.
Dla uproszczenia, w tym artykule skoncentrujemy się na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, choć dla innych spółek kapitałowych, czyli akcyjnej i prostej spółki akcyjnej zasady są zbliżone.
Powiemy sobie o takich sytuacjach, kiedy spółka chce zawrzeć z jej członkiem zarządu jakąś umowę. Może to być umowa o pracę, umowa współpracy na zasadzie B2B, umowa zlecenia, umowa o dzieło czy na przykład umowa pożyczki.
Jak wynika z art. 210 § 1 ustawy – Kodeks spółek handlowych (K.s.h.), w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Domyślam się, że w Twojej spółce nie ma rady nadzorczej, ponieważ jest to organ obowiązkowy, w sytuacji gdy kapitał zakładowy jest wyższy niż 500 tys. zł a wspólników jest więcej niż 25.
Oba warunki muszą być spełnione łącznie, aby wymagana była rada nadzorcza.
Jednak nawet w takiej sytuacji niekoniecznie trzeba powoływać radę nadzorczą, ponieważ w jej miejsce można ustanowić komisję rewizyjną. W razie ustanowienia komisji rewizyjnej, siłą rzeczy spółki nie będzie reprezentowała rada nadzorcza w przypadku relacji z członkiem zarządu, więc znaczącą rolę nadal będzie miał pełnomocnik.
Wracając do mniejszych spółek, zazwyczaj tak się dzieje, że jej właściciele jednocześnie są członkami zarządu lub chociażby jeden z nich nim jest.
Dopiero z upływem czasu, kiedy spółka się rozwija, udziałowcy mogą sobie pozwolić na powołanie profesjonalnego zarządu.
Nieważne w naszych rozważaniach jest czy zarząd jest profesjonalny czy członkiem zarządu jest udziałowiec. Jak już wiesz z przytoczonego przepisu, jeśli spółka będzie zawierała umowę z członkiem zarządu, wtedy takiej umowy w imieniu spółki nie może jej podpisać inny członek zarządu czy prokurent.
Jako ciekawostkę powiem Ci, że słyszałem o takich sytuacjach, kiedy ta sama osoba podpisywała się na dokumencie zarówno w imieniu spółki, jak i swoim.
To już jest naprawdę rażący błąd.
Ważne, że Ty jesteś świadomy, że jeśli umowa będzie zawierana między Twoją spółką a jej członkiem zarządu (możesz to być Ty lub ktoś inny) i nieważne czy ta osoba będzie udziałowcem czy nie, to w imieniu spółki umowę podpisze najprawdopodobniej pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Przedstawmy sobie na przykładzie jak to w praktyce się odbywa.
Spółka o przykładowej nazwie Martyna i Marcin sp. z o.o. ma dwóch udziałowców – Martynę i Marcina. Oboje są członkami zarządu.
W pewnym momencie podjęli decyzję, że Marcin będzie świadczył usługi specjalistyczne na rzecz spółki, na zasadzie umowy współpracy, w ramach swojej działalności gospodarczej. Co ważne, wykonywane czynności nie będą w żaden sposób pokrywały się z tym co Marcin wykonuje w ramach pełnienia funkcji członka zarządu.
To bardzo ważne z formalnego punktu widzenia.
Tak więc Marcin i Martyna spotykają się na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników i podejmują uchwałę o powołaniu pełnomocnika na podstawie art. 210 § 1 ustawy – Kodeks spółek handlowych (K.s.h.).
Tym pełnomocnikiem jest Zuzanna – siostra Martyny. Zuzanna jako pełnomocnik spółki podpisuje w imieniu spółki umowę z Marcinem. W tej sytuacji umowa jest ważna.
Pamiętaj jednak o tym, żeby w dokumentacji spółki należycie zachować uchwałę i umowę, aby uniknąć zarzutu, że czynność jest nieważna, ponieważ może to nieść ze sobą poważne konsekwencje, w tym wyrzucenie spółce takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Częstym błędem wielu właścicieli spółek jest zasilanie spółki pieniędzmi bez zadbania o odpowiednią dokumentację.
Wielu przypadkach tak się dzieje, że realizowany jest po prostu przelew z konta wspólnika na rachunek bankowy spółki, bez żadnej umowy.
Poza tym, że czynność jest nieważna, to przecież nie wiadomo, ile miałoby wynosić oprocentowanie, na jaki okres miałaby zostać udzielona pożyczka, poza tym nie wiadomo czy rzeczywiście to jest pożyczka czy może jakaś inna czynność prawna.
Zakładam, że Ty takiej partyzantki nie uprawiasz.
W przypadku zawarcia umowy pożyczki z własną spółką, jak najbardziej trzeba zadbać o formalności, o których przed chwilą sobie powiedzieliśmy na przykładzie spółki Martyny i Marcina. Jednak oprócz powołania pełnomocnika (w naszym przykładzie to była Zuzanna) trzeba zadbać o jeszcze jedną istotną rzecz.
Już Ci mówię o co chodzi.
Jak wynika art. 15 § 1 ustawy – Kodeks spółek handlowych, zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Posłużmy się teraz drugim przykładem z udziałem tych samych bohaterów.
Martyna udziela spółce pożyczki. Nieważne, że w umowie spółki Martyna i Marcin postanowili, że do zaciągania zobowiązań na kwotę przekraczającą dwukrotność kapitału zakładowego nie jest wymagana uchwała zgromadzenia wspólników.
