Coraz więcej przedsiębiorców i księgowych zaczyna się niepokoić — i słusznie.
To nie jest zwykła zmiana przepisów, ale początek nowej ery prowadzenia firmy w Polsce.
Wszystkie faktury — zamiast wysyłać mailem czy drukować do segregatora — trafią do jednego, centralnego systemu zarządzanego przez państwo. Koniec z ich poprawianiem i duplikatami.
KSeF zmieni wszystko: sposób wystawiania, obiegu i kontroli faktur.
W najnowszym filmie wyjaśniam krok po kroku, czym jest KSeF i jak przygotować się do jego wdrożenia.
Zapraszam do obejrzenia ↓↓
Prowadzenie FIRMY, jakie znasz właśnie się KOŃCZY! KSeF zmieni wszystko
Z tego filmu dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Wyobraź sobie, że wystawiasz fakturę i nie wysyłasz jej mailem, nie szukasz jej w spamie, nie drukujesz do segregatora. Wysyłasz ją do jednego centralnego systemu – Krajowego Systemu e-Faktur. Tam czeka Twój kontrahent, a urząd skarbowy już wszystko widzi. Nie ma „może dotrze, może nie”. Wszystko jest w jednym miejscu.
To system typu clearance. Faktura staje się prawdziwa dopiero wtedy, kiedy KSeF ją zaakceptuje i nada jej numer. Dopiero wtedy istnieje prawnie. Ten moment, gdy faktura wchodzi do systemu, to jak pieczątka urzędu. Bez niej dokument nie ma mocy.
Od tej chwili oryginał Twojej faktury istnieje tylko w KSeF. To, co widzisz w PDF-ie, to tylko kopia podglądowa. Brzmi jak science fiction, ale taka jest nowa rzeczywistość. I to nie tylko w Polsce. Cała Europa idzie w tym kierunku.
Najwięksi gracze, czyli firmy z obrotami powyżej 200 mln zł, ruszają z KSeF 1 lutego 2026 roku. Ale to nie znaczy, że reszta może spać spokojnie. Bo od tego dnia każdy przedsiębiorca – nawet najmniejszy – musi umieć odbierać faktury przez KSeF.
1 kwietnia 2026 roku do systemu wejdą pozostali, w tym firmy zwolnione z VAT, z tym zastrzeżeniem, że dopiero od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie mikroprzedsiębiorców, którzy wystawiają faktury o wartości do 10 tys. zł miesięcznie.
Czyli czasu zostało niewiele. I nie chodzi o to, żeby się stresować. Chodzi o to, żeby nie obudzić się w lutym z myślą: „O rety, trzeba coś zrobić”. Lepiej działać teraz, zanim serwery ministerstwa się zapchają, a niektóre programy zaczną się aktualizować na ostatnią chwilę.
Krótko mówiąc – wszystkich. Nie ma znaczenia, czy jesteś VAT-owcem, ryczałtowcem czy prowadzisz działalność nierejestrowaną albo najem prywatny. Jeśli masz polski NIP i wystawiasz faktury, KSeF dotyczy Ciebie.
Z systemu wyłączone są tylko nieliczne przypadki. Faktury wystawiane konsumentom, faktury rolników VAT RR, te z kas rejestrujących – i to tylko do końca 2026 roku – oraz podmioty zagraniczne bez siedziby w Polsce.
W praktyce to oznacza jedno. Jeśli prowadzisz jakąkolwiek firmę czy działalność nierejestrowaną w Polsce, a nawet wynajmujesz coś prywatnie, przygotuj się. Bo to nie jest reforma „dla dużych”. To zmiana dla wszystkich, no może z wyłączeniem m.in. pracowników czy emerytów.
Tu różnica jest spora. Osoby fizyczne mają prościej, bo logują się profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Działa to od razu, bez dodatkowych formalności.
W przypadku spółek, ba – fundacji rodzinnych i innych podatników, niebędących osobami fizycznymi sprawa jest nieco bardziej złożona. Trzeba złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, najlepiej przez e-Doręczenia. To dokument, w którym spółka wskazuje osobę uprawnioną do działania w KSeF. Wystarczy złożyć go raz, ale ważne, żeby był wypełniony poprawnie, bo błędy potrafią wstrzymać cały proces.
Istnieje też możliwość korzystania z tzw. pieczęci kwalifikowanej, czyli podpisu przypisanego do samej spółki, a nie do konkretnej osoby. To wygodne rozwiązanie, ale dość kosztowne, dlatego większość firm stawia na certyfikaty KSeF, które zapewniają ten sam efekt w prostszy i tańszy sposób.
Nasza Kancelaria Księgowo-Podatkowa przygotowuje dla klientów formularze ZAW-FA i wspiera w całym procesie wdrożenia KSeF. Niedługo udostępnimy też instrukcje dotyczące logowania i certyfikatów. Jeśli chcesz je dostać mailem – zapisz się na mój newsletter (tutaj >>). W niedalekiej przyszłości subskrybenci otrzymają praktyczne wskazówki krok po kroku, jak zalogować się do KSeF, jak wypełnić ZAW-FA i jak uzyskać certyfikat.
