Zamknięcie roku a współpraca z biurem rachunkowym

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓

Zamknięcie roku a współpraca z biurem rachunkowym

Na przełomie roku pamiętaj nie tylko o komplecie dokumentów

Jeśli czytałeś mój artykuł Jak nie stracić kosztów na przełomie roku?, to wiesz jak nie narazić się na niepotrzebne wydatki w związku z zamknięciem roku podatkowego przy współpracy z biurem rachunkowym.

Omówiłem w nim, w jaki sposób dostarczać dokumenty kosztowe w zależności od tego czy prowadzisz na przykład spółkę z o.o. czy indywidualną działalność gospodarczą.

Skompletowanie i dostarczenie do księgowości dokumentów przychodowych i kosztowych, to nie jedyny obowiązek przedsiębiorcy na przełomie roku.

Przy współpracy z biurem rachunkowym powinieneś również być świadomy obowiązku sporządzenia spisu z natury, domówienia z księgowym szczegółów w sprawie Twojego rocznego zeznania podatkowego i ewentualnie sprawozdania finansowego.

Omówmy po kolei te kwestie.

Spis z natury (remanent) na 31 grudnia

Przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani do sporządzenia na dzień 31 grudnia remanentu, czyli spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Wyceny należy dokonać w terminie do 14 stycznia.

Co istotne, przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą działalności handlowej, produkcyjnej lub nie wykorzystują w swojej działalności materiałów w celu świadczenia usług (np. budowlanych), wartość remanentu zapewne będzie zerowa.

Niemniej, mimo zerowej wartości spisu z natury, i tak należy go uwzględnić w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Innymi słowy, jeśli wartość Twojego remanentu jest zerowa, to i tak musisz go wykazać.

W razie prowadzenia działalności handlowej, produkcyjnej lub takiej, w której wykorzystywane są materiały do wykonania usługi (np. budowlanej), należy wykazać w spisie z natury m.in. towary i materiały, które były na stanie firmy na dzień 31 grudnia.

Wyceny dokonuje się w oparciu o cenę zakupu lub cenę nabycia.

Podpowiadam, że w większości przypadków korzystniejsze jest sporządzanie spisu z natury według cen zakupu względem sporządzania go według cen nabycia, ze względu na niższą wartość remanentu sporządzanego według cen zakupu.

Tym sposobem na koniec roku mniejsza kwota, mówiąc potocznie, „wyleci” Ci z kosztów.

Czasami wycena może być dokonana na podstawie cen rynkowych, jeśli są one niższe od ceny zakupu lub nabycia i to też podatkowo jest korzystne.

W razie gdy sporządzenie spisu z natury Ciebie dotyczy, poproś księgowego o jego wzór.

Księgowy powinien być pomocny przy wypełnieniu tego dokumentu od strony formalnej, jednakże pamiętaj, że to Ty wiesz co jest na stanie firmy.

Po sporządzeniu remanentu księgowy najprawdopodobniej poprosi Cię o dostarczenie skanu podpisanego spisu z natury na dzień 31 grudnia lub oświadczenia, że wartość remanentu wyniosła zero.

Co istotne, ryczałtowcy, zarówno w ramach tzw. najmu prywatnego, jak i działalności gospodarczej nie sporządzają spisu z natury.

Zeznanie roczne przy współpracy z biurem rachunkowym

Sporządzenie i elektroniczna wysyłka zeznania rocznego są zazwyczaj w cenie usługi biura rachunkowego, o ile składają się na nie wyłącznie elementy wynikające z umowy o świadczenie usług księgowych.

W sytuacji gdy w zeznaniu rocznym (najczęściej PIT-36) należy uwzględnić dodatkowe źródła przychodów, dochody małżonka, odliczenia i tak dalej, wtedy sporządzenie takiego zeznania powinno być traktowane jako odrębna usługa.

Jej koszt zapewne będzie uzależniony między innymi od liczby formularzy PIT-11, typów ulg oraz potrzebnych nakładów pracy.

Pragnę zwrócić Twoją uwagę na dość skomplikowany sposób rozliczenia zeznania PIT-28, jeśli jednocześnie prowadzisz działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem i rozliczasz najem prywatny.

