Ale czy wiesz, że istnieje cała masa nietypowych wydatków, które możesz legalnie wrzucić w koszty?
Niektóre mogą Cię zaskoczyć!
Zapraszam Cię do obejrzenia nowego filmu, w którym omawiam realne przykłady wydatków, które mogą pomóc Ci obniżyć podatek, a także pułapki, których warto unikać ↓↓
Co wrzucisz w KOSZTY w firmie w 2025 roku? Pełny przewodnik
Z nagrania dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Każdy przedsiębiorca dąży do optymalizacji podatkowej, a jednym z kluczowych narzędzi w tej strategii są koszty uzyskania przychodów. Im wyższe koszty, tym niższy podatek dochodowy, ale to nie oznacza, że możesz wrzucać do nich wszystko jak leci.
Koszty muszą być racjonalne, uzasadnione i odpowiednio udokumentowane. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli dany wydatek faktycznie służy Twojej firmie, wpływa na jej funkcjonowanie, pomaga zarabiać lub zabezpiecza źródło przychodu, to najczęściej można go zaliczyć do kosztów. Nie ma jednak jednej sztywnej listy wydatków, które na pewno można wrzucić w koszty. Każdy przypadek wymaga analizy – czy dany wydatek jest niezbędny i uzasadniony biznesowo.
Dla przykładu, stolarz może wrzucić w koszty piłę tarczową. To jest oczywisty wydatek firmowy, bez tego raczej nie wytnie żadnej deski. Ale gdyby krawcowa kupiła sobie taką piłę i wrzuciła ją w koszty? No to mogłoby paść pytanie: „A Pani krawcowa to suknie ślubne szyje czy kreacje dla Terminatora?”.
No właśnie, to w takim razie co nie może być kosztem podatkowym?
Przepisy jasno wskazują pewne ograniczenia. Nie zaliczysz do kosztów wydatków, które nie mają związku z firmą, tak jak w przykładzie z Panią krawcową. Nie wrzucisz też w koszty niektórych kar, zwłaszcza urzędowych oraz w większości przypadków – luksusowych zakupów.
I znowu przykład. Jeśli kupisz zegarek za 100 tys. zł i będziesz próbował wrzucić go w koszty, to raczej nie ma szans, żeby fiskus się na to zgodził. Choć powiemy sobie o wyjątkowym przypadku, kiedy było to możliwe.
Dlatego w tym artykule omówimy typowe i nietypowe koszty firmowe. Każdy przykład rozłożymy na czynniki pierwsze, żebyś dokładnie wiedział, co i jak rozliczać w 2025 roku.
Wracamy do zapowiedzianego przed chwilą tematu. Czy zegarek może być kosztem uzyskania przychodów? W większości przypadków – nie, bo fiskus traktuje go jako wydatek osobisty albo reprezentacyjny. No bo umówmy się – elegancki, drogi zegarek na ręku raczej nie zwiększa Twoich przychodów.
Ale co, jeśli zegarek nie jest tylko ozdobą, a realnym narzędziem biznesowym?
Smartwatch, który faktycznie wykorzystujesz w pracy – do odbierania połączeń, zarządzania zadaniami, organizowania spotkań, monitorowania aktywności – może być traktowany jako urządzenie firmowe. Przykładowo, jeśli prowadzisz firmę konsultingową i masz w ciągu dnia kilkanaście spotkań, smartwatch może pomóc Ci panować nad kalendarzem i nie przegapić ważnych rozmów. To zupełnie inna sytuacja niż zakup luksusowego zegarka mechanicznego, który pełni głównie funkcję prestiżową.
Ciekawy przypadek dotyczył prawnika, który chciał wrzucić w koszty drogi zegarek mechaniczny. Twierdził, że był mu niezbędny, bo w prokuraturze nie mógł korzystać z urządzeń elektronicznych. Argumentował, że musiał precyzyjnie ewidencjonować czas pracy, a tradycyjny zegarek, był jedynym sposobem na dokładne mierzenie czasu spotkań, ponieważ nie zawsze ma możliwości korzystania z urządzeń elektronicznych. I tutaj – uwaga – fiskus zaakceptował ten koszt! Ale pamiętajmy, że to wyjątek, a nie reguła.
Tak więc, jeśli kupujesz smartwatch za 3000 zł i realnie go używasz do celów biznesowych, masz mocne argumenty. Ale jeśli Twój zegarek mechaniczny kosztuje 100 000 zł, to skarbówka raczej nie uwierzy, że to narzędzie pracy. No, chyba że masz argumenty tak mocne jak wspomniany prawnik – ale nawet wtedy warto zabezpieczyć się interpretacją podatkową, zanim odliczysz taki wydatek.
