e-Urząd Skarbowy dla spółki

To nie jest nowy obowiązek, tylko porządkowanie tematu

Jeżeli prowadzisz spółkę albo fundację rodzinną, to prawdopodobnie masz już za sobą pierwsze kroki związane z nadchodzącym obowiązkowym KSeF.

1. Złożyłeś ZAW-FA, żeby wyznaczyć pierwszą osobę z dostępem.
2. Zalogowałeś się do KSeF.
3. Nadałeś pierwsze uprawnienia.

Jeżeli nie, to spokojnie. Na dole tego wpisu są linki, które prowadzą przez te etapy krok po kroku.

I właśnie w tym momencie często pojawia się pytanie: po co jeszcze e-Urząd Skarbowy i jakieś „konto organizacji”? Co to w ogóle ma wspólnego z KSeF?

O co chodzi z kontem organizacji

Konto organizacji w e-Urzędzie Skarbowym to nic nowego i nic skomplikowanego. To po prostu możliwość wejścia do e-Urzędu Skarbowego na konto spółki.

Nie zakładasz żadnego nowego konta. Nie tworzysz nowego loginu ani hasła. Logujesz się na siebie, jako osoba fizyczna. Tak samo jak do e-PIT, mObywatela czy innych usług państwowych.

Różnica polega na tym, że po zalogowaniu możesz przełączyć się na konto spółki i działać już w jej imieniu.

Po co to jest w praktyce

Po pierwsze, masz wgląd w podatki spółki. Widzisz rozliczenia, wpłaty, zaległości. Jeżeli księgowość pyta, czy coś zostało zapłacone albo skąd wzięły się odsetki, nie zgadujesz. Sprawdzasz.

Po drugie, upraszcza się współpraca z biurem rachunkowym. Mniej maili, mniej screenów, mniej nerwów. Masz dostęp do tych samych danych, bez kontaktowania się z urzędem.

Po trzecie, to jest naturalne przygotowanie do KSeF. Same faktury i ewentualne załączniki są obsługiwane w KSeF, ale uprawnienia, reprezentacja, komunikacja z urzędem i porządkowanie tego, kto działa w imieniu spółki, dzieją się już w e-Urzędzie Skarbowym. Bez tego bardzo szybko robi się chaos organizacyjny.

Dlatego warto iść za ciosem. Skoro i tak przygotowujesz się do KSeF, to przy okazji porządkujesz temat e-Urzędu Skarbowego spółki lub np. fundacji rodzinnej. Dwie rzeczy załatwione jednym ruchem.

Jak podejść do tego najprościej

Nie trzeba tu żadnych specjalnych przygotowań.

Jeżeli organizacja ma już aktywne e-Doręczenia, cały proces można załatwić w jednym kroku, bez wychodzenia z biura czy domu. Wystarczy wypełnić interaktywny formularz dotyczący dostępu do konta organizacji, podpisać go elektronicznie i wysłać do właściwego urzędu skarbowego przez e-Doręczenia.

Formularz można podpisać podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym. Oba rozwiązania są akceptowane i działają w praktyce.

Po wysłaniu wniosku nie ma żadnej dodatkowej aktywacji po stronie podatnika. Nie tworzy się nowego loginu, nie przychodzi mail z hasłem i nie zakłada się osobnego konta w systemie.

Przy kolejnym logowaniu do e-Urzędu Skarbowego logujesz się standardowo na swoje konto jako osoba fizyczna, a następnie wybierasz opcję „Przełącz konto”. Od tego momentu działasz w e-Urzędzie Skarbowym w imieniu spółki lub np. fundacji rodzinnej.

Jak wypełnić wniosek o dostęp do konta organizacji

Najpierw pobierz interaktywny wniosek, który zamieściliśmy pod poniższym linkiem.

WNIOSEK O PRZYZNANIE DOSTĘPU / ODEBRANIE DOSTĘPU DO KONTA ORGANIZACJI W E-URZĘDZIE SKARBOWYM

Przystępujemy do wypełniania.

A. Organ podatkowy

Naczelnik urzędu skarbowego właściwego dla spółki.

B. Cel złożenia wniosku

Zaznaczasz „Przyznanie dostępu do konta organizacji”.

C.1. Dane organizacji i adres siedziby

To jest zwykła identyfikacja spółki. Przepisujesz dane z KRS. NIP, pełna nazwa, ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość. Telefon możesz wpisać, ale nie jest kluczowy.

C.2. Rodzaj przyznawanego dostępu

Dla członka zarządu zalecany jest dostęp rozszerzony. Dzięki temu ta osoba może później nadawać i odbierać dostęp innym. To ma właśnie sens, jeżeli jest to członek zarządu.

D. Dane użytkownika

Tutaj wpisujesz konkretną osobę, a nie spółkę. Najczęściej będzie to członek zarządu. Wpisujesz PESEL, imię i nazwisko. To ta osoba loguje się potem na siebie i przełącza się na konto spółki.

E. Podpisy

Podpisuje się osoba albo osoby zgodnie z reprezentacją spółki. Jeżeli reprezentacja jest jednoosobowa, wystarczy jeden podpis. Podpis może być kwalifikowany albo zaufany. Oba działają.

I to wszystko

Serio. Formularz ma jedną stronę, nie ma załączników, nie ma dodatkowych oświadczeń. Wypełniasz interaktywny PDF, podpisujesz i wysyłasz przez e-Doręczenia.

Co dalej

Jeżeli po zalogowaniu widzisz już swoją spółkę w e-Urzędzie Skarbowym, temat konta organizacji masz zamknięty.

Jeżeli jesteś jeszcze przed tym etapem, to poniżej masz komplet:

• tutaj znajdziesz wpis, jak złożyć ZAW-FA
• tutaj zobaczysz, jak zalogować się do KSeF
• tutaj jest instrukcja nadania uprawnień w KSeF
• tutaj opisaliśmy e-Doręczenia
• tutaj pobierzesz interaktywny formularz do konta organizacji

Zachęcamy do śledzenia naszego newslettera, w którym na bieżąco dzielimy się praktycznymi materiałami podatkowo-biznesowymi z serwisu Mistrz Podatków.