Koniec z dosyłaniem faktur po terminie. Cyfrowe KPiR

Od 2026 roku Twoja księgowość będzie musiała działać jak szwajcarski zegarek.

I to niestety Ty, jako przedsiębiorca, będziesz musiał tego dopilnować.

Koniec z dosyłaniem dokumentów po czasie i księgowanie starych kosztów, a wszystko będziesz musiał przekazać do księgowości niemal od razu.

Każdy przychód i każdy koszt będą musiały być zaksięgowane w terminie.

To nie jest kosmetyczna zmiana – cyfrowe KPiR całkowicie zmienia sposób pracy firm i biur rachunkowych.

Zapraszam Cię do obejrzenia filmu, w którym podpowiadam jak się przygotować ↓↓

MOCNE ZMIANY! NIE zrobisz kosztów w firmie, jeśli NIE doślesz faktury na czas! Cyfrowe KPiR

Z filmu dowiesz się:

• co dokładnie zmienia się w księdze przychodów i rozchodów od 2026 roku,
• dlaczego faktura wysłana po terminie stanowi problem,
• jak przygotować firmę do obowiązkowego, cyfrowego KPiR,
• jak zorganizować obieg dokumentów, by uniknąć chaosu i kar,
• jak zmieni się współpraca z biurem rachunkowym – i jak się na to przygotować.

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓

Co się zmienia w Twojej księgowości od 2026?

Wyobraź sobie, że od lat prowadzisz księgę przychodów i rozchodów w Excelu albo nawet w zeszycie. Trochę tak jakbyś pisał pamiętnik: czasem codziennie, a czasem hurtem na koniec miesiąca. I nagle ktoś mówi: „Koniec, od 2026 roku wszystko ma być cyfrowo, na czas i bez żadnych skrótów”. To właśnie dzieje się z KPiR.

Nie chodzi o małą poprawkę czy nową tabelkę. To rewolucja, która zmienia sposób pracy przedsiębiorców i biur rachunkowych. Od 2026 roku KPiR trzeba będzie prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej i w ścisłym rygorze terminów. Nie ma już miejsca na improwizację ani na „Pani Aniu, wrzuci mi pani te koszty za styczeń, bo dopiero teraz odnalazłem?”.

Można powiedzieć, że fiskus mocno zaciska reguły – każdy przychód i każdy koszt musi być ujęty w terminie. Z perspektywy urzędów to świetna wiadomość, bo łatwiej im analizować dane. Z perspektywy przedsiębiorców? To koniec swobody i trzeba będzie dostosować się do nowej dyscypliny. I to dyscypliny nie tyle papierkowej, co cyfrowej – urzędy chcą mieć dostęp do Twoich danych niemal w czasie rzeczywistym.

To trochę tak, jakbyś całe życie jeździł maluchem i nagle ktoś powiedział: „Przesiadasz się do Tesli”. Samochód nadal ma kierownicę i pedały, ale wszystko działa inaczej. Musisz nauczyć się nowych zasad, inaczej nie ruszysz.

Dla wielu osób będzie to trudna zmiana mentalna. Do tej pory księgowość była elastyczna, a teraz zamienia się w coś w rodzaju szwajcarskiego zegarka – każdy ruch jest zaplanowany, każdy element pasuje do układanki. Jeśli nie przywykniesz do tej precyzji, możesz poczuć się nieco przytłoczony.

Cyfryzacja KPiR – koniec zeszytów i Excela

Od 2026 roku nie będzie już papierowych ksiąg. Nie będzie można prowadzić KPiR w zeszycie ani w Excelu, który żyje tylko na jednym komputerze. Księga musi być elektroniczna w systemie, który potrafi generować dane zgodne z nowym wzorem i przesyłać je w formacie JPK_PKPiR do urzędu skarbowego.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nawet jeśli prowadzi księgowość samodzielnie, musi zainwestować w odpowiedni program albo współpracować z biurem, które ma takie narzędzia. To trochę tak, jakby nagle zlikwidowano wszystkie budki telefoniczne i kazano każdemu korzystać ze smartfona. Niby logiczne, bo i tak większość już to robi, ale kto został przy starych rozwiązaniach, ten ma problem.

