W nowym filmie pokazuję, co naprawdę można wrzucić w koszty, jakie warunki trzeba spełnić, a co jest tylko podatkową legendą, która może skończyć się kontrolą i przykrymi konsekwencjami.
Przeprowadzę Cię przez najczęstsze wakacyjne wydatki – od samochodu, przez hotele, restauracje, konferencje, aż po rower czy kampera. Wszystko legalnie, rozsądnie i tak, by spać spokojnie.
Zapraszam Cię do obejrzenia ↓↓
KOSZTY na FIRMĘ. Czy wakacje i wyjazdy możesz wrzucić w koszty?
Z tego filmu dowiesz się:
Jeśli wolisz czytać niż oglądać, zapraszam Cię do lektury poniższego artykułu ↓↓
Pytanie z kategorii: „wszyscy to robią, ale czy wolno?”. Czy możesz po prostu wsiąść w firmowy samochód, pojechać na wakacje, zatankować po drodze, wziąć fakturę i wrzucić 75% w koszty oraz odliczyć 50% VAT-u? Na logikę – przecież mamy użytek mieszany. Jeździsz i do klientów, i na zakupy, i czasem do teściowej. Skoro państwo samo mówi: 75% kosztów i połowa VAT-u, to czemu nie miałbyś wrzucić tego tankowania z trasy nad morze?
No właśnie. Przepisy nie każą Ci pisać w Excelu: „pierwsze 60 km – praca, kolejne 340 – plaża”. Masz ryczałt – to masz ryczałt. Koniec, kropka. Ale – jak to w podatkach – to zależy. Doradcy podatkowi są tu podzieleni. Jedni mówią: skoro samochód jest formalnie w użytku mieszanym, to system działa globalnie. Nie analizujemy każdej trasy ani każdego baku, tylko ogólny sposób użytkowania pojazdu. Inni – ostrożniejsi – zauważają: jeśli bak paliwa został wypalony wyłącznie na prywatnym wyjeździe, to temat przestaje być taki oczywisty.
I rzeczywiście – jeśli co druga faktura za paliwo wpada z Helu albo spod Giewontu, a „biznesowe trasy” wypadają głównie w lipcu i sierpniu, może to wyglądać dwuznacznie. A system ryczałtowy – choć wygodny – nie oznacza, że nie ma żadnych granic. Tu nie chodzi o to, żeby każde tankowanie analizować osobno, ale żeby w ogólnym rozrachunku widać było, że samochód rzeczywiście służy również firmie.
Taka jest filozofia użytku mieszanego: nie musisz rozdzielać każdego kilometra, ale też nie wszystko „przechodzi z automatu”. Przepisy dają dużo swobody, ale nie zwalniają z rozsądku. A jak jest w praktyce? Cóż – to jeden z tych przypadków, gdzie odpowiedź brzmi klasycznie: to zależy. I pewnie jeszcze długo tak zostanie.
Wakacje, restauracja, widok na morze… i ktoś wpada na „genialny pomysł”: biorę fakturę na firmę! No niestety – w większości przypadków to nie przejdzie. Samo jedzenie, nawet w trasie czy na wyjeździe, nie jest kosztem uzyskania przychodu, bo uznawane jest za wydatek osobisty. I nie pomoże tu ani firmowe konto, ani faktura – takie pozycje najczęściej wypadają przy kontroli, zwłaszcza po kilku latach, gdy już nie pamiętasz, z kim siedziałeś i dlaczego. Co innego, jeśli naprawdę było spotkanie z kontrahentem. Wtedy – tak, ale tylko jeśli dobrze to udokumentujesz: kiedy, z kim, w jakim celu. I bez wystawnych kolacji – bo jak pojawi się „reprezentacja”, to koszty lecą w kosmos.
A jeśli rzeczywiście jesteś w podróży służbowej – bo takie też zdarzają się latem – to zamiast zbierać faktury za żywność, możesz wrzucić w koszty dietę. To ryczałt, który przysługuje przedsiębiorcy w delegacji. Nie trzeba żadnych faktur, wystarczy dobrze udokumentowany cel wyjazdu. Prosto, czysto, bez kombinowania. I o wiele bezpieczniej, niż tłumaczyć po latach, że pizza z widokiem na zachód słońca była elementem strategii rozwoju firmy.
