Krajowy System e-Faktur (KSeF) – o co w nim chodzi?

(AKTUALIZACJA: 23 MAJA 2024)

Dlaczego powinieneś zrozumieć KSeF?

Jak już pewnie dobrze wiesz, termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Może teraz Cię zaskoczymy. Czy wiesz, że nawet jeśli nie masz zarejestrowanej firmy, obowiązkowy KSeF także Ciebie może dotyczyć? Tym bardziej zachęcamy Cię do uważnego przeczytania artykułu.

Na wstępie jeszcze zaznaczmy, że KSeF już funkcjonuje, jednak na tę chwilę jest dobrowolny.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to darmowy, cyfrowy system stworzony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Z jednej strony, ma umożliwić przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Co to takiego?

Faktura ustrukturyzowana to taka, która przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną, podobnie zresztą jak Jednolity Plik Kontrolny.

Zauważ więc, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF dojdzie do istnej rewolucji.

W wielu przypadkach skończy się otrzymywanie faktur papierowych czy nawet elektronicznych np. w postaci pliku PDF. Pewnie zadajesz sobie pytanie, jak swobodnie odczytać dane z faktury w formacie xml. Już Ci tłumaczymy.

Możliwa będzie wizualizacja faktury ustrukturyzowanej, więc będziesz mógł swobodnie jej się przyjrzeć i ją przeanalizować w trybie wizualizacji.

Z drugiej strony, jak zapewne się domyślasz, Krajowy System e-Faktur sprawi, że organy podatkowe będą miały dostęp do znacznie większej ilości informacji na temat podatników czy transakcji.

Kogo to ma dotyczyć?

Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie tylko dla przedsiębiorców.

Niestety, musimy Cię zaskoczyć.

Dotknie on również niektóre osoby fizyczne, niebędące przedsiębiorcami.

Taka sytuacja może mieć miejsce np. w razie wynajmu nieruchomości przez osobę fizyczną, która nie ma zarejestrowanej pozarolniczej działalności gospodarczej, ponieważ rozlicza najem w źródle przychodów, którym jest tzw. najem prywatny.

Jeśli taka osoba wynajmuje nieruchomość jakiemuś przedsiębiorcy i udokumentuje tę czynność fakturą (nawet ze zwolnieniem z VAT), będzie ona wystawiona w KSeF.

Doprecyzujmy, że nie musi być to wynajem nieruchomości, ale chociażby samochodu np. własnej spółce.

Idąc dalej, obowiązkowy KSeF może Cię również dotyczyć jeśli np. prowadzisz działalność nierejestrowaną i dokonujesz sprzedaży na rzecz przedsiębiorcy, którą dokumentujesz fakturą.

Dlaczego tak to ma wyglądać?

Ponieważ regulacje dotyczące KSeF są zawarte w ustawie o VAT. A z ustawy o VAT wynika, że to właśnie podatnicy a nie przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

I teraz przechodzimy do bardzo istotnej kwestii.

Mianowicie, podatnikiem VAT (nie ważne czy czynnym czy zwolnionym) jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, ale w rozumieniu ustawy o VAT.

Czym jest zatem działalność gospodarcza w rozumieniu tejże ustawy?

Jest to wszelka działalność producentów, handlowców i usługodawców. Zatem, wynajem czy świadczenie usług w ramach działalności nierejestrowanej to działalność usługowa. Drobny handel w Internecie to działalność handlowa.

Zatem osoby wynajmujące czy prowadzące działalność nierejestrowaną są podatnikami VAT. Najprawdopodobniej są podatnikami zwolnionymi z VAT, ale jednak są podatnikami.

Wyraźnie w tym miejscu podkreślam, że docelowo KSeF ma stać się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT oraz dla podatników VAT zwolnionych.

Żeby była jasność, Krajowy System e-Faktur będzie przede wszystkim dotyczył przedsiębiorców, ponieważ to głównie oni są podatnikami VAT (czynnymi lub zwolnionymi), jednak chcę Cię uczulić, że KSeF nie tylko ich będzie dotyczył.

