Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czym jest KSeF, czy będą musieli z niego korzystać, a także od kiedy i na jakich zasadach.
Certyfikaty, limity, daty – wszystko brzmi jak czarna magia.
Dlatego przygotowałem nowy film, w którym odpowiadam na najczęstsze pytania związane z KSeF ↓↓
🎥 KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć i zrobić w firmie, zanim wejdzie KSeF
Z filmu dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Zacznijmy od rzeczy absolutnie fundamentalnej, bo tu rodzi się większość bzdur. KSeF nie dotyczy każdej sprzedaży. Dotyczy faktur, i to nie wszystkich. A już na pewno nie samego faktu, że ktoś komuś coś sprzedaje.
W praktyce system obejmuje sprzedaż fakturowaną na rzecz innych podatników, najczęściej w relacjach B2B. Faktury dla konsumentów nie muszą być w KSeF. Jeżeli sprzedajesz osobom prywatnym, system nie wchodzi Ci z butami w życie.
To nie jest więc pytanie „czy prowadzisz działalność”, tylko „jak dokumentujesz sprzedaż”. KSeF dotyczy transakcji fakturowanych na rzecz innych podatników w rozumieniu ustawy o VAT. I kropka.
Jednym z największych źródeł zamieszania są daty. Bo z jednej strony mówi się o obowiązku, a z drugiej o okresie ochronnym i braku kar. I łatwo tu wpaść w myślenie, że „to jeszcze nie teraz” albo „to się jakoś rozmyje”.
Fakty są takie. Od 1 lutego 2026 obowiązek korzystania z KSeF dotyczy dużych podmiotów. Od 1 kwietnia 2026 prawie wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Te daty się nie cofają i nie znikają. System startuje i zaczyna działać według tych terminów.
Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że cały 2026 rok będzie okresem ochronnym. Nie będzie kar za błędy ani za spóźnienie z wdrożeniem KSeF. To nie jest cofnięcie obowiązku, tylko danie firmom czasu, żeby spokojnie nauczyć się systemu i poukładać procesy.
Trzeba jednak jasno powiedzieć jedno. Zasady VAT się nie zmieniają. Faktury, moment ich wystawienia i rozliczenia działają normalnie. Zmienia się tylko podejście administracji w pierwszym roku. To jest bilet w jedną stronę, ale z pasem bezpieczeństwa na start.
I teraz punkt, który wielu kompletnie przeocza. Nawet jeśli sam jeszcze nie będziesz musiał wystawiać faktur w KSeF, to od 1 lutego 2026 bardzo możliwe, że będziesz musiał je odbierać.
Dlaczego? Bo od lutego duże firmy wystawiają faktury wyłącznie w KSeF. Stacje paliw. Telekomy. Duże sieci. Część z nich już dziś wysyła informacje, że faktury będą w systemie.
Oczywiście, słyszysz uspokajające komunikaty: „dostaniesz PDF”. Tylko trzeba jasno powiedzieć jedno. PDF będzie wizualizacją. Dokumentem źródłowym będzie faktura w KSeF. I ona istnieje niezależnie od tego, czy Ty ją zobaczyłeś.
Jeżeli nie masz dostępu do KSeF, możesz nawet nie wiedzieć, że faktura już jest. Dlatego żarty o tankowaniu 31 stycznia są zabawne, ale problem jest bardzo realny. W lutym wiele firm po raz pierwszy zderzy się z nową rzeczywistością.
Kolejny gorący temat to limit 10 tys. zł brutto miesięcznie w 2026 roku. Ten limit dotyczy sprzedaży fakturowanej B2B i jest liczony miesięcznie.
To nie jest zwolnienie z KSeF. To nie jest furtka „żeby się nie przejmować”. To jest bufor czasowy dla najmniejszych firm. Jeżeli w danym miesiącu nie przekraczasz limitu, możesz jeszcze wystawiać faktury poza systemem. Ale po przekroczeniu kolejna faktura musi już trafić do KSeF.
Ten limit nie zmienia kierunku. On tylko opóźnia moment wejścia. KSeF i tak Cię dogoni. Pytanie tylko, czy będziesz na to gotowy.
Tu dochodzimy do tematu, który rzadko jest jasno tłumaczony. Nie każda sprzedaż musi być udokumentowana fakturą. Ordynacja podatkowa dopuszcza rachunki.
Jeżeli nie ma faktury, nie ma KSeF. Proste. To ma ogromne znaczenie na przykład przy najmie od wspólnika do spółki. Często jest realny wybór: faktura albo rachunek. A ten wybór niesie za sobą konkretne konsekwencje podatkowe.
