Nie trzeba łamać przepisów, by narazić się na poważne konsekwencje.
Czasem wystarczy zwykłe przeoczenie, działanie rutynowe albo brak aktualnej wiedzy o zmieniających się przepisach – i już pojawia się problem: zaległy VAT, utracony koszt, zablokowane środki na koncie, a nawet odpowiedzialność karno-skarbowa.
W moim najnowszym filmie pokazuję 9 realnych błędów, które regularnie obserwuję u przedsiębiorców prowadzących JDG. I co najważniejsze – podpowiadam, jak się ich ustrzec.
Zapraszam Cię do obejrzenia ↓↓
Czy na pewno jesteś bezpieczny na JDG? Błędy i pułapki w działalności gospodarczej
Z nagrania dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Wielu przedsiębiorców zostało na liniówce, bo kiedyś była najpopularniejsza. Ale po Polskim Ładzie ta forma często przestała się opłacać – zwłaszcza przez składkę zdrowotną 4,9%. I teraz uwaga: ludzie kombinują, myślą o przejściu na spółkę z o.o., bo „wszyscy tak mówią”. Ale nie robią jednej podstawowej rzeczy – nie liczą!
Mieliśmy klienta, który już prawie przekształcał się w spółkę z o.o. – a to przecież formalności, czas, koszty, często nowy wspólnik, brak preferencji CIT przez pierwsze 2 lata. A wystarczyło… po prostu przejść na ryczałt. Klient miał prawo do stawki 8,5% i po jednej aktualizacji CEIDG co roku zostaje mu w kieszeni prawie 50 000 zł więcej niż wcześniej na liniówce. Bez kombinowania, bez przekształceń.
Wniosek: Nie słuchaj wszechwiedzących znajomych ani szwagra. Przelicz! W naszym kalkulatorze (pobierz) możesz sprawdzić, ile realnie zostaje Ci w kieszeni na ryczałcie, liniówce czy skali oraz na spółce z o.o. zarówno na zwykłym CIT, jak i na estońskim CIT.
Limit zwolnienia z VAT to obecnie 200 000 zł, ale od 2026 roku wzrośnie do 240 000 zł. O tym mówiłem szerzej w artykule: Wreszcie dobra zmiana w VAT! Ale uważaj na te pułapki.
A teraz przejdźmy do meritum. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś naprawdę przekracza limit i nadal wystawia faktury bez VAT. I wtedy – uwaga – urząd może kazać zapłacić VAT z własnej kieszeni, często wstecznie, za kilka miesięcy albo nawet lat.
Przykład: Wystawiłeś fakturę na 10 000 zł, klient tyle Ci zapłacił, bo na tyle się umówiłeś. Powinieneś uwzględnić w tej kwocie VAT. Już nie przerzucisz VAT-u na klienta, bo nie umówiłeś się na 10 000 zł netto. Skarbówka mówi: „należy się 1 870 zł” – i nie obchodzi ich, że to było nieświadome.
Wniosek: Zbliżasz się do limitu – reaguj. VAT to nie jest temat, który można zbagatelizować, bo konsekwencje błędu są realne i drogie.
I teraz wyobraź sobie: uśmiechnięty człowiek idzie sobie ulicą, piękny dzień, zero stresu – a on nawet nie wie, że od 3 lat ma zaległości w VAT. I nagle BUM – musi złożyć wsteczne deklaracje, czynne żale, zapłacić zaległy VAT z odsetkami, a może jeszcze coś z kodeksu karnoskarbowego dojdzie. I już nie jest tak słonecznie…
Czasami VAT nie jest Twoim przyjacielem – zwłaszcza, gdy zarejestrujesz się jako czynny podatnik, mimo że nie musisz, nie masz realnych kosztów z VAT-em, a Twoi klienci to głównie konsumenci.
Na jednym ze szkoleń podeszła do mnie uczestniczka i mówi: „Dobra znajoma mi powiedziała: zarejestruj się do VAT-u, a teraz słyszę, że mogłam być zwolniona. I co? Jestem do tyłu?”.