Jak odczujemy obowiązkowy KSeF?

Z punktu widzenia podatnika czy użytkownika, zmiany będą pozytywne, jak i negatywne.

Nie będzie też możliwe stosowanie pewnych praktyk, które aktualnie są niedozwolone, choć pewnie przez niektórych stosowane.

Przyjrzyjmy się wspomnianym kwestiom.

Pozytywy:

• Zarządzanie fakturami ma być szybsze i wygodniejsze (praktycznie w obrębie jednego środowiska);
• Zmniejszy się ilość typów dokumentów. Ostatecznie znikną m.in.:

– noty korygujące (błędy będą poprawiane tylko poprzez faktury korygujące),

– faktury uproszczone (paragony z NIP),

– faktury wystawiane za pomocą kas fiskalnych (odczujemy to głównie na stacjach benzynowych),

– duplikaty faktur (wszystkie faktury będą zapisane i widoczne w systemie, więc skoro nic nie zginie, to zbędne będą duplikaty);

• Termin na zwrot VAT jest skrócony z 60. do 40. dni. w razie wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych;
• Zastąpienie faktur papierowych i elektronicznych ustrukturyzowanymi sprawi, że odbiór faktur będzie znacznie szybszy i wygodniejszy (faktury nie będą się gdzieś zapodziewać i nie będzie się trzeba upominać o fakturę u kontrahenta).

Tyle o pozytywnych aspektach Krajowego Systemu e-Faktur. Poruszmy teraz mniej przyjemne strony.

Negatywy:

• Dostosowanie się oraz dostosowanie procesów do narzuconego systemu;
• Brak możliwości anulowania faktury (wprowadzając fakturę do KSeF, trafi ona do obrotu);
• W przypadku sprzedaży towarów na rzecz przedsiębiorców, wysyłka faktury wraz z zamówieniem nie będzie możliwa (tylko elektroniczne przesyłanie faktur poprzez KSeF).

Czego nie będzie się robić?

• System uniemożliwi wystawianie faktur z datą wsteczną (z formalnego punktu widzenia, aktualnie też jest to niedozwolone);
• Niemożliwe będzie „podmienienie” faktury (z formalnego punktu widzenia, aktualnie też jest to niedozwolone).

Jak będzie wyglądało wystawianie faktur?

Możliwe będzie korzystanie z dedykowanych narzędzi dostępnych w systemie KSeF lub zintegrowanie własnego oprogramowania z systemem, poprzez odpowiedni klucz zwany API.

Po wystawieniu faktur w programie, będą one automatycznie przesyłane do systemu KSeF, gdzie zostaną zarchiwizowane i udostępnione zarówno dla wystawiającego fakturę, jak i dla odbiorcy faktury.

Po wstępnej analizie uważamy, że integracja z zewnętrznym oprogramowaniem do wystawiania faktur będzie lepszym rozwiązaniem, ponieważ jest duża szansa, że KSeF nie będzie tak intuicyjny jak dostępne oprogramowania.

Dostawcy oprogramowań już kładą nacisk na „automatyzację procesów”, co znacznie ułatwi i przyspieszy proces wystawiania faktur.

Oczywistością jest to, że wystawiane faktury aktualnie zawierają swój numer, natomiast po wprowadzeniu KSeF każda wystawiona faktura otrzyma dodatkowo swój unikalny numer, czyli „numer KSeF”.

Będzie on składał się z kilku elementów:

• NIP sprzedawcy,
• data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD,
• część techniczna składająca się z 6 znaków każda (wartości generowane automatycznie),
• suma kontrolna (wartość wyliczana automatycznie)

Co istotne, korzystanie z KSeF będzie wiązało się nie tylko z wystawianiem faktur, ale również z ich wysyłaniem do systemu. Jest to bardzo istotne, ponieważ zgodnie z założeniami, co do zasady, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak będzie wyglądało odbieranie faktur?

