Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, pewnie jesteś świadomy, że dokumenty za grudzień powinieneś dostarczyć na początku stycznia.
To również najwyższa pora na przekazanie „zachomikowanych” dokumentów z poprzednich miesięcy.
W razie ich dostarczenia w późniejszym terminie, co do zasady, nie będą one mogły być zaksięgowane w kolejnych miesiącach, czyli już w nowym roku.
Jeśli chcesz uniknąć niepotrzebnych błędów i wydatków, zapraszam Cię do obejrzenia filmu ↓↓
Z tego filmu dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Jeśli jesteś klientem biura rachunkowego, pewnie jesteś świadomy, że dokumenty dotyczące kończącego się roku powinieneś dostarczyć w terminie przekazania dokumentów za grudzień, czyli na początku stycznia.
Mam tutaj na myśli głównie dokumenty grudniowe, jednak jeśli przypadkiem gdzieś „zachomikowałeś” dokumenty z poprzednich miesięcy, początek stycznia to najwyższa pora, żebyś je odnalazł i dostarczył.
W razie ich dostarczenia w późniejszym terminie, co do zasady, nie będą one mogły być zaksięgowane w kolejnych miesiącach, czyli już w nowym roku.
W związku z tym, to w Twoim interesie jest dostarczenie kompletu dokumentów za grudzień Twojemu biuru rachunkowemu, abyś nie stracił prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Oczywiście, w przypadku spóźnialskich jest jeszcze możliwość dokonania korekty poprzednich miesięcy. Jednak nie widzę sensu, dla którego miałbyś stwarzać sobie i księgowemu zamieszanie.
Lepiej, żebyś dostarczył dokumenty na czas i uniknął zbędnego korygowania rozliczeń. Korygowanie rozliczeń przecież wiąże się z dodatkowymi kosztami, bo za dodatkową pracę biuro rachunkowe najprawdopodobniej doliczy opłatę.
No dobrze, przejdźmy do wskazówek dotyczących tego, w jaki sposób powinieneś skompletować dokumenty kosztowe, żeby nie stracić kosztów lub bezsensownie nie płacić za korekty.
Aby ułatwić Ci rzetelne kompletowanie dokumentów, za chwilę przedstawię Ci informacje dotyczące momentu ujęcia kosztu, zarówno przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, jak również przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli KPiR.
Jeśli prowadzisz na przykład spółkę z o.o., to ta część artykułu jest dla Ciebie szczególnie istotna.
Koszty dzielimy na bezpośrednie i pośrednie.
Koszty bezpośrednie to takie, które można bezpośrednio powiązać z danym przychodem.
Zalicza się do nich takie wydatki jak na przykład zakup towaru handlowego.
Natomiast kosztów pośrednich nie można precyzyjnie przyporządkować do danego przychodu, ponieważ są to koszty związane z bieżącą działalnością gospodarczą.
Zalicza się do nich chociażby takie wydatki jak opłaty leasingowe, abonament za telefon czy Internet, ubezpieczenia, odsetki od kredytu, czynsz najmu biura, doradztwo prawne, doradztwo podatkowe, księgowość i tak dalej.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych obowiązuje zasada memoriału, zgodnie z którą koszty bezpośrednie są zaliczane do kosztów dopiero z datą osiągnięcia przychodu, czyli np. w momencie sprzedaży towaru.
Co istotne, w dniu zakupu wydatek ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
Jest on ujmowany na specjalnym koncie księgowym czyli na przykład „towary” i czeka na przeksięgowanie, kiedy już będzie mógł stać się kosztem, czyli w dniu, w którym zostanie osiągnięty przychód z tytułu sprzedaży na przykład towaru.
Niemniej, fakturę związaną z nabyciem towaru handlowego i tak należy zaewidencjonować w księgach rachunkowych, pomimo że ten wydatek jeszcze nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodów.
Przed chwilą wspomniałem, że ten wydatek zostanie ujęty na koncie „towary”. Jednak nie chcę Cię uczyć jak księgować na kontach księgowych.
Najważniejsze, żebyś zapamiętał, że dopóki towar nie zostanie sprzedany, wydatek na zakup towaru siedzi w poczekalni, w której czeka na przeksięgowanie w koszty a to nastąpi dopiero w momencie, kiedy ten towar zostanie sprzedany.
Podkreślam, dokumenty (najczęściej faktury) związane z zakupem towaru lub materiału powinieneś dostarczać do biura rachunkowego na bieżąco, pomimo aktywowania kosztu w późniejszym terminie, ponieważ zgodnie z ustawą o rachunkowości, te wydatki muszą być na bieżąco księgowane na odpowiednie konta księgowe.
Z kolei koszty pośrednie, czyli takie, które nie są jednoznacznie związane z osiągnięciem danego przychodu, innymi słowy, koszty ogólne, zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w okresie ich poniesienia, czyli na bieżąco.
Tutaj co do zasady nie ma wspomnianej poczekalni.
Jeżeli jednak wydatku nie można przyporządkować do jednego roku podatkowego ze względu na fakt, że wydatek ten dotyczy również przyszłych okresów, wtedy, zgodnie z zasadą memoriału, w każdym roku, którego wydatek ten dotyczy, koszt jest uwzględniany w odpowiedniej proporcji.
