Planujesz założyć spółkę z o.o. lub już to zrobiłeś i zastanawiasz się, co powinno być Twoim kolejnym krokiem?

Zapraszam Cię do obejrzenia filmu, w którym omawiam dwie kategorie formalności (wewnętrzne i wobec organów), które musisz dopełnić, aby uniknąć ewentualnych kar i problemów prawnych:

Założyłeś Spółkę z o.o.? Sprawdź, Czy Dopilnowałeś Tych Formalności!

Z tego filmu dowiesz się:

• Jakie kroki należy podjąć zaraz po założeniu spółki z o.o.
• Jakie są najważniejsze formalności wewnętrzne do wykonania.
• Jakie formalności muszą być dopełnione wobec organów.
• W którym momencie warto założyć spółkę, jeśli chcesz wybrać estoński CIT.
• Jak uniknąć kar związanych z niedopełnieniem obowiązków formalnych.

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓

Co musisz zrobić po założeniu spółki z o.o.

Formalności wewnętrzne (korporacyjne):

1. Wpłata kapitału zakładowego

Kapitał zakładowy powinien być wpłacony w dniu podpisywania umowy spółki. To istotne, ponieważ składając wniosek do sądu rejestrowego oświadcza się, że kapitał został pokryty. Jeżeli wpłata na rachunek bankowy następuje dopiero po kilku dniach lub tygodniach, stanowi to pewne niezgodności formalne.

W przypadku spółek z minimalnym kapitałem zakładowym (5 tys. zł), nie powinno być żadnego kłopotu, aby wspólnicy wpłacili tę kwotę w gotówce do kasy spółki i odnotowali to w raporcie kasowym. W ten sposób zapewnia się, że kapitał zakładowy jest faktycznie pokryty przed wysłaniem wniosku do sądu rejestrowego.

2. Założenie rachunku bankowego

Po wpisaniu spółki do rejestru przedsiębiorców KRS należy jak najszybciej założyć rachunek bankowy. Jest to niezbędne, aby spółka mogła dokonywać i przyjmować płatności. Bez rachunku bankowego trudno jest prowadzić działalność gospodarczą. Dlatego tak ważne jest, aby zaraz po rejestracji spółki założyć konto firmowe.

Dobra wiadomość – można to zrobić online! To duża oszczędność czasu, prawda? Zapytaj o taką możliwość w wybranym banku.

3. Zwrot udziałowcowi kosztów poniesionych na rejestrację spółki, w tym opłat prowizyjnych

Jeśli zakładamy spółkę przez portal S24, opłata rejestracyjna wraz z drobną prowizją jest realizowana za pomocą szybkich przelewów. Jeden z udziałowców dokonuje tej opłaty z prywatnego rachunku bankowego, a spółka powinna mu ten wydatek w dokładnie tej samej kwocie zwrócić. Można to zrobić albo ze środków, które są w kasie spółki, co oczywiście należy odnotować w raporcie kasowym, lub przelewem po założeniu konta bankowego.

4. Uchwała zgromadzenia wspólników w sprawie udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania umów cywilno-prawnych z członkiem zarządu

Warto podjąć uchwałę zgromadzenia wspólników, która udziela pełnomocnictwa do podpisywania umów cywilno-prawnych z członkiem zarządu. Pełnomocnik, działając w imieniu spółki, może podpisywać umowy z członkami zarządu, co zabezpiecza prawomocność takich umów. Bez tego umowy podpisane przez inne osoby mogą być nieważne, co niesie za sobą ryzyko prawne i podatkowe.

Więcej na ten temat możesz dowiedzieć się z artykułu Po co spółce pełnomocnik? Rola i funkcje jakie pełni

5. Sporządzenie i podpisanie księgi udziałów

Księga udziałów to dokument, który powinien być założony i podpisany zaraz po założeniu spółki. Zawiera ona informacje o wszystkich udziałowcach, ich udziałach oraz wartości tych udziałów, co jest kluczowe dla prawidłowego ewidencjonowania struktury właścicielskiej spółki i zapewnienia transparentności w kwestii własności. W przypadku jakichkolwiek zmian w składzie udziałowców lub liczby udziałów, konieczna jest aktualizacja tej księgi.

6. Umowa użyczenia lub najmu adresu dla celów siedziby

Spółka musi posiadać adres siedziby, który można uzyskać chociażby poprzez skorzystanie z usług wirtualnego biura lub wynajęcie biurka w coworkingu. Rejestracja spółki pod adresem mieszkalnym nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ adres ten jest publicznie dostępny.

Ważne jest, aby zawrzeć umowę użyczenia lub najmu, która formalnie potwierdzi adres siedziby spółki. Taki dokument jest również pomocny przy rejestracji do VAT. Jeśli spółka korzysta z adresu użyczonego, należy pamiętać o rozpoznawaniu przychodu z nieodpłatnych świadczeń z tego tytułu.