Dla biur rachunkowych cyfryzacja oznacza konieczność dostosowania oprogramowania. Pojawiają się nowe kolumny, nowe dane do ujęcia, jak NIP kontrahenta czy powiązanie z fakturami w KSeF. Programy księgowe muszą być aktualne i zgodne z nowymi wymogami. W praktyce oznacza to inwestycję i reorganizację pracy. Trzeba będzie zmienić procedury obiegu dokumentów, ułożyć komunikację z klientami na nowo i przeszkolić zespół, by każdy wiedział, jak obsługiwać nową księgę.

Do tego dochodzi jeszcze kwestia bezpieczeństwa danych. Urząd wymaga, aby system zapewniał trwałość, nieusuwalność i pełną archiwizację wpisów. To już nie jest luźny Excel, który można poprawić w dowolnym momencie. Tutaj każdy wpis jest śladem, który zostaje na zawsze. To trochę jak w mediach społecznościowych – raz wrzucony post, nawet usunięty, zostawia ślady.

Cyfryzacja zmienia też relacje między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Klient nie może już przynieść siatki dokumentów w ostatniej chwili, bo system musi działać na bieżąco. Biuro staje się bardziej partnerem w organizacji dokumentów niż tylko „archiwistą faktur”. To nowa jakość współpracy, która wymaga dyscypliny po obu stronach.

Dyscyplina w terminach – koniec dosyłania faktur po czasie

Do tej pory wielu przedsiębiorców miało swój styl: jedni dostarczali dokumenty co tydzień, inni raz w miesiącu, a byli i tacy, którzy raz na kwartał przynosili cały worek papierów. Od 2026 roku ten styl się kończy. Wszystkie faktury i dokumenty muszą być zaksięgowane najpóźniej do 20. dnia miesiąca po miesiącu zdarzenia.

Czyli jeśli ktoś ma wydatek firmowy 5 marca, faktura musi być wprowadzona najpóźniej do 20 kwietnia. Jeżeli klient dostarczy ją 25 kwietnia, to formalnie jest po terminie. Nie będzie już miejsca na nadrabianie zaległości. To zmienia sposób pracy biur rachunkowych, które będą wymagały od klientów pełnej terminowości.

Można to porównać do deadline’u w pracy: jeśli szef każe oddać projekt do 20., to nie tłumaczysz się, że „komputer mi się zawiesił” albo „zapomniałem”. Termin to termin. Urząd skarbowy myśli dokładnie tak samo. Nie liczy się tłumaczenie, liczy się data.

To także oznacza, że biura rachunkowe będą musiały bardziej pilnować klientów. W praktyce skończą się żarty w stylu „przywiozę pani papiery jak wrócę z urlopu”. Jeśli klient nie wyśle faktur do 20., to nie ma czego księgować. Biuro będzie musiało ustalić nowe zasady gry – częstsze przypomnienia, automatyczne systemy do zbierania dokumentów, a nawet kary umowne w umowach z klientami. To już nie tylko księgowość, ale trochę zarządzanie projektami.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy muszą zmienić nawyki. Nie można już zostawić wszystkiego na ostatni moment, bo wtedy nie da się wywiązać z obowiązku. Trzeba nauczyć się regularności. To jak z chodzeniem na siłownię – jeśli chodzisz raz na 3 miesiące, nic z tego nie będzie. Ale jeśli chodzisz regularnie, efekty przychodzą same.

Koniec zbiorczych wpisów – faktura po fakturze, dzień po dniu

Największa zmiana to koniec zbiorczych zapisów. Do tej pory wielu przedsiębiorców korzystało z uproszczeń. Wystawiali zestawienie miesięczne wszystkich faktur i księgowali je jednym wpisem. Od 2026 roku to nie przejdzie.

Każda faktura musi być wpisana osobno do księgi. Jeśli klient wystawił 150 faktur w lutym, to w KPiR pojawi się 150 wpisów. Nie ma opcji, żeby wszystko zsumować. To samo dotyczy kosztów – paragon bez NIP-u nie będzie podstawą do ujęcia w kosztach, chyba że mieści się w wyjątkach. Trzeba prosić o faktury uproszczone lub pełne.