Dobrym przykładem kosztu pośredniego przyporządkowanego do kilku okresów jest zakup polisy ubezpieczeniowej.
Podsumowując, jeśli prowadzisz spółkę z o.o. lub inny podmiot rozliczający się w oparciu o księgi rachunkowe, powinieneś dostarczać do biura rachunkowego dokumenty związane z kosztami pośrednimi zgodnie z datą okresu, którego wydatek dotyczy lub początku okresu, jeżeli ten zakup dotyczy np. usługi rozłożonej w czasie (na przykład abonament roczny).
Jeśli prowadzisz m.in. jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczasz się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym i nie jesteś na księgach rachunkowych, inaczej mówiąc nie prowadzisz pełnej księgowości, to ta część będzie dla Ciebie szczególnie istotna.
Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów w sposób uproszczony (czyli nie memoriałowo), zakładam, że w taki sposób zdecydowana większość z Was ją prowadzi, za moment księgowania kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu.
Takim innym dowodem jest np. polisa ubezpieczeniowa, która będzie kosztem w KPiR w dniu jej wystawienia, bez konieczności przyporządkowywania wydatku do poszczególnych okresów w odpowiedniej proporcji. Inaczej mówiąc, koszt trzyletniej polisy można uwzględnić od razu.
Czyli na tak zwanej książce przychodów i rozchodów wydaje się, że sprawa jest prosta.
Wydatek księguje się według daty wystawienia faktury czy innego dokumentu (na przykład polisy).
Są jednak pewne wyjątki, dla których data wystawienia faktury przy prowadzeniu KPiR może nie mieć znaczenia.
Przyjrzyjmy się im na przykładach, żeby łatwiej przyswoić sobie te informacje i lepiej zapamiętać.
31 grudnia Pani Halinka kupiła w hurtowni do swojego sklepu spożywczego różne towary.
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, chyba że wcześniej zostanie wystawiona faktura.
W przypadku Pani Halinki otrzymanie towarów ma miejsce 31 grudnia.
Załóżmy, że hurtownia wystawi fakturę 15 stycznia. Wówczas koszt powinien być zaksięgowany w grudniu, bo jak przed chwilą zostało powiedziane, zakup towarów księguje się najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży.
Gdyby sytuacja była odwrotna, czyli faktura zostałaby wystawiona 31 grudnia a towar byłby otrzymany 15 stycznia, koszt również powinien być rozpoznany w grudniu.
Jak widzisz, patrzymy na wcześniejszą datę.
Wskazówka dla Ciebie, żeby uniknąć zbędnych dyskusji z księgowym czy urzędnikiem. Najlepiej, jakby data faktury oraz data nabycia materiałów czy towarów pokrywały się ze sobą.
Pan Gustaw w ramach indywidualnej działalności gospodarczej handluje nieruchomościami.
Zakup nieruchomości (będącej zazwyczaj towarem handlowym) powinien być wpisany do księgi w dacie przeniesienia własności (najczęściej jest to data aktu notarialnego).
Ustawa – Kodeks cywilny wskazuje na to, że umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
Tak więc, nawet jeśli Pan Gustaw otrzyma na przykład od dewelopera fakturę na 100% ceny, a nie dojdzie jeszcze do aktu notarialnego przenoszącego własność, to Pan Gustaw nie będzie miał wydatku na zakup nieruchomości w kosztach.
Niemniej dobrze byłoby, gdyby Pan Gustaw dostarczał na bieżąco do biura rachunkowego faktury, nawet zaliczkowe chociażby pod kątem ewentualnego odliczenia VAT.
Wydatki poniesione na nabycie niskocennych środków trwałych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Przyjmijmy, że Pani Milena nabyła w sklepie internetowym krzesło biurowe. Zakup miał miejsce 31 grudnia i w tym dniu wystawiono fakturę, a krzesło zostało dostarczone, złożone i oddane do używania 2 stycznia, wówczas prawo do zaksięgowania kosztu będzie dopiero w styczniu.
Wskazówka dla Ciebie jest taka. Jeśli masz wątpliwość, do którego miesiąca przyporządkować fakturę czy inny dokument, lepiej żebyś skontaktował się z księgowym lub przesłał taką fakturę ze stosownym komentarzem o miesiąc za wcześnie niż o miesiąc za późno.
Księgowi już będą wiedzieli co z taką fakturą zrobić a Ty nie narazisz się na utratę prawa do ujęcia wydatku w kosztach lub na niepotrzebny wydatek związany z koniecznością skorygowania rozliczenia.
Działalność nierejestrowana, czyli firma bez rejestracji i składek ZUS. Zbyt piękne by było prawdziwe? Inicjatywa jest słuszna, jednak nie brakuje w niej pułapek, a nawet...
Inwestujesz w kryptowaluty? Do 30 kwietnia masz czas na złożenie PIT-38. Poznaj zasady i zobacz na przykładach, jak to zrobić...
Czy zapowiedziane nowe zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne będą korzystne dla wszystkich przedsiębiorców? Ile zyskasz, a może ile stracisz od 1 stycznia 2025...
