KSeF 2026: nadawanie uprawnień w MCU

UWAGA – ważna aktualizacja (2 lutego 2026 r.)

Ten wpis powstał przed pełnym startem obowiązkowego KSeF 2.0 i ma dziś charakter archiwalny.

Opublikowałem nową, aktualną instrukcję logowania, nadawania uprawnień i generowania certyfikatów.

👉 Aktualny poradnik znajdziesz tutaj: KSeF 2.0: Logowanie, uprawnienia i certyfikat

Wcześniejsze kroki

To trzeci wpis z serii instrukcji dotyczących KSeF.

W poprzednich wpisach omówiliśmy:

• jak złożyć ZAW-FA, czyli wyznaczyć pierwszego administratora dla podmiotów innych niż osoby fizyczne
• jak zalogować się po raz pierwszy do KSeF MCU i sprawdzić, czy dostęp działa poprawnie 

Teraz czas na nadawanie uprawnień.

Kogo dotyczy nadawanie uprawnień

1. Osoby fizyczne (w tym prowadzące działalność gospodarczą)

Osoby fizyczne mają nadane uprawnienia automatycznie, od razu przy logowaniu do MCU.

Nie składają ZAW-FA i nie muszą nadawać uprawnień samym sobie. Technicznie system po prostu uznaje, że w ich przypadku podatnik = właściciel konta.

2. Podmioty niebędące osobami fizycznymi

czyli m.in.: spółki, fundacje rodzinne, stowarzyszenia, wspólnoty.

Tu procedura wygląda inaczej.

Aby pojawiło się prawo do logowania, trzeba złożyć ZAW-FA (instrukcja wypełnienia i złożenia formularza tutaj) i to na nim wskazywana jest pierwsza osoba, która ma otrzymać możliwość zalogowania się do KSeF. Tą osobą jest w praktyce członek zarządu wskazany wcześniej na formularzu ZAW-FA, dzięki czemu ma możliwość zalogowania się do MCU i nadania sobie pierwszych uprawnień.

Krok 1. Wejdź w „Nadaj uprawnienie”

Po zalogowaniu do MCU (instrukcja tutaj) po lewej stronie znajdziesz menu „Uprawnienia”.

Rozwiń i kliknij Nadaj uprawnienia.

Pojawi się ekran z:

• NIP podmiotu, w którego imieniu działasz

• twoim PESEL jako osoby nadającej uprawnienie

• polem wyboru rodzaju uprawnienia

Wybierz: Osoba fizyczna do pracy w KSeF.

Krok 2. Wypełnij dane i wybierz zakres uprawnień

Po wyborze rodzaju uprawnienia zobaczysz formularz.

Wpisz:

• identyfikator: PESEL

• imię i nazwisko

• zaznacz uprawnienia

Rekomendowany zestaw administratora:

• wystawianie faktur

• przeglądanie faktur

• zarządzanie uprawnieniami

• przeglądanie historii sesji (UPO)

• zarządzanie jednostkami podrzędnymi

To pełne uprawnienia administracyjne.

Zatwierdź przyciskiem Nadaj uprawnienia.

Co dalej i czego nie robić teraz

Te nadane uprawnienia przejdą automatycznie do docelowego KSeF 2.0 od 1 lutego 2026.

Nie trzeba będzie tego powtarzać.

Nie rekomendujemy nadawania uprawnień księgowym naszej kancelarii. Nasz system będzie łączył się z KSeF automatycznie, więc takie nadawanie dostępu nie jest wskazane. Do tego tematu wrócimy w jednym z kolejnych wpisów.

O dalszych krokach będziemy informować w kolejnych wpisach. Warto śledzić newsletter.

Podsumowanie

1. Osoby fizyczne mają uprawnienia nadane automatycznie.
2. Spółki i inne podmioty muszą nadać uprawnienia pierwszej osobie wskazanej na ZAW-FA.
3. Uprawnienia te przeniosą się do produkcyjnego KSeF w lutym 2026.
4. Śledź nasz newsletter i bądź na bieżąco.