Sprzedaż bez kasy fiskalnej trzeba ujmować w zestawieniach – ale można je robić miesięcznie, w jednej pozycji. Sprzedaż z kasy fiskalnej można księgować miesięcznym raportem fiskalnym, choć formalnie można też dziennie. Urząd daje tu wybór, ale i tak znika możliwość „jednego wielkiego podsumowania wszystkiego”.

To trochę jak w diecie: do tej pory mogłeś powiedzieć dietetykowi: „Ogólnie w marcu zjadłem 8 pizz i 10 kebabów”. Teraz musisz podać: „1 marca pizza, 3 marca kebab, 5 marca pizza”. I dietetyk – w tym przypadku urząd – ma pełen obraz. Takie podejście może być uciążliwe, ale z drugiej strony daje pełną przejrzystość. Jeżeli klient ma porządek w papierach, to paradoksalnie nowy system może mu ułatwić życie, bo wszystko jest jasne i klarowne.

Warto tu dodać, że podobne zasady funkcjonują w KSeF. Każda faktura jest osobnym wpisem, widoczna dla fiskusa. Teraz to samo podejście przenosi się do KPiR. To spójna logika: faktura po fakturze, dzień po dniu. Nie ma skrótów ani ułatwień. Jeśli ktoś liczył na to, że wciąż da się „uproszczać” – musi zapomnieć.

Co to oznacza w praktyce – jak się przygotować?

Nowe przepisy oznaczają, że biura rachunkowe i przedsiębiorcy muszą zmienić swoje nawyki. Biura muszą wdrożyć nowe systemy i nauczyć się pracy na większej liczbie danych. Przedsiębiorcy muszą przyzwyczaić się, że dokumenty trzeba przekazywać na czas. Nie będzie już „doganiania”.

Urzędy zyskają ogromne narzędzie do kontroli, bo będą miały dostęp do danych szczegółowych, dzień po dniu, faktura po fakturze. To pozwoli im łatwo wykrywać anomalie i nieścisłości. Nie będzie już miejsca na kreatywną księgowość. Kontrola stanie się prostsza – urzędnik nie będzie musiał przychodzić do firmy, żeby sprawdzać dokumenty. Wystarczy, że kliknie i zobaczy dane w systemie. To rewolucja w kontroli podatkowej.

Dlatego mówię jasno: jeżeli do tej pory prowadziłeś księgowość w stylu „raz na kwartał zawożę papiery do biura”, od 2026 roku musisz to zmienić. Lepiej przygotować się wcześniej, żeby nie obudzić się w sytuacji, gdy mleko już się rozlało. Trzeba wdrożyć dyscyplinę już dziś, bo 2026 rok już za pasem.

Od 2026 roku KPiR stanie się szwajcarskim zegarkiem. Każda faktura, każdy przychód i każdy koszt na czas, w odpowiedniej rubryce. Jeżeli nie zaczniesz teraz pracować w tym rytmie, urząd skarbowy zrobi to za Ciebie. A wtedy naprawdę nie będzie ci do śmiechu. I tu pojawia się pytanie: chcesz mieć poczucie kontroli nad własnym biznesem czy chcesz, żeby kontrolę nad Twoim biznesem przejęło państwo? Odpowiedź zostawiam Tobie, ale decyzję trzeba podjąć już dziś.

Bo ta zmiana to nie tylko obowiązek – to też szansa, żeby w końcu uporządkować swoje finanse i zbudować biznes na solidnych fundamentach. Zamiast traktować to jako bat urzędu, można potraktować jako trening dyscypliny, która w długim terminie daje przewagę konkurencyjną. Bo ten, kto ma porządek w papierach, podejmuje trafniejsze decyzje i lepiej zarządza swoją firmą.

Jeśli chcesz, żeby Twoja księgowość od 2026 naprawdę chodziła jak szwajcarski zegarek – bez opóźnień, bez bałaganu i z pełną precyzją – skontaktuj się z naszą kancelarią https://wmp.pl/.

Pomożemy Ci przygotować firmę na nowe zasady, żeby fiskus nie zaskoczył Cię w najmniej odpowiednim momencie.