KSeF 2026: ZAW-FA – pierwszy krok

KSeF od 2026. Pierwszy krok dla spółek i fundacji: ZAW-FA

Od 2026 roku prawie każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W naszej Kancelarii już przygotowujemy się do tego obowiązku i pomagamy naszym klientom wdrożyć system możliwie najprościej. W tym wpisie pokazujemy, co zrobić jako pierwsze – zanim przejdziemy do logowania i nadawania uprawnień.

Dlaczego ZAW-FA jest konieczne?

Żeby spółka, fundacja rodzinna lub inny podmiot (niebędący osobą fizyczną) mógł wystawiać i odbierać faktury w KSeF, najpierw trzeba zgłosić osobę, która uzyska dostęp do systemu. Służy do tego formularz ZAW-FA, składany do urzędu skarbowego. Bez niego system nie przypisze uprawnień i nie będzie można się zalogować.

Wyjątek: jeżeli podmiot ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, zgłoszenie ZAW-FA nie jest wymagane – uprawnienia nadawane są automatycznie przy pierwszym logowaniu.

W praktyce ZAW-FA to zgłoszenie „pierwszego administratora KSeF”, czyli osoby, która dalej będzie mogła nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom (zwykle to członek zarządu).

Krok 1: wypełnij formularz ZAW-FA

Przygotowaliśmy dla Państwa formularz ZAW-FA (PDF), w którym wypełniliśmy już:

• poz. 4 – pierwszy egzemplarz: 01/01

• poz. 6 – cel złożenia: nadanie uprawnień

• poz. 7 – podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka lub fundacja rodzinna)

Co należy uzupełnić?

Dane podmiotu:

1 – NIP

5 – właściwy urząd skarbowy (według adresu siedziby)

8 – nazwa podmiotu

B.2 – adres siedziby

B.3 – ogólny adres e-mail podmiotu (np. biuro@…). Numer telefonu jest opcjonalny.

Dane osoby uprawnionej:

20–23 – PESEL (lub NIP), imię i nazwisko

C.2 – adres zamieszkania

C.3 – imienny adres e-mail osoby uprawnionej (telefon można pominąć)

Podpis:

W części E podpisuje się osoba zgodnie z reprezentacją spółki. Jeśli reprezentacja jest jednoosobowa, wystarczy podpisać się w polu 43.

Krok 2: złóż formularz ZAW-FA

Można to zrobić:

• papierowo – złożyć osobiście w urzędzie skarbowym lub wysłać pocztą

• elektronicznie – przez system e-Doręczenia, jeśli podmiot ma już aktywny adres do doręczeń elektronicznych

Formularz można podpisać zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i podpisem zaufanym.

Nie masz jeszcze e-Doręczeń?

Jeśli planujesz złożyć formularz elektronicznie, musisz mieć aktywny adres e-Doręczeń. W naszym artykule opisaliśmy, jak go uzyskać:

https://mistrzpodatkow.pl/e-doreczenia-i-nowe-kody-pkd-2025/

Możesz też sprawdzić, czy Twój urząd skarbowy obsługuje e-Doręczenia:

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen

Więcej o samej usłudze przeczytasz tutaj:

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Co dalej?

Po złożeniu ZAW-FA kolejne kroki, takie jak logowanie do KSeF, nadawanie dalszych uprawnień oraz generowanie certyfikatu dostępowego, będą szczegółowo omawiane w przyszłych wpisach. Zachęcamy do śledzenia naszego newslettera, aby być na bieżąco.