Jeśli chcesz sprawdzić, jakie koszty możesz odliczyć lub jak zoptymalizować podatki w swojej działalności, umów się na konsultację z naszym zespołem: https://wmp.pl/konsultacje/ Przeanalizujemy Twoją sytuację i podpowiemy, jak wszystko zrobić w 100% legalnie.
Komputer, telefon, drukarka – klasyczny zestaw w większości firm. Jeśli na co dzień korzystasz z nich do pracy, komunikujesz się z klientami, zarządzasz biznesem, to ich zakup jest w pełni uzasadnionym kosztem firmowym.
A drukarka? No cóż, zakładam, że skoro czytasz ten artykuł, to nie jesteś fanem zbędnej papierologii i optymalizujesz procesy w swojej firmie, idąc z duchem czasu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) już czeka za rogiem, więc faktur pewnie i tak nie drukujesz. Ale jeśli wciąż używasz drukarki, to zapewne do czegoś, co jeszcze nie dało się zdigitalizować.
Warto jednak pamiętać, że sprzęt musi być używany w działalności gospodarczej. Jeśli kupisz komputer, który w praktyce jest wykorzystywany przez dzieci do gier albo telewizor, który stoi w Twoim salonie, to trudno będzie to uzasadnić jako koszt firmy. Skarbówka zwraca na to uwagę, szczególnie jeśli ktoś próbuje w koszty wrzucać drogie, ekskluzywne urządzenia, które nie są w oczywisty sposób związane z działalnością.
Fiskus może też sprawdzać, czy nie kupujesz zbyt dużej liczby urządzeń. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę i w ciągu roku kupujesz 3 nowe laptopy, 2 telefony i 4 tablety, to urzędnicy mogą zapytać, czy te zakupy rzeczywiście mają związek z działalnością, czy może są to prezenty dla rodziny.
Czy można wrzucić w koszty kampera? Tak, ale nie zawsze. Jeśli kamper służy Ci jako mobilne biuro, w którym pracujesz, prowadzisz spotkania, organizujesz działalność i jest alternatywą dla hoteli podczas podróży służbowych, to masz solidne podstawy, żeby uznać go za koszt firmowy.
Ale tutaj pojawia się kwestia amortyzacji. W wielu przypadkach zakup kampera nie może być jednorazowo wrzucony w koszty. Jeśli nie spełniasz warunków amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis, to musisz rozliczać go stopniowo, przez kilka lat.
Uwaga! Amortyzacja de minimis kampera możliwa m.in. wtedy, kiedy kamper nie spełnia definicji samochodu osobowego!
Jest też ważny aspekt związany z użytkowaniem prywatnym. Jeśli kupisz kampera lub przyczepę kempingową głównie do spędzania wakacji i długich weekendów z rodziną, to skarbówka może podważyć ten koszt. Decydując się na mobilne biuro, najlepiej mieć dobrą dokumentację i jasne dowody, że pojazd faktycznie jest wykorzystywany do działalności.
Warto też pamiętać, że jednorazowa amortyzacja jest możliwa, ale tylko w ramach określonych limitów. Jeśli koszt kampera jest bardzo wysoki, to do limitu amortyzujesz go jednorazowo a ponad limit stopniowo rozliczasz wydatek.
Wielu przedsiębiorców pracuje z domu i zastanawia się, czy mogą część wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania wrzucić w koszty firmy. Odpowiedź brzmi: tak, ale z pewnymi ograniczeniami.
Jeżeli część Twojego mieszkania jest wykorzystywana również do prowadzenia działalności gospodarczej, to możesz proporcjonalnie zaliczyć do kosztów firmowych wydatki na czynsz, media, internet czy ogrzewanie. Przykładowo, jeśli Twoje domowe biuro zajmuje 30% powierzchni mieszkania, to w teorii możesz odliczyć 30% kosztów eksploatacyjnych.
Ale są pewne haczyki. Polski Ład zablokował możliwość amortyzacji budynków i lokali mieszkalnych. Wcześniej, jeśli prowadziłeś firmę w domu, mogłeś stopniowo zaliczać część wartości nieruchomości do kosztów. Teraz ta opcja została usunięta, co oznacza, że wykorzystywanie mieszkania na działalność gospodarczą nie jest już tak korzystny podatkowo jak kiedyś.