No i tak – policzyliśmy szybko i wyszło: 100 tys. zł, które nie musiałyby zostać odprowadzone, gdyby nie rejestrowała się jako VAT-owiec.
Tylko dlatego, że przez kilka lat niepotrzebnie zarejestrowała się do VAT-u i wystawiała faktury z VAT, choć mogła korzystać ze zwolnienia. Wszystko szło do konsumentów, nikt tego VAT-u nie odliczał, a ona odprowadzała go do urzędu. Z własnej kieszeni, bez przerzucenia go na klienta.
To nie była żadna wyjątkowa historia. Takich przypadków jest wiele. Ludzie rejestrują się do VAT-u „na wszelki wypadek”, „bo wszechwiedzący kolega czy szwagier powiedział” albo „bo to wygląda bardziej profesjonalnie”.
Wniosek: VAT to nie kwestia prestiżu, tylko kalkulacji. Jeśli masz prawo do zwolnienia i nie masz dużych kosztów „vatowych” – to lepiej pozostać poza VAT-em. Bo możesz płacić podatek, którego w ogóle nie musisz płacić. I tracisz dziesiątki tysięcy złotych, jak nie więcej – na przestrzeni lat.
Kupiłeś do firmy komputer za 15 000 zł. Super! Ale teraz pytanie – co dalej?
Większość przedsiębiorców robi to z automatu: rozbijają koszt na kilka lat, księgują miesiąc po miesiącu, amortyzacja, papiery, formalności. Niby zgodnie z przepisami – ale często zupełnie nieoptymalnie.
Bo jeśli w danym roku założyłeś firmę lub jesteś małym podatnikiem (czyli Twoje przychody nie przekroczyły 2 mln euro brutto w poprzednim roku), to prawdopodobnie masz prawo do jednorazowej amortyzacji na zasadzie de minimis. A to oznacza, że możesz wrzucić cały koszt od razu – bez dzielenia na raty.
Masz wydatek ➤ od razu masz koszt ➤ od razu masz niższy podatek. I koniec tematu.
Wniosek: Jeśli masz wybór – nie baw się w klasyczną amortyzację. Zrób jednorazowy wrzut w koszty i od razu korzystaj. Bo w biznesie lepiej mieć pełną korzyść tu i teraz, niż oglądać się na małe cyferki przez kilka lat.
Gdzie leży problem?
Jeśli masz transakcję na ponad 15 tys. zł – pamiętaj, że liczy się cała umowa (np. na roboty budowlane, usługi księgowe, najem, obsługę IT), a nie pojedyncza faktura czy przelew.
Płacisz gotówką? Koszt wypada. Płacisz VAT-owcowi przelewem, ale na rachunek spoza białej listy? Też tracisz koszt, a nawet możesz odpowiadać za jego VAT.
Jak się zabezpieczyć?
Sprawdź numer konta na białej liście – najlepiej w dniu przelewu. A jeśli pieniądze już poszły na złe konto – masz 7 dni na złożenie ZAW-NR.
Czasem nawet po 7 dniach da się to odkręcić przez zwrot i ponowną płatność, ale… po co tracić czas i nerwy?
Wniosek: Jeden klik – sprawdzenie rachunku – może uratować Ci koszty. Nie ryzykuj.
Niektórzy próbują wrzucić w koszty wszystko: wyjazd z rodziną, hotel z widokiem na morze, kolację przy zachodzie słońca czy „szkolenie” w Tajlandii, które nie ma nic wspólnego z ich działalnością. Fajnie brzmi, dopóki nie przyjdzie kontrola i nie zapyta: „A jaki to miało związek z przychodem?”
Wniosek: Można wrzucać w koszty wydatki nawet z wakacji – ale tylko te realne, firmowe i udokumentowane. A jeśli nie – możesz wmawiać urzędnikowi, że to był firmowy wyjazd… ale skarbówka nie lubi takich komedii.