7. Podpisanie umowy z biurem rachunkowym

Oprócz podpisania umowy użyczenia lub najmu adresu dla celów siedziby, należy zadbać o nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym. No chyba, że znasz się na księgowości, nadążasz za zmianami podatkowymi i posiadasz infrastrukturę do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Gdybyś jednak szukał biura rachunkowego, odezwij się do naszej kancelarii https://biuro.mistrzpodatkow.pl/

8. Podjęcie uchwały w sprawie sporządzania sprawozdań finansowych dla jednostek małych

Warto rozważyć przyjęcie uproszczonych zasad sporządzania sprawozdań finansowych dla małych jednostek, ale nie mikro, ponieważ dokumenty przygotowane w ten sposób są wygodniejsze do analizy i bardziej czytelne.

Ważne! Regularne przeglądanie bilansów oraz rachunków zysków i strat umożliwia bieżące monitorowanie sytuacji finansowej spółki i podejmowanie świadomych decyzji biznesowych.

9. Uchwała zarządu w sprawie zasad polityki rachunkowości

Spółka z o.o. musi posiadać politykę rachunkowości, która określa zasady prowadzenia księgowości w firmie. Warto, aby zarząd formalnie przyjął taką politykę. Biura rachunkowe często oferują wsparcie w tym zakresie, dostarczając gotowe wzory polityki rachunkowości. W naszej kancelarii również oferujemy takie wzory naszym klientom. Przyjęcie polityki rachunkowości jest istotne dla zapewnienia prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i zgodności z przepisami prawa.

I ponownie, jeśli potrzebujesz wsparcia w założeniu spółki, prowadzeniu księgowości, albo chciałbyś się skonsultować z doradcą podatkowym, skontaktuj się z naszą kancelarią: https://biuro.mistrzpodatkow.pl/

Formalności wobec organów:

1. Złożenie deklaracji PCC-3

Na to jest bardzo mało czasu, tylko 14 dni od podpisania umowy spółki. Często zarząd nie zdąża złożyć PCC-3 w terminie. W takich przypadkach ważne jest, aby złożyć również zawiadomienie czynny żal, które może pomóc uniknąć kar.

2. Zapłata podatku od czynności cywilnoprawnych

Zapłata PCC również musi nastąpić w ciągu 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki. Podatek wynosi 0,5% od kwoty kapitału zakładowego minus koszty związane z założeniem spółki. Na przykład, jeśli kapitał zakładowy wynosi 5 tys. zł, a koszty rejestracji to 350 zł, podatek do zapłaty wyniesie 23 zł.

3. Złożenie formularza NIP-8

Tutaj mamy więcej czasu – 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS. Na formularzu NIP-8 podajemy między innymi rachunek bankowy spółki, który będzie widniał na białej liście oraz informacje o płatniku składek ZUS, jeśli spółka będzie zatrudniać np. pracowników.

4. Złożenie zawiadomienia o osobie odpowiedzialnej za obliczanie i pobieranie podatków

Zgodnie z art. 31 ustawy – Ordynacja podatkowa, trzeba wskazać osobę, która będzie odpowiedzialna za obliczanie i pobieranie podatków w spółce. Warto wybrać osobę skrupulatną i zorganizowaną, która będzie pilnować tych ważnych kwestii.

5. Złożenie formularza VAT-R

Jeśli chcesz, aby Twoja spółka została czynnym podatnikiem VAT, należy złożyć formularz VAT-R.

Terminy różnią się w zależności od sytuacji:

• Jeśli rezygnujemy ze zwolnienia z VAT, formularz należy złożyć przed pierwszym miesiącem wykonywania czynności opodatkowanych.
• Jeśli natomiast tracimy prawo do zwolnienia z VAT, na przykład przekraczając limit 200 tysięcy złotych lub zaczynając świadczyć np. usługi doradcze, formularz trzeba złożyć co najmniej dzień przed utratą prawa do zwolnienia.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, kiedy opłaca się być VAT-owcem, polecam przeczytanie artykułu Kiedy warto być VAT-owcem? 4 kluczowe sytuacje

6. Złożenie formularza ZAW-RD (estoński CIT)

Jeśli spółka decyduje się na estoński CIT, konieczne jest złożenie formularza ZAW-RD do końca pierwszego miesiąca. Dlatego warto założyć spółkę na początku miesiąca, aby mieć wystarczająco dużo czasu na dopełnienie wszystkich formalności. Zdarzały się sytuacje, w których spółka założona dwudziestego któregoś dnia miesiąca nie zdążyła złożyć formularza na czas, ponieważ pozostało zaledwie kilka dni na jego przygotowanie, a zarząd był zajęty innymi sprawami. Niedotrzymanie tego terminu może spowodować nie lada komplikacje.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat estońskiego CIT, zachęcam Cię do przeczytanie artykułu Estoński CIT: niższy podatek, lepszy cashflow

A jeśli chcesz dowiedzieć się, czy korzystniejsza podatkowo będzie spółka na zwykłym CIT lub na estońskim CIT, policz to ZA DARMO w naszym autorskim kalkulatorze podatkowym.

7. Zgłoszenie właściwych osób do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Na to mamy 14 dni od dnia wpisu spółki do KRS. Teoretyczne kary za niedopełnienie tego obowiązku są wysokie, więc warto zgłosić do CRBR właściwe osoby w wymaganym terminie. W praktyce są to najczęściej udziałowcy i członkowie zarządu.