Podróże służbowe to temat, który często budzi wątpliwości. Co można wrzucić w koszty, a czego lepiej unikać?
Zasada jest prosta – jeśli wyjazd jest związany z działalnością firmy, to jego koszty mogą być uznane za firmowe. Możesz zaliczyć do nich bilety lotnicze, przejazdy pociągiem, taksówki, noclegi w hotelu, opłaty za wynajem samochodu i inne wydatki związane z transportem.
Ale jest jeszcze jedna bardzo ważna kwestia – diety.
W Polsce ich wysokość to kilkadziesiąt złotych dziennie, natomiast przy wyjazdach zagranicznych mogą sięgać nawet kilkudziesięciu euro dziennie. Co istotne – pracownik otrzymuje dietę na pokrycie kosztów wyjazdu, ale Ty, jako przedsiębiorca, możesz zaksięgować te kwoty jako koszt firmowy. To oznacza, że jeśli dieta wynosi 50 euro dziennie i jesteś w podróży przez tydzień, możesz odliczyć 350 euro (oczywiście w przeliczeniu na złotówki) jako koszt działalności.
I teraz bardzo ważna sprawa – rodzina w podróży służbowej.
Jeśli lecisz na konferencję i zabierasz ze sobą małżonka oraz dzieci, nie możesz wrzucić w koszty biletów dla całej rodziny. Fiskus doskonale wie, że przedsiębiorcy czasem próbują podpiąć wakacje pod podróż służbową i przygląda się takim przypadkom bardzo dokładnie. Jeśli wpiszesz w koszty bilety dla całej rodziny, możesz mieć problem przy kontroli.
Samochód w firmie to ulubiony koszt wielu przedsiębiorców, ale są tutaj ważne ograniczenia.
Jeśli masz auto firmowe, możesz wrzucić w koszty wydatki związane z jego używaniem.
Jeśli używasz auta zarówno prywatnie i służbowo, możesz zaliczyć do kosztów tylko 75% wydatków na paliwo i eksploatację. Jeżeli chcesz wrzucać 100% kosztów eksploatacyjnych, musisz spełnić szereg formalności, aby udowodnić, że auto jest wykorzystywane tylko firmowo. Ale to temat na osobny materiał.
Jest też limit dla amortyzacji czy rat leasingowych:
Jeśli kupisz auto droższe niż ten limit, nadwyżka nie będzie kosztem.
A jeśli chcesz sprawdzić, jakie koszty możesz odliczyć lub jak ułożyć podatki w swojej działalności, umów się na konsultację z naszym zespołem: https://wmp.pl/konsultacje/ Przeanalizujemy Twoją sytuację i podpowiemy, jak wszystko zrobić w 100% legalnie.
Jeśli dojeżdżasz do klientów rowerem lub hulajnogą elektryczną, możesz wrzucić taki jednoślad w koszty firmowe. Fiskus uznaje, że jeśli pojazd faktycznie służy działalności gospodarczej, to można go traktować podobnie jak samochód firmowy – z tą różnicą, że nie ma tutaj limitów dotyczących kosztów eksploatacyjnych.
Ale uwaga – jeśli rower lub hulajnoga elektryczna mają wartość początkową powyżej 10 000 zł (czyli dla VAT-owców liczymy kwotę netto), to trzeba je amortyzować.
Na szczęście można skorzystać z amortyzacji de minimis, czyli jednorazowego odpisu, który pozwala odliczyć cały koszt od razu zamiast rozkładać go na lata.
Natomiast motocykle to zupełnie inna historia – tutaj obowiązują limity kosztów, takie same jak w przypadku samochodów osobowych, a jednorazowa amortyzacja w ramach de minimis nie wchodzi w grę.
Uwaga! Fiskus zmienia zdanie. Pojawiła się korzystna indywidualna interpretacja podatkowa, w której organ uznał, że nie ma tych ograniczeń dla motocykli. Sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.893.2024.2.KD z dnia 13 lutego 2025 r.
I jeszcze jedna pułapka – kask i odzież ochronna nie są kosztem. Fiskus traktuje je jako wydatki osobiste, nawet jeśli faktycznie służą do ochrony podczas jazdy do klienta. Logiczne? To już temat na osobną dyskusję.
Inwestowanie w rozwój to świetna sprawa, ale nie każde szkolenie można wrzucić w koszty. Jeśli kurs lub studia mają związek z działalnością, fiskus może je zaakceptować. Na przykład księgowy uczący się nowych przepisów podatkowych czy mechanik uczestniczący w szkoleniu z diagnostyki nowoczesnych silników – takie wydatki da się uzasadnić.