Pamiętasz tego MacBooka za 15 000 zł? Gdybyś dokupił tylko myszkę, to faktura opiewałaby na więcej niż 15 000 zł brutto, a na liście pozycji jest elektronika – to już wchodzi w grę Mechanizm Podzielonej Płatności, czyli Split Payment. A to oznacza, że musisz zapłacić podzielonym przelewem – z osobnym polem na VAT.
Prosta zasada:
wtedy Split Payment jest obowiązkowy.
Wniosek: Nie doktoryzuj się z VAT-u – jeśli masz dużą fakturę, po prostu lepiej zapłacić przelewem podzielonym.
A bonus? Nawet jeśli przelejesz pieniądze na rachunek spoza białej listy, to Split Payment może Ci uratować koszt. Lepiej dmuchać na zimne niż potem tłumaczyć się przed urzędnikiem.
Prowadzisz działalność i jesteś VAT-owcem? To uważaj – jeśli prywatnie wynajmujesz mieszkanie firmie (np. pod biuro czy kancelarię) albo lokal niemieszkalny czy samochód. W takiej sytuacji masz obowiązek doliczyć VAT, nawet jeśli nie robisz tego w ramach działalności. A gdy wynajmujesz mieszkanie na cele mieszkaniowe i stosujesz zwolnienie z VAT – i tak musisz ten obrót wykazać w Jednolitym Pliku Kontrolnym.
A jeśli prowadzisz spółkę i jako udziałowiec realizujesz świadczenia niepieniężne na podstawie art. 176 K.s.h., to również może to podlegać VAT-owi.
Wniosek: VAT potrafi pojawić się tam, gdzie się go nie spodziewasz – także w najmie i relacji ze spółką. Lepiej wiedzieć wcześniej niż później tłumaczyć się w urzędzie.
Masz niski wykup z leasingu – np. 1 000 zł? Uważaj, zanim wrzucisz auto do firmy.
Wprowadzenie do ewidencji środków trwałych oznacza (jeśli jesteś VAT-owcem), że odliczysz VAT tylko od tej niskiej kwoty. Ale jeśli później sprzedasz auto np. za 100 000 zł – fiskus zażąda pełnego VAT-u (23%) i podatku dochodowego (np. 19% jeśli jesteś na liniówce). Łącznie? Prawie 40 000 zł podatków.
Chcesz przekazać samochód do majątku prywatnego albo darować go dziecku? Jeśli był firmowy – kłania się VAT od „wyjęcia” go z firmy.
Wniosek: Niski wykup nie oznacza niskiego ryzyka. Jeśli planujesz sprzedaż lub darowiznę auta niedługo po takim wykupie, dobrze się zastanów, czy wprowadzać je do firmy. Bo raz wrzucone w działalność – może naprawdę słono kosztować.
Jak widzisz – wiele z tych błędów nie wynika ze złej woli, tylko z niewiedzy. Ale urząd skarbowy nie patrzy na intencje. A skutki? Potrafią być bardzo kosztowne. Dlatego warto mieć obok kogoś, kto pomoże Ci tego uniknąć – zanim będzie za późno.
Jeśli potrzebujesz indywidualnych konsultacji podatkowych i wsparcia w konkretnej sytuacji, a może chcesz bezpiecznie założyć spółkę lub fundację rodzinną, bądź szukasz sprawnej i rzetelnej księgowości dla swojej firmy – skontaktuj się z naszą kancelarią https://wmp.pl/.
KSeF 2.0 już działa i wiele osób odbija się od pierwszego kroku. System wpuszcza jednych, innych nie. W spółkach nie widać całego menu, w JDG wszystko jest, a certyfikat wygląda jak czarna...
Choć podniesienie kwoty wolnej od podatku jest praktycznie niewykonalną obietnicą wyborczą, to jest jedno...
Lada dzień wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), a wraz z nim sporo niepewności, paniki i bałaganu. Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czy będą musieli z niego korzystać, a także od kiedy i na jakich...