Po zalogowaniu się do systemu, użytkownik będzie miał możliwość odbioru swoich faktur zakupowych, które rzecz jasna, wystawili mu jego kontrahenci.

Wszystkie dokumenty będą również dostępne do podglądu, dzięki możliwości wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.

Zwróćmy jednak uwagę na kilka istotnych kwestii, czy nawet niebezpieczeństw.

• Opłacając odebrane faktury musisz zachowywać ostrożność. Za każdym razem upewnij się, że faktura na pewno dotyczy Twojej firmy. Mogą zdarzać się pomyłki i nie tylko.
• Przed wysyłką kompletu faktur do biura rachunkowego sprawdź czy wszystkie faktury są związane z działalnością Twojej firmy. Innymi słowy, upewnij się, że nie ma w nich wydatków prywatnych, czyli tzw. faktur wziętych przez pomyłkę na firmę. W razie zaistnienia takich okoliczności, koniecznie poinformuj o tym księgowego.

Kiedy nie wystawisz faktury w KSeF?

Wystawianie faktur poprzez KSeF nie zawsze będzie konieczne.

Fakturę jak dotychczas wystawisz, jeśli:

• nabywcą będzie konsument (jednak na zasadzie dobrowolności, będziesz mógł wystawić konsumentowi fakturę w KSeF) lub,
• faktury będą wystawione w procedurze OSS (One-Stop-Shop) lub IOSS (Import One-Stop-Shop).

Dodatkowo, może tak się przydarzyć, że wystąpi awaria systemu – po stronie Ministerstwa Finansów lub po Twojej stronie.

W takiej sytuacji wysyłka powinna nastąpić w terminie 7 dni roboczych od daty zakończenia awarii w przypadku awarii po stronie Ministerstwa Finansów lub następnego dnia w przypadku awarii po stronie podatnika.

Ciekawostka

Może Ci się wydawać, że wystawienie faktury zagranicznemu przedsiębiorcy będzie wyglądało tak jak do tej pory.

Nic bardziej mylnego…

Fakturę musisz wystawić poprzez KSeF, natomiast kontrahent jej nie otrzyma, ponieważ nie będzie korzystał z polskiego systemu. Pewnie zastanawiasz się, jak w takim razie dostarczyć ją do kontrahenta zagranicznego?

W takich okolicznościach, pomimo wystawienia faktury poprzez KSeF, będziesz dodatkowo zobowiązany do przekazania jej kontrahentowi zagranicznemu w uzgodniony z nim sposób (np. mailem).

Dodatkowo taka faktura musi posiadać obowiązkowy kod QR, aby było możliwe zweryfikowanie wysłanych poza KSeF faktur z dokumentami wystawionymi w systemie.

Kiedy wystawisz fakturę w KSeF nawet jeśli nie masz firmy?

Jak już w tym artykule zostało wspomniane, najem rozliczany w ramach tzw. najmu prywatnego czy działalność nierejestrowana to działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o VAT.

To samo zresztą dotyczy chociażby powtarzających się świadczeń niepieniężnych na podstawie art. 176 ustawy – Kodeks spółek handlowych. Jeśli to zagadnienie Cię interesuje, zachęcam do lektury artykułu Wynagrodzenie udziałowca z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych (art. 176 K.s.h.)

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i dana czynność jest, mówiąc potocznie „ovatowana”, masz obowiązek wystawienia faktury na rzecz podmiotu gospodarczego.

Jeśli jednak jesteś zwolniony z VAT, ale podmiot gospodarczy zażąda od Ciebie faktury, to musisz ją wystawić. Jak już się domyślasz, w przyszłości wystawisz ją w KSeF.

Przykład Julii

Julia wynajmuje, odziedziczony po babci, lokal usługowy. Nieruchomość jest wynajmowana przedsiębiorcy, który prowadzi tam salon fryzjerski.