O tym jeszcze nie wszyscy mówią, ale to będzie kluczowy temat najbliższych miesięcy. Od listopada 2025 roku będzie można pobierać certyfikaty KSeF (czyli klucze do automatycznego połączenia programów księgowych z KSeF). Dzięki nim Twój program księgowy połączy się z systemem automatycznie i będzie sam wysyłał oraz pobierał faktury.
Stare tokeny przestaną działać z końcem 2026 roku. Certyfikat KSeF działa jak klucz – otwiera Twoją firmę w systemie. Ma ważność 2 lata i trzeba go dobrze chronić. Nie zostawiaj go na wspólnym dysku ani nie przesyłaj mailem.
W praktyce, przynajmniej we współpracy z nami, wygląda to tak: generujesz certyfikat i przekazujesz go biuru rachunkowemu. Dzięki temu możliwa jest automatyczna wymiana danych między Twoim systemem a księgowością. Ale to nie znaczy, że wszystko zrobi się samo. Kontrola nad fakturami nadal jest po Twojej stronie. To Ty decydujesz, które dokumenty są związane z działalnością, które wpadły przez pomyłkę, bo ktoś wpisał błędny NIP, a które dotyczą wydatków prywatnych i nie powinny trafić do księgowości.
I jeszcze jedno. Jeśli chcesz dostać ode mnie instrukcję, jak taki certyfikat wygenerować, zapisz się na newsletter (tutaj >>). W listopadzie pójdzie do subskrybentów instrukcja w tej sprawie.
Kiedyś faktura to był świstek papieru, później coraz częściej PDF. Teraz to plik XML o strukturze FA-3, z setkami pól. Jeśli Twój program nie ma integracji z KSeF, to po prostu nie wystawisz faktury. Warto to sprawdzić już dziś.
Faktury dla konsumentów można nadal wystawiać poza KSeF, ale wszystko, co idzie między firmami i nie tylko, to znaczy – podatnikami w rozumieniu ustawy o VAT (czyli np. działalność nierejestrowana, najem prywatny), musi przechodzić przez system. I co ważne, koniec z wystawianiem faktur wstecz. Nie da się już wystawić dokumentu z datą sprzed tygodnia. System tego nie przepuści.
A jeśli się pomylisz, to nie ma kasowania i podmiany. Zawsze robisz korektę. KSeF zapisuje całą historię. To koniec z miękkim poprawianiem dokumentów po cichu.
To z jednej strony dyscyplinuje, ale z drugiej daje bezpieczeństwo. Już nikt nie powie „nie dostałem faktury”, bo wszystko będzie w systemie.
A co, jeśli KSeF padnie albo zabraknie internetu? Spokojnie. Jest tryb offline. Wystawiasz fakturę lokalnie i wysyłasz ją, gdy system wróci. Masz na to 24 godziny, jeśli problem był po Twojej stronie i 7 dni, jeśli zawiódł KSeF.
Ministerstwo będzie publikować komunikaty o awariach. Warto je śledzić, żeby mieć dowód, że działałeś zgodnie z przepisami. Dobrym pomysłem będzie też prosty rejestr awarii – data, przyczyna, moment wysyłki. Nie musisz robić nic skomplikowanego, po prostu miej to udokumentowane.
Nasza Kancelaria Księgowo-Podatkowa intensywnie działa nad wdrożeniem KSeF. Mamy procedury, szkolenia i plan działania. Wypełniamy dla Klientów ZAW-FA i pomożemy uzyskać certyfikaty.
Nie musisz dawać nam dostępu do swojego konta w KSeF. Wystarczy certyfikat techniczny, który pozwoli odbierać faktury. Ty zachowujesz pełną kontrolę i widzisz, kto ma dostęp.
Pamiętaj tylko o jednej rzeczy – jeśli w systemie pojawi się faktura prywatna lub błędna, odznacz ją, żebyśmy przypadkiem jej nie zaksięgowali. I zwracaj uwagę na NIP. W KSeF nie ma miejsca na pomyłki. Jedna literówka i faktura trafi do zupełnie innej firmy.
KSeF to nie kosmetyczna zmiana. To nowy etap prowadzenia biznesu w Polsce. I nie ma sensu się przed nim bronić. Trzeba się przygotować. Krok po kroku.
Jeśli chcesz, żeby Twoja firma przeszła to spokojnie, zapisz się na newsletter (tutaj >>). W listopadzie dostaniesz ode mnie praktyczne instrukcje: jak zalogować się do KSeF, jak wypełnić ZAW-FA i jak wygenerować certyfikat.
A jeśli szukasz rzetelnej księgowości, doradcy podatkowego albo chcesz założyć spółkę lub fundację rodzinną – skontaktuj się z naszą kancelarią https://wmp.pl/.
KSeF 2.0 już działa i wiele osób odbija się od pierwszego kroku. System wpuszcza jednych, innych nie. W spółkach nie widać całego menu, w JDG wszystko jest, a certyfikat wygląda jak czarna...
Choć podniesienie kwoty wolnej od podatku jest praktycznie niewykonalną obietnicą wyborczą, to jest jedno...
Lada dzień wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), a wraz z nim sporo niepewności, paniki i bałaganu. Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czy będą musieli z niego korzystać, a także od kiedy i na jakich...
