Od 1 kwietnia 2026 r. najprawdopodobniej będziesz wystawiał faktury przez KSeF. Możesz logować się codziennie do KSeF i ręcznie wysyłać faktury. Tylko po co wracać do klikania jak w 2010 roku?
Połączenie KSeF z programem do wystawiania faktur sprawia, że system rozmawia z systemem. Wystawiasz fakturę w swoim programie, a ona automatycznie trafia do KSeF. Dodatkowo możesz pobierać faktury zakupowe z KSeF bezpośrednio do swojego programu do faktur. Bez dodatkowego logowania i bez ręcznego podpisywania każdej operacji.
Dziś pokażę Ci, jak to zrobić na przykładzie Fakturowni. W innych programach logika działania wygląda bardzo podobnie.
Dlaczego Fakturownia? Bo sami korzystamy z niej w naszych spółkach od kilkunastu lat. Mamy też link, dzięki któremu przy rejestracji otrzymasz 25% zniżki na abonament. Jeżeli jeszcze nie używasz programu do wystawiania faktur, możesz założyć konto przez ten link i przetestować system za darmo.
Przechodzimy do konkretów.
W Fakturowni masz dwie opcje:
Automatyczne jest prostsze. System sam generuje odpowiednie certyfikaty i prowadzi Cię krok po kroku. Manualne wymaga wcześniejszego wygenerowania certyfikatu w KSeF i wgrania go do programu.
Które wybrać?
Jeżeli korzystasz wyłącznie z jednego programu i nie łączysz KSeF z innym systemem, metoda automatyczna będzie wystarczająca.
Jeżeli jednak łączysz KSeF również z programem księgowym albo planujesz kilka integracji, bezpieczniej jest wybrać metodę manualną. Daje Ci to pełną kontrolę nad certyfikatem i sposobem komunikacji z systemem.
Przy metodzie automatycznej system może próbować wygenerować nowy certyfikat. Jeżeli masz już inne połączenie z KSeF, może to spowodować problem z działającą integracją. Dlatego przy kilku systemach bezpieczniej jest korzystać z jednego, ręcznie wygenerowanego certyfikatu.
W tej instrukcji pokażę właśnie wariant manualny.
Nie zaczynamy od Fakturowni. Najpierw musisz mieć wygenerowany certyfikat w KSeF.
Jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź mój poprzedni wpis: KSeF 2.0 – logowanie, uprawnienia i certyfikat
Po poprawnym wygenerowaniu masz:
Te trzy elementy będą Ci teraz potrzebne.
Logujesz się do Fakturowni. Przechodzisz do: Ustawienia → Ustawienia KSeF
Klikasz: Aktywuj
Wybierasz: Uwierzytelnienie manualne, nawet jeśli masz jedną firmę, ale łączysz KSeF również z programem księgowym lub biurem rachunkowym, ta opcja naszym zdaniem będzie właściwa. Dzięki temu wszystkie systemy korzystają z tego samego certyfikatu i unikasz problemów przy kolejnych integracjach.
System przechodzi do etapu konfiguracji certyfikatu uwierzytelniającego. W pierwszym kroku wgrywasz plik .crt.
Klikasz: Dodaj załącznik i wybierasz certyfikat wygenerowany w KSeF.
Następnie klikasz Dalej i wgrywasz plik .key, czyli klucz prywatny. Kolejny krok to wpisanie hasła, które ustawiłeś przy generowaniu certyfikatu. Szerzej o tym we wpisie: KSeF 2.0: Logowanie, uprawnienia i certyfikat
Klikasz: Przejdź do certyfikatu offline
Ważne: wgrywasz certyfikat offline wygenerowany z Aplikacji Podatnika KSeF. Ten certyfikat odpowiada za podpis i obsługę dokumentów w trybie offline, dlatego podczas integracji wgrywasz dwie pary plików.
Uwaga: Generowanie certyfikatu offline w Aplikacji Podatnika KSeF wygląda analogicznie jak uwierzytelniającego, z tym że wybierasz opcję „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”. Warto też odpowiednio nazwać certyfikaty, np. „Certyfikat KSeF” i „Certyfikat offline”, aby podczas integracji łatwo wskazać właściwy plik.
W razie wątpliwości zajrzyj do wpisu KSeF 2.0: Logowanie, uprawnienia i certyfikat
Jak widać po nazwie wgranego pliku, jest to inny plik niż ten, który był wgrywany na etapie 1.
Następnie klikasz Dalej i wgrywasz plik .key, czyli klucz prywatny, ale do certyfikatu offline.
Wpisujesz hasło i klikasz: Zapisz certyfikaty
Fakturownia testuje połączenie z KSeF. Jeżeli pliki i hasło są poprawne, integracja zostanie aktywowana.
Po udanej integracji możesz zdecydować, czy faktury mają być wysyłane do KSeF automatycznie po zapisaniu, czy ręcznie (pojedynczo lub zbiorczo).
Na początku, zanim nabierzesz wprawy w nowym systemie, nie rekomendujemy włączania pełnego automatu dla faktur sprzedaży. Jeżeli popełnisz błąd przy wystawianiu, faktury nie da się już edytować. Trzeba będzie wystawić korektę.
Dlatego na start dobrą opcją jest tryb hybrydowy.
W trybie hybrydowym faktura nie trafia do KSeF od razu po zapisaniu. To Ty decydujesz, kiedy ją wysłać. Masz kontrolę i czas na sprawdzenie dokumentu.
Ustawienia możesz oczywiście dopasować do swoich potrzeb. Poniżej przykład konfiguracji, ale możesz ustawić je inaczej.
Najczęstsze problemy są bardzo proste:
W takich sytuacjach system po prostu nie nawiąże połączenia. Wtedy wracasz do KSeF i sprawdzasz, czy pracujesz na aktualnym certyfikacie. To nie oznacza błędu w systemie, tylko problem z konfiguracją.
Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego albo łączysz KSeF z więcej niż jednym systemem, upewnij się, że wszystkie integracje działają na tym samym certyfikacie.
To oszczędza czas, nerwy i ponowne generowanie plików. KSeF ma działać w tle. Ty masz wystawiać faktury i prowadzić biznes. Właśnie temu służy poprawnie skonfigurowane połączenie.
Jeżeli jeszcze nie masz programu do wystawiania faktur, możesz założyć konto w Fakturowni z 25% rabatem na start, korzystając z tego linku.
Jeśli jesteś wspólnikiem w spółce z o.o., możesz zasilić ją pożyczką z prywatnego majątku, a następnie odzyskać środki wraz z odsetkami. Jednocześnie ograniczasz podwójne opodatkowanie, które występuje...
KSeF 2.0 już działa i wiele osób odbija się od pierwszego kroku. System wpuszcza jednych, innych nie. W spółkach nie widać całego menu, w JDG wszystko jest, a certyfikat wygląda jak czarna...
Choć podniesienie kwoty wolnej od podatku jest praktycznie niewykonalną obietnicą wyborczą, to jest jedno...