Studia podyplomowe? Jeśli mają ścisły związek z Twoją branżą, mogą być kosztem. Przykładowo, architekt kończący studia z nowoczesnych technologii budowlanych ma mocne argumenty. Ale studia MBA? Tutaj fiskus mówi „nie”, uznając je za rozwój ogólnych kompetencji menedżerskich, a nie konkretną inwestycję w działalność.
Kursy językowe? Jeśli współpracujesz z zagranicznymi klientami, obsługujesz rynki międzynarodowe lub potrzebujesz języka obcego w codziennej pracy – fiskus coraz częściej akceptuje takie wydatki jako koszty firmowe. Ważne jest, aby móc wykazać, że znajomość języka faktycznie pomaga w biznesie, a nie jest tylko Twoim hobby.
Pies w firmie? Jeśli faktycznie pełni funkcję stróża, pilnując biura, magazynu czy warsztatu, można wrzucić w koszty jego zakup, karmę i tresurę. Kluczowe jest jednak to, że musi realnie chronić firmowy majątek, a nie być tylko domowym pupilem, który jedyne, co pilnuje, to okazji na smaczki. Jeśli więc masz posesję, którą trzeba zabezpieczyć, i zamiast wynajmować ochronę inwestujesz w psa stróżującego, masz podstawy do rozliczenia jego kosztów.
A co, jeśli prowadzisz firmę w domu? Tutaj sprawa robi się bardziej skomplikowana, bo pies pilnuje i firmy, i Twojego życia prywatnego. Fiskus w niektórych przypadkach akceptuje odliczenie części kosztów, proporcjonalnie do powierzchni domu wykorzystywanej na działalność. Jeśli np. w domowym biurze trzymasz cenne dokumenty, sprzęt czy gotówkę i pies faktycznie pełni funkcję ochronną, masz argumenty, by wrzucić w koszty przynajmniej część wydatków na jego utrzymanie.
A co z dogoterapią? Tutaj sprawa wygląda zupełnie inaczej. Jeśli pies nie tylko towarzyszy Ci w pracy, ale jest jej kluczowym elementem, to jego zakup, szkolenie, a nawet opieka weterynaryjna mogą być uzasadnionym kosztem. Przykładowo, taki terapeuta pracujący z dziećmi w przedszkolach i ośrodkach nie może przyjechać bez czworonoga. W końcu w takiej działalności pies to nie zwykły pupil, a – oczywiście w przenośni – „pracownik roku”.
Czyli znowu – liczy się dobre uzasadnienie. W przeciwnym razie fiskus może się zastanawiać, czy ten pies bardziej pilnuje firmy… czy Twoich kosztów.
Prawnik czy doradca podatkowy? Klasyczny koszt firmowy – o ile faktycznie korzystasz z ich usług w ramach działalności. Jeśli sporządzasz umowy, przechodzisz kontrolę skarbową czy chcesz ułożyć podatki w firmie, to spokojnie wrzucisz to w koszty.
Ale nie każda usługa prawna jest związana z działalnością. Jeśli prawnik pomaga Ci w sprawie o prywatne odszkodowanie albo reprezentuje Cię w sporze z sąsiadem o miejsce parkingowe, to już nie jest koszt firmowy – nawet jeśli temat tak Cię pochłania, że trudniej skupić się na prowadzeniu biznesu.
A wiadomo – im mniej zbędnych sporów, tym więcej czasu i energii na rozwijanie firmy.
A skoro już jesteśmy przy rozwijaniu biznesu…, jeśli chcesz sprawdzić, jakie koszty możesz odliczyć lub jak ułożyć podatki w swojej firmie, umów się na konsultację z naszym zespołem: https://wmp.pl/konsultacje/ Przeanalizujemy Twoją sytuację i podpowiemy, jak wszystko zrobić w 100% legalnie.
Klucz tkwi w przepisie o prawach autorskich, który pozwala Ci automatycznie odliczyć od dochodu 50% kosztów. Bez faktur, bez dodatkowych dowodów. I bez składek...
Jedna decyzja może zmienić dochód Twojej spółki. Na konkretnych liczbach i przykładach pokażę Ci, jak optymalizacja podatkowa działa w...
System nie tylko widzi liczby, ale też Twoje faktury, kontrahentów i powiązania między transakcjami. A to dopiero początek zmian i nowego poziomu kontroli...