KSeF obejmuje wyłącznie faktury. Nie obejmuje rachunków. Tak więc nie wszystko musi być w systemie.
Jeżeli mówimy o spółkach i innych podatnikach niebędących osobami fizycznymi, to ZAW-FA jest absolutnym punktem startowym. Bez tego zgłoszenia nie ma dostępu do KSeF.
ZAW-FA składa podmiot, nie biuro rachunkowe. Składa go osoba uprawniona do reprezentacji. I to jest coś, czego naprawdę nie warto zostawiać na styczeń.
Od 1 lutego faktury kosztowe już będą w KSeF. Bez ZAW-FA nie da się nadać dalszych uprawnień. A bez uprawnień nie da się normalnie funkcjonować.
Certyfikat budzi sporo emocji, ale zasada jest bardzo prosta. Certyfikatu nie wolno nikomu przekazywać. Ani pliku, ani hasła. To jest jak dowód osobisty.
Certyfikat nie jest pełnomocnictwem. Można go wgrać do programu księgowego albo systemu do fakturowania, żeby system komunikował się z KSeF przez API. To jest integracja techniczna, a nie oddanie kontroli nad firmą.
W KSeF faktura dostaje znacznik czasowy. Chwila, w której system nadaje jej numer, to moment wystawienia faktury i jednocześnie moment, w którym uznaje się ją za doręczoną.
To oznacza koniec zabaw z datami. Nie ma już sytuacji, że miesiąc się skończył, a my w kolejnym wystawiamy fakturę z wsteczną datą, bo „tak będzie wygodniej”. W KSeF system widzi dokładnie, kiedy faktura powstała i tego nie da się cofnąć.
Druga rzecz jest jeszcze ważniejsza. Jeżeli popełnisz błąd, nie ma już opcji, że uznamy fakturę za niebyłą i wystawimy nową z prośbą o podmianę, jakby nic się nie stało. W KSeF każda faktura zostaje w systemie. Jeśli coś się pomyliło, robisz korektę, często do zera, i dopiero potem wystawiasz prawidłowy dokument.
To zmienia sposób myślenia o fakturach, VAT i kosztach. Nie da się już „posprzątać po fakcie”. Trzeba wystawiać uważniej i mieć poukładane procesy, bo system pamięta wszystko.
Przy fakturach zagranicznych ludzie robią z tego jakąś kosmiczną filozofię, a prawda jest dużo prostsza. Jeżeli Ty jako polska firma wystawiasz fakturę, to robisz to w KSeF. Koniec kropka. Nieważne, czy klient jest z Polski, z Niemiec czy z Hiszpanii.
Kontrahent zagraniczny nie musi siedzieć w KSeF, więc normalnie dostaje wizualizację faktury mailem jako PDF. KSeF jest dla Ciebie, nie dla niego. Ty masz obowiązek wystawić, on ma dostać czytelny dokument i tyle.
Druga strona medalu to faktury, które Ty dostajesz z zagranicy. Jeżeli zagraniczna firma wystawia Ci fakturę, to ona nie jest w polskim KSeF. Bo to nie jest polski system dla całego świata. I tutaj nic się nie zmienia.
Na koniec warto powiedzieć to wprost. KSeF daje jedno centralne miejsce na faktury. Koniec z gubieniem dokumentów. Prostsze procesy. Szybszy dostęp księgowości do faktur kosztowych. Zwrot VAT nawet do 40 dni.
Tak, fiskus widzi więcej i szybciej. Ale w zamian znika chaos, który wielu firmom ciągnął się latami. KSeF nie niszczy firm. On tylko przyspiesza moment, w którym trzeba ogarnąć procesy.
Firmy, które zrobią to wcześniej, zyskają przewagę. Reszta i tak będzie musiała nadrobić. Bo to jest bilet w jedną stronę. I pociąg już ruszył.
Jeśli szukasz księgowości, doradcy podatkowego albo myślisz o założeniu spółki czy fundacji rodzinnej, skontaktuj się z naszą kancelarią: https://wmp.pl.
KSeF 2.0 już działa i wiele osób odbija się od pierwszego kroku. System wpuszcza jednych, innych nie. W spółkach nie widać całego menu, w JDG wszystko jest, a certyfikat wygląda jak czarna...
Choć podniesienie kwoty wolnej od podatku jest praktycznie niewykonalną obietnicą wyborczą, to jest jedno...
W praktyce ROI często nie uwzględnia kosztów, zarządzania ani podatków a to one decydują o tym, ile pieniędzy realnie zostaje na koncie....
