Zapraszam Cię do obejrzenia naszego najnowszego filmu na kanale Mistrza Podatków:
Rejestracja spółki z o.o.: S24 czy notariusz? Wybierz najlepszą opcję!
Z tego filmu dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Jednym z największych atutów rejestracji spółki przez S24 jest szybkość i efektywność tego procesu. Kiedy zakładasz spółkę przez S24, w ciągu kilku dni roboczych spółka jest w pełni zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i od razu staje się pełnoprawnym podmiotem prawnym.
W przypadku rejestracji u notariusza proces może trwać dłużej, a spółka przez ten czas funkcjonuje jako ‘spółka w organizacji’. Oznacza to, że może już prowadzić działalność, ale do momentu wpisu do KRS za jej zobowiązania odpowiadają osoby działające w jej imieniu – głównie członkowie zarządu, a w niektórych przypadkach również wspólnicy. Dopiero po wpisie do KRS spółka staje się pełnoprawnym podmiotem prawnym, co oznacza, że za jej zobowiązania w pierwszej kolejności odpowiada spółka.
Rejestracja przez S24 nie tylko jest szybsza, ale również tańsza. Pomińmy koszty notarialne oraz wyższe opłaty sądowe związane z tradycyjną rejestracją. System S24 oferuje możliwość podpisania umowy online przy użyciu profilu zaufanego, co oznacza, że wszystkie formalności możesz załatwić z domu bez wizyty w kancelarii notarialnej.
Co więcej, S24 daje możliwość wprowadzania kolejnych zmian w umowie spółki, także online, pod warunkiem, że spółka nie dokonała wcześniejszych zmian u notariusza. Jeśli raz zdecydujesz się na wprowadzenie zmian w umowie spółki u notariusza, dalsze zmiany muszą już odbywać się w tej formie, co jest mniej elastyczne i czasochłonne. Dlatego naszą rekomendacją jest, aby zakładać spółkę przez S24, a w razie potrzeby, dopiero później korzystać z usług notariusza.
1.Wybór i zmiana PKD
Polska Klasyfikacja Działalności, to system kodów, które definiują zakres działalności Twojej spółki. Przy rejestracji spółki z o.o. w systemie S24 niezwykle ważne jest, aby poprawnie określić PKD, ponieważ to one określają, czym faktycznie będzie zajmować się Twoja firma.
Co istotne, system S24 umożliwia zmianę kodów PKD, jeśli w przyszłości zdecydujesz się rozszerzyć lub zmienić profil działalności. Możesz dodawać nowe kody, usuwać nieaktualne, bez konieczności wizyty u notariusza, o ile wcześniej nie zmieniałeś umowy spółki w formie aktu notarialnego.
2. Właściwa reprezentacja spółki
Reprezentacja spółki to jeden z najważniejszych elementów, który należy precyzyjnie określić w umowie spółki. Dotyczy on tego, kto i na jakich zasadach może podejmować decyzje i podpisywać umowy w imieniu spółki. Jest to kluczowe, ponieważ właściwe ustalenia chronią interesy firmy, budują zaufanie w relacjach biznesowych i gwarantują bezpieczeństwo zawieranych umów.
W systemie S24 masz możliwość dostosowania tych zapisów do swoich potrzeb. Możesz ustalić, że spółkę będzie reprezentować jeden członek zarządu (reprezentacja jednoosobowa), co uprości i przyspieszy procesy decyzyjne. Alternatywnie, możesz zdecydować, że spółkę reprezentują dwie osoby działające wspólnie, na przykład dwóch członków zarządu, lub jeden członek zarządu i prokurent (reprezentacja dwuosobowa).
Wybór między reprezentacją jednoosobową a dwuosobową umożliwia dopasowanie zasad reprezentowania spółki do jej struktury i specyfiki, co zapewnia równowagę między efektywnością działania a bezpieczeństwem podejmowanych decyzji.
3. Rok obrotowy
Każda spółka musi mieć określony rok obrotowy, czyli okres, na który przypadają rozliczenia finansowe, a także podatkowe. Standardowo rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ale nie jest to obowiązek. W systemie S24 masz możliwość ustalenia innego roku obrotowego, choć niewiele spółek decyduje się na takie rozwiązanie.
Jeśli jednak zakładasz spółkę w drugiej połowie roku, możesz zdecydować się na przedłużenie pierwszego roku obrotowego.
Takie rozwiązanie może być korzystne dla firm, które chcą uniknąć konieczności sporządzania sprawozdania finansowego za krótki, często zaledwie kilkumiesięczny, pierwszy rok obrotowy. Dzięki wydłużeniu roku obrotowego sprawozdanie będzie obejmowało dłuższy okres, co pozwala uniknąć dodatkowych formalności i kosztów związanych z przygotowaniem dokumentów za ten skrócony czas.
Skoro poruszyliśmy zagadnienia finansowe, zachęcam Cię do pobrania ZA DARMO naszego autorskiego kalkulatora podatkowego. Dzięki niemu sprawdzisz, na ile pod względem podatkowym spółka z o.o. może Ci się opłacać.
4. Zgoda na zaciąganie zobowiązań przewyższających dwukrotność kapitału zakładowego
W praktyce, często rezygnuje się z tego zapisu, szczególnie w spółkach o niskim kapitale zakładowym. Dzięki temu unika się konieczności zwoływania zgromadzenia wspólników i sporządzania uchwał za każdym razem, gdy spółka zaciąga większe zobowiązania lub dokonuje transakcji o wyższej wartości. Taki proces jest czasochłonny i tworzy dodatkowe formalności.