Nota bene, wspólnicy mogli też postanowić, że uchwała zgromadzenia wspólników jest wymagana od jakiejś wyższej kwoty (np. 200 tys. zł). Tytułem dopowiedzenia, taki zapis nożna nanieść do umowy spółki, ale notarialnie.
Wracając do głównego wątku, z zacytowanego przed chwilą przepisu wynika, że w razie gdy umowa pożyczki jest zawierana z członkiem zarządu, wtedy dla ważności umowy potrzebna jest dodatkowa uchwała zgromadzenia wspólników, w której to wspólnicy wyrażają zgodę na zawarcie umowy pożyczki członkiem zarządu.
Co ważne, tutaj wspomniany przed chwilą zapis w umowie spółki lub kwota nie mają znaczenia. Swoją drogą uważaj na prokurenta, bo on też jest wymieniony w art. 15 § 1 K.s.h.
Odnośnie naszego drugiego przykładu, w którym Martyna udziela pożyczki swojej spółce, w której jednocześnie pełni funkcję członka zarządu, oprócz uchwały powołującej pełnomocnika, powinna zostać podjęta druga uchwała, dotycząca wyrażenia zgody na udzielenie takiej pożyczki.
Pełnomocnikiem w tym przypadku również jest Zuzanna.
Zapewne Marcin z Martyną zadbają o to, żeby obie uchwały oraz umowa pożyczki zostały należycie zachowane w dokumentacji spółki, aby nie doszło do sytuacji pojawienia się zarzutu, że umowa pożyczki jest nieważna.
Z art. 210 § 2 K.s.h. można wywnioskować, że w przypadku, gdy wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest zarazem jedynym członkiem zarządu, wtedy nie należy powoływać pełnomocnika.
Pomimo, że nie trzeba powołać pełnomocnika, to formalności i tak są bardziej wymagające.
Dzieje się tak dlatego, że czynność prawna między wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.
Warto, żebyś wiedział, że o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Mówiąc prostym językiem, jeżeli zawierana jest umowa między członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o., której ten członek zarządu jest jedynym właścicielem, wtedy czeka go wizyta u notariusza.
Co prawda z przypisów wynika, że wymogu zachowania formy aktu notarialnego nie ma, jeśli taka czynność jest dokonywana przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Nie będziemy już tutaj wchodzić w szczegóły, jednak pamiętaj, że jeśli prowadzisz jednoosobową spółkę z o.o., której jesteś zarazem właścicielem oraz jedynym członkiem zarządu, wtedy pełnomocnik na pewno niczego nie zdziała, jeśli chodzi o umowę zawieraną między Tobą a spółką.
Pamiętaj, że jeśli umowa zostanie niewłaściwie podpisana, będzie ona nieważna.
Wróćmy do dwuosobowej spółki z o.o. Niech to nadal będzie nadal spółka Martyny i Marcina.
Przejdźmy do trzeciego przykładu.
Co by było, gdyby pełnomocnikiem nie była Zuzanna, ponieważ wspólnicy podjęliby decyzję, że pełnomocnikiem przy zawieraniu przez spółkę umów z Martyną byłby Marcin a z Marcinem – Martyna. Przypominam, że oboje, oprócz tego, że są udziałowcami spółki, są również członkami zarządu.
Pytanie sprowadza się do tego, czy członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki i w komparycji umowy występować w roli pełnomocnika reprezentującego spółkę a nie członka zarządu.
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Orzecznictwo w tym zakresie nie jest jednolite.
Jednak w tej sprawie stanowisko zajął Sąd Najwyższy i wskazał, że członek zarządu nie może reprezentować spółki przy zawieraniu umów z drugim członkiem zarządu.
Tak jak wspomniałem, orzecznictwo w tej kwestii nie jest jednolite, natomiast po co miałbyś tracić energię na ewentualne spory, gdyby organ podatkowy, przy sprawdzaniu ważności umowy, stanął na stanowisku wyrażonym przez Sąd Najwyższy.
Zakładam, że Twoim celem jest rozwijanie biznesu a nie uczestniczenie w niepotrzebnych sporach z organami podatkowymi.
Aby skończyć omawianie trzeciego przykładu, Martyna i Marcin, z powodów przed chwilą przytoczonych, ostatecznie powołali na pełnomocnika Zuzannę.
Jak już zostało wspomniane w tym artykule, w przypadku zawarcia umowy między spółką a jej członkiem zarządu w niewłaściwy sposób, ta umowa jest po prostu nieważna.
Sąd Najwyższy też wskazał, że świadczenia spełnione w efekcie wykonania nieważnej umowy trzeba traktować jako nienależne.
Odnośnie aspektów podatkowych, wypłacanie wynagrodzenia czy np. odsetek z tytułu nieważnej umowy będzie wiązało się z wyrzuceniem spółce tych wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Czy wiesz, że możesz odliczyć VAT nawet wtedy, gdy nie doliczasz go do swoich usług? Albo przy dużych inwestycjach zaoszczędzić na VAT nawet setki tysięcy złotych? przedstawiam 4 sytuacje, gdy VAT jest dla...
Od listopada 2024 r. będziesz mógł zaoszczędzić na składkach ZUS nawet 1600 zł rocznie. Dowiedz się, jak to...
Czy wiesz ile wynosi efektywny podatek, gdy spółka korzysta z estońskiego CIT? Oprócz atrakcyjnego opodatkowania, podatek estoński daje możliwość reinwestowania 100% wypracowanego kapitału, chociaż na tym polu...