Julia mieści się w rocznym limicie obrotu i korzysta ze zwolnienia z VAT – do 200 tys. zł.

Mimo to Julia będzie miała obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, w sytuacji gdy właściciel salonu fryzjerskiego zażąda od Julii wystawienia faktury.

Tak więc, faktury za wynajem lokalu, Julia będzie musiała wystawiać i wysyłać przedsiębiorcy za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Przykład Przemka

Przemek pracuje na etacie. Po godzinach, w ramach działalności nierejestrowanej, dorabia jako lektor w szkole językowej.

Co ciekawe, na gruncie ZUS, taka współpraca jest traktowana jak umowa-zlecenie.

W związku z tym, że Przemek ukończył 26 lat, to szkoła językowa, bez względu na to czy Przemek jeszcze studiuje czy nie, będzie musiała odprowadzać za niego przynajmniej składkę zdrowotną.

Jeśli Przemek wystawi fakturę szkole językowej, będzie ona musiała zostać wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.

Dwie wskazówki

Po pierwsze, jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, uwaga – dotyczy to też przedsiębiorców, możesz nie wystawiać faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jak to możliwe, skoro KSeF ma dotyczyć również podatników zwolnionych z VAT? Już tłumaczymy.

Jako podatnik zwolniony z VAT nie masz obowiązku wystawiania faktur.

Oczywiście, na żądanie klienta musisz wystawić fakturę, jednak miej świadomość, że Twój kontrahent może zaksięgować sobie koszt na podstawie innych dokumentów niż faktura.

Jeśli zatem nie wystawisz faktury, przy założeniu, że kontrahent jej nie zażąda, to rzecz jasna, w ogóle jej nie wystawisz, a co za tym idzie, nie wystawisz jej w KSeF.

Po drugie, chcemy zwrócić Twoją uwagę na kwestię ZUS przy działalności nierejestrowanej.

Być może w przypadku współpracy z podmiotem gospodarczym lepszym rozwiązaniem będzie po prostu zwykła umowa-zlecenie.

Kogo nie będzie dotyczył KSeF?

Przede wszystkim konsumentów, ponieważ nie są oni podatnikami w rozumieniu ustawy o VAT.

Przepisy wyłączają z KSeF również zagraniczne firmy, które nie mają w Polsce siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Wyłączenie dotyczy także podatników zagranicznych nieposiadających siedziby w Polsce, ale posiadających tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – pod warunkiem, że w transakcji nie zaangażowano polskiego oddziału firmy zagranicznej, a więc czynność była realizowana np. przez oddział zagraniczny.

Po co komu te zmiany?

Pewnie zastanawiasz się po co to wszystko?

Krajowy System e-Faktur to przede wszystkim kolejne narzędzie umożliwiające uszczelnienie systemu podatkowego.

Przyniesie korzyści, ale ma również wady.

Wdrożenie systemu może być wyzwaniem, ale w dłuższej perspektywie jest to krok do usprawnienia procesów księgowych w przedsiębiorstwie.

Jak się zapewne domyślasz, czynności sprawdzające będą dla fiskusa łatwiejsze, a kontrole podatkowe zapewne jeszcze bardziej trafne.

Tak naprawdę wiele czynności sprawdzających będzie przeprowadzana bez naszego udziału, ponieważ fiskus już otrzymuje Jednolite Pliki Kontrolne i dodatkowo na bieżąco będzie otrzymywał faktury wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur.

Ponadto, na mocy unijnej dyrektywy DAC7, w pewnych przypadkach, platformy cyfrowe będą zobowiązane do przesyłania organom podatkowym raportów dotyczących sprzedaży towarów lub świadczenia usług przez ich użytkowników.

Chyba wiele na to wskazuje, że możesz zatem chodzić uśmiechnięty po ulicy, nie będąc nawet świadomym, że w Twojej firmie odbywają się czynności sprawdzające.