Wakacyjny wyjazd i nocleg w hotelu – to nie musi być od razu „prywatna wycieczka wrzucona w koszty”. Jeśli naprawdę jedziesz na konferencję, szkolenie albo spotkanie biznesowe, nocleg może być kosztem uzyskania przychodu. Ale uwaga: musisz to dobrze udokumentować. Sama faktura z pensjonatu nie wystarczy. Potrzebny jest dowód na cel wyjazdu – agenda szkolenia, bilet wstępu, korespondencja z kontrahentem, notatka służbowa. Bez tego ryzykujesz, że fiskus uzna to za urlop opłacony z firmy.
I jeszcze jedno: jeśli jedziesz z rodziną, to ich koszty – noclegi, bilety, przejazdy – zawsze pokrywasz z prywatnej kieszeni. Skarbówka patrzy na to bardzo surowo. A jeśli zostajesz dzień dłużej „dla relaksu”, oddziel to rachunkowo. Inaczej cała podróż może zostać zakwestionowana jako „wakacje z alibi”. Podsumowując: konferencja? Tak. Ale tylko z pełnym uzasadnieniem i czystą dokumentacją.
Szkolenie w Tajlandii, a może jednak „firmowe” wakacje z rodziną? Jeśli naprawdę bierzesz udział w konferencji za granicą – masz agendę, certyfikat, potwierdzenie uczestnictwa – to wydatki na Twój przelot, nocleg i ewentualne wyżywienie mogą być kosztem działalności. Ale tylko Twoje. Koszty żony, męża, dzieci? No raczej nie. Nawet jeśli wszyscy lecieli tym samym samolotem i spali z Tobą w jednym hotelu. To już Twoja prywatna decyzja. I Twój prywatny portfel.
I jeszcze jedno: wyjazd musi mieć realny związek z działalnością. Jeśli prowadzisz warsztat samochodowy, to kurs gotowania w Bangkoku nie przejdzie. A nawet jeśli szkolenie teoretycznie dotyczy Twojej branży – brak dokumentów, potwierdzeń, konkretów – sprawi, że fiskus może uznać całość za wakacje z dopisanym alibi. I wyrzuci wszystko z kosztów. Z odsetkami. I może też z konsekwencjami karnoskarbowymi.
Firmowy rower albo hulajnoga? Jasne, można. Wrzucasz w koszty, odliczasz VAT. Warunek? Sprzęt faktycznie musi służyć działalności – np. do dojazdów do klientów, między biurami, na wizje lokalne. Ale jeśli jedziesz tym samym rowerem wieczorem nad Wisłę na lody, to nie ma co udawać – to nie są już firmowe kilometry.
I tu pojawia się dylemat: jak rozliczyć taki sprzęt przy użytku mieszanym, gdzie nie mają zastosowania przepisy samochodowe? Jedna szkoła mówi – proporcja VAT, czyli odliczasz np. 60%, reszta prywatna. Druga szkoła – odliczasz 100% VAT, ale każdą jazdę prywatną opodatkowujesz jako nieodpłatne świadczenie (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT). Pierwszą metodę stosujesz, jeśli jesteś w stanie określić proporcję użytkowania – masz dane, liczysz, kalkulujesz. Ale jeśli nie jesteś w stanie jej rzetelnie wyznaczyć, to wybierasz metodę drugą – pełne odliczenie VAT, a potem opodatkowanie użytku prywatnego.
Kupujesz apartament nad morzem i myślisz: „Fajnie, skoro na firmę, to – o ile to nie jest lokal mieszkalny – wrzucę go do środków trwałych, będę amortyzować, może nawet odliczę VAT”. I tak – jak najbardziej można. Jeśli apartament faktycznie służy działalności, np. jest wynajmowany na rzecz operatora, który udostępnia go gościom, możesz go amortyzować, wrzucać wiele wydatków w koszty i odliczać VAT.