Jeśli jednak chcemy chronić spółkę przed podejmowaniem poważnych zobowiązań finansowych bez kontroli, można ustalić, że zgoda wspólników będzie wymagana dla kwot przekraczających określony limit. Taki zapis można wprowadzić, ale już nie przez S24 a u notariusza, aby formalnie określić, od jakiej kwoty uchwała wspólników będzie konieczna.
5. Zgoda na zaliczki na poczet dywidendy
Możliwość wypłacania zaliczek na poczet dywidendy to elastyczne narzędzie, które pozwala wspólnikom na wcześniejszy dostęp do zysków spółki. W systemie S24 możesz wyrazić zgodę na wypłatę tych zaliczek, co przy spełnieniu pozostałych warunków umożliwia podział zysków jeszcze przed formalnym zamknięciem roku obrotowego i sporządzeniem sprawozdania finansowego.
6. Jak najdłuższa kadencja członków zarządu
Członkowie zarządu są odpowiedzialni za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie, czyli za codzienne zarządzanie firmą. Dlatego ustalenie długości ich kadencji to ważny element, który można uregulować w umowie spółki za pomocą systemu S24. Dłuższa kadencja zarządu zmniejsza liczbę formalności, takich jak konieczność częstego sporządzania uchwał o przedłużeniu kadencji.
7. Zgoda wspólników na zbycie udziałów
Zbywanie udziałów przez wspólników to kluczowa kwestia, która może mieć istotny wpływ na strukturę właścicielską spółki. W systemie S24 możesz wprowadzić zapis, który wymaga zgody pozostałych wspólników na zbycie udziałów. Taki zapis zabezpiecza interesy spółki, chroniąc ją przed niekontrolowaną zmianą właścicieli.
1.Wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych (art. 176 KSH)
Byłbym ostrożny w korzystaniu z tego rozwiązania, ponieważ ta współpraca z własną spółką może rodzić ryzyko. ZUS często traktuje tego typu świadczenia jako umowę o świadczenie usług, co może wiązać się z oskładkowaniem tego wynagrodzenia. Również może pojawić się obowiązek naliczenia VAT.
Więcej na ten temat znajdziesz w moim artykule: Wynagrodzenie udziałowca z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych (art. 176 K.s.h.)
2. Dopłaty do kapitału zakładowego
Aby spółka mogła korzystać z dopłat, zapis ten musi być zawarty w umowie spółki, co wymaga wizyty u notariusza. Dopłaty są szczególnie popularne w spółkach korzystających z Estońskiego CIT. Natomiast w spółkach na zwykłym CIT częściej preferuje się pożyczki.
Więcej na ten temat znajdziesz w moim innym artykule: Wkład, pożyczka czy dopłaty do spółki z o.o. – kiedy co się opłaca?
3. Podwyższenie kapitału zakładowego
Podwyższenie kapitału zakładowego może być dokonane online przez S24, jednak w przypadku, gdy wkłady mają charakter niepieniężny (aport), konieczna jest wizyta u notariusza.
4. Śmierć wspólnika i spadkobranie
Śmierć wspólnika może wpłynąć na strukturę własnościową spółki, dlatego dobrze, aby umowa spółki zawierała odpowiednie zapisy. Tego rodzaju zmiany wymagają aktu notarialnego.
5. Zakaz konkurencji
Zakaz konkurencji, który zabezpiecza interesy spółki przed działalnością wspólników, również musi być wprowadzony w formie aktu notarialnego.
6. Zgoda na nabycie i zbycie nieruchomości
W przypadku spółek zajmujących się nieruchomościami, zgoda na ich zakup i sprzedaż może być wymagana od zgromadzenia wspólników, ale można zawrzeć w umowie spółki zapis, że taka zgoda nie będzie konieczna. Wprowadzenie tego zapisu wymaga wizyty u notariusza.
Jak widzicie, zakładanie spółki z o.o. przez S24 to szybki, wygodny i tani sposób na rozpoczęcie działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. W wielu przypadkach najważniejsze kwestie, takie jak wybór nazwy, kodów PKD, zasady reprezentacji spółki, zgoda na wypłatę zaliczek na poczet dywidendy czy zgoda na zbycie udziałów, możesz załatwić całkowicie online. System S24 daje dużą elastyczność i możliwość wprowadzania zmian, dopóki umowa spółki nie zostanie zmieniona u notariusza.
Są jednak sytuacje, w których konieczna będzie wizyta u notariusza – zwłaszcza gdy w grę wchodzą bardziej skomplikowane zapisy umowy spółki, takie jak dopłaty do kapitału zakładowego czy kwestie związane ze śmiercią wspólnika. W takich przypadkach akt notarialny jest niezbędny, aby zapewnić spółce i wspólnikom pełną ochronę prawną.
Dlatego rekomendujemy zakładanie spółki przez S24 – to szybki sposób na uruchomienie działalności i uzyskanie pełnej zdolności do działania jako podmiot prawny. A jeśli w przyszłości zajdzie potrzeba wprowadzenia bardziej zaawansowanych zmian, zawsze możesz to zrobić u notariusza. Najważniejsze jednak, że spółka będzie już gotowa i wpisana w KRS.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w założeniu spółki, prowadzeniu księgowości, albo chcesz się umówić na konsultacje z doradcą podatkowym, skontaktuj się z naszą kancelarią: https://wmp.pl
KSeF 2.0 już działa i wiele osób odbija się od pierwszego kroku. System wpuszcza jednych, innych nie. W spółkach nie widać całego menu, w JDG wszystko jest, a certyfikat wygląda jak czarna...
Choć podniesienie kwoty wolnej od podatku jest praktycznie niewykonalną obietnicą wyborczą, to jest jedno...
Lada dzień wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), a wraz z nim sporo niepewności, paniki i bałaganu. Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czy będą musieli z niego korzystać, a także od kiedy i na jakich...