Jeśli Twoją działalność gospodarczą rozlicza biuro rachunkowe a ryczałt z najmu prywatnego sam sobie wyliczasz, to naniesienie przychodów z najmu do PIT-28, w którym rozliczana jest również Twoja działalność gospodarcza może spowodować nie lada wyzwanie pod kątem wypełnienia tego zeznania ze względu na sposób wyliczania odliczeń (chociażby z tytułu składek zdrowotnych czy społecznych) i ich uwzględnienia w tym formularzu.

Tak więc, jeśli rozliczasz samodzielnie najem prywatny a biuro rachunkowe rozlicza Twoją działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem, zalecam skomunikowanie się z biurem rachunkowym w temacie rozliczenia Twojego PIT-28.

Gdybyś zdecydował się na sporządzenie i złożenie zeznania rocznego we własnym zakresie, należy poinformować o tym fakcie księgowego, od którego zapewne otrzymasz wszelkie informacje dotyczące tego, jakie dane powinny zostać uwzględnione w Twoim zeznaniu, w związku z rozliczaną przez biuro rachunkowe działalnością gospodarczą.

Przypominam, że termin na złożenie większości zeznań rocznych upływa z końcem kwietnia następnego roku.

Mam na myśli takie zeznania jak:

• PIT-28,
• PIT-36,
• PIT-36L,
• PIT-37,
• PIT-38,
• PIT-39.

Podkreślam, sporządzenie zeznań niemających związku z obsługą księgową wynikającą z umowy między Tobą a biurem rachunkowym zapewne będzie dodatkowo płatne.

Jeśli chodzi o termin na złożenie zeznania rocznego w przypadku spółek z o.o. i innych będących podatnikami CIT, przypada na koniec 3-go miesiąca roku następnego.

Jeśli rok podatkowy spółki kończy się w grudniu, wtedy termin na złożenie zeznania rocznego CIT-8 w przypadku spółek na zwykłym CIT czy CIT-8e w przypadku spółek na estońskim CIT, jest do końca marca następnego roku.

W tym samym terminie swoje zeznania roczne (CIT-8FR) będą składały fundacje rodzinne.

Sprawozdanie finansowe

Sprawozdania finansowe są sporządzane w strukturze logicznej JPK_SF i podpisywane tylko w formie elektronicznej.

Oznacza to obowiązek sporządzenia i elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego w terminie do końca marca, w przypadku tych podmiotów, dla których rok podatkowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym.

Pamiętaj, że taka forma podpisu jest opatrzona dokładną datą i godziną.

Chyba zgodzisz się ze mną, że dobrze byłoby, gdyby termin złożenia podpisu został dotrzymany.

Warto mieć na uwadze, że pomimo 6-miesięcznego terminu na zatwierdzenie sprawozdania finansowego, licząc od dnia bilansowego (czyli końca roku obrotowego), termin na jego sporządzenie jest 3-miesięczny.

Pewnie zastanawiasz się, jaka jest różnica między sporządzeniem a zatwierdzeniem.

Sprawozdanie finansowe sporządza zarząd z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych a na dalszym etapie zgromadzenie wspólników w formie uchwały je zatwierdza i w ramach osobnej uchwały decyduje odnośnie podziału zysku lub pokrycia straty.

W tym artykule pomijam zagadnienie ewentualnego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.

Idąc dalej, spółki prawa handlowego prowadzące księgi rachunkowe, czyli na przykład spółki z o.o. nie mają obowiązku składania sprawozdania finansowego do organu podatkowego, gdyż zamieszczenie sprawozdania finansowego w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Uff, o jeden formalny obowiązek mniej 🙂

Nadmienić jednak należy, że sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej muszą jednak złożyć:

• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, w terminie obowiązku złożenia zeznania podatkowego za dany rok, czyli do końca kwietnia (mowa tutaj o przedsiębiorcach prowadzących indywidualne działalności gospodarcze), oraz
• podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe, w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (mowa tutaj m.in. o fundacjach rodzinnych).