Ale uwaga – jeśli ten sam apartament wykorzystujesz również prywatnie, choćby przez kilka dni w roku, to nie wystarczy wrzucić go w firmę i zapomnieć. Wtedy masz dwa wyjścia: albo rozliczasz VAT w proporcji (np. 70% służbowo, 30% prywatnie), albo odliczasz 100%, ale każdy prywatny pobyt opodatkowujesz jak wynajem – według rynkowej stawki. I nie musisz do tego mieć firmy – w najmie prywatnym też możesz być podatnikiem VAT. Ale odliczysz tylko VAT – bo po stronie podatku dochodowego masz wtedy ryczałt, bez możliwości rozliczania kosztów.
Jacht jako środek trwały? Jak najbardziej – jeśli rzeczywiście go wynajmujesz czy organizujesz płatne rejsy i są z tego przychody, to wszystko można rozliczyć legalnie. Amortyzacja jednorazowa? Proszę bardzo – w ramach pomocy de minimis nawet do 50 tys. euro. Do tego pełne odliczenie VAT – o ile jacht służy wyłącznie działalności. A jeśli nie tylko? Klasyk: albo proporcja VAT, albo pełne odliczenie z opodatkowaniem każdego prywatnego rejsu jako nieodpłatnego świadczenia.
Ale uwaga – skarbówka coraz częściej sprawdza, czy to nie „inwestycja” tylko na pokaz. Jeśli przez 3 lata nikt nie wynajął Twojego jachtu, a Ty co lato pływasz nim z rodziną po Mazurach – robi się gorąco. Brak realnych przychodów może podważyć cały schemat. Więc zanim odbijesz od brzegu – upewnij się, że Twoja „flota firmowa” naprawdę pracuje.
Kamper w firmie? Jak najbardziej – pod warunkiem, że naprawdę służy działalności. Jeździsz nim na spotkania, konferencje, nagrania w terenie i jest alternatywą dla hoteli? Super – możesz wprowadzić go do środków trwałych i rozliczać. Jeśli to kamper ciężarowy (powyżej 3,5 tony), wchodzi 100% kosztów i VAT oraz amortyzacja jednorazowa (de minimis) do 50 tys. euro. W przypadku lżejszych modeli, traktowanych jak samochody osobowe – klasyka: 75% kosztów eksploatacyjnych i 50% VAT. I bez de minimis – tu amortyzacja leci normalnie.
Ale uwaga – wakacyjna aura sprzyja „użytkom mieszanym”. Jeden tydzień kamper służy jako mobilne biuro, drugi – jako dom na kółkach w Chorwacji. I tu zależy od modelu. Jeśli to ciężarowy kamper z pełnym odliczeniem VAT – wtedy prywatne użycie trzeba opodatkować jak nieodpłatne świadczenie. Ale jeśli to osobówka z klasycznym 50% VAT – to już nic nie doliczasz, bo obowiązuje art. 8 ust. 5 ustawy o VAT, który wyłącza taki obowiązek.
Fiskus nie patrzy jednak tylko na tablice – liczą się trasy, maile, plan spotkań. Więc jeśli naprawdę pracujesz z kampera, udowodnij to. Bez tego Twoje „mobilne biuro” może zostać zakwestionowane jako wakacyjna przykrywka dla prywatnych wydatków.
Na wakacjach łatwo coś wrzucić w koszty… ale fiskus patrzy. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko jest zgodne z prawem – lepiej działać z głową.
Potrzebujesz księgowości, doradcy podatkowego, chcesz założyć spółkę albo fundację rodzinną – skontaktuj się z naszą kancelarią: https://wmp.pl/
KSeF 2.0 już działa i wiele osób odbija się od pierwszego kroku. System wpuszcza jednych, innych nie. W spółkach nie widać całego menu, w JDG wszystko jest, a certyfikat wygląda jak czarna...
Choć podniesienie kwoty wolnej od podatku jest praktycznie niewykonalną obietnicą wyborczą, to jest jedno...
Lada dzień wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF), a wraz z nim sporo niepewności, paniki i bałaganu. Wielu przedsiębiorców nadal nie wie, czy będą musieli z niego korzystać, a także od kiedy i na